Die richtige Event-Plattform für B2B finden

Die Planung und Umsetzung von Webinaren und virtuellen Networking-Sessions und internen Events gehört als Marketing-Native zum Arbeitsalltag. 

Und obwohl virtuelle Events spätestens seit der Pandemie gang und gäbe geworden sind, gleicht das Suchen und Finden der richtigen Software-Lösung dafür der jährlichen Ostereiersuche – nur mit viel Glück findet man das passende Tool. 

Dabei sollte das doch eigentlich nicht so schwer sein. Ich habe in den letzten Jahren viele Optionen getestet, sowohl in der kostenlosen Probelizenz, als auch in der bezahlten Vollversion und dachte bis vor Kurzem, dass man um den ein oder anderen Kompromiss nicht herumkommt. 

Oder gibt es die eierlegende Wollmilchsau etwa doch?

Meine Herausforderungen bei Online-Events im B2B

Ich habe bei dem ein oder anderen Unternehmen schon viel gesehen und auch meine eigenen Erfahrungen mit Online-Events machen dürfen. Daraus abgeleitet habe ich folgende Punkte aufgestellt, die echt stören. 

Technische Hürden

Wann hast du das letzte Mal in einem Call gesagt “Wir hören dich noch nicht, Thomas.”. Bei mir ist das in jedem 3. Webinar oder Call eine altbeliebte Standardfloskel. 

Doch nicht immer liegt die Hürde im menschlichen Versagen. Besonders technische Hürden sind nervenaufreibend und sollten bei virtuellen Happenings so selten wie möglich auftauchen. 

Für mich sind folgende Punkte besonders wichtig:

• Probleme im Stream oder bei der Zuschaltung der RednerInnen: Sätze wie “Ich kann meinen Bildschirm nicht teilen” oder “Seht ihr Folie 14” möchte ich als Veranstalter einfach nicht mehr sagen. Eine virtuelle Veranstaltung sollte in guter Qualität und ohne Verzögerungen übertragen werden. Das problemlose Umschalten in andere virtuelle Räume oder zu anderen Speakern findet so häufig statt, dass es hierbei einfach nicht zu Problemen kommen darf.
• Wenn ich mich für ein Tool interessiere, habe ich in der Regel einen konkreten Fall, für den ich es nutzen möchte. Allerdings gehe ich davon aus, dass ich mit einer Lösung für Calls und Webinare auch Live Veranstaltungen abdecken kann, die virtuell gestreamt werden – ich zahle ja schließlich eine Stange Geld. Dass das nicht die Regel ist, ist mindestens genauso deprimierend wie sinnfrei. Technisch sollte es möglich sein, mit einem Tool sowohl kurze informative Termine abzuhalten als auch eine größere Broadcast Übertragung.
• Mir ist aufgefallen, dass viele Lösungen ein bestimmtes Setup gut lösen – wie zum Beispiel die Webinar-Übertragung aus dem Homeoffice – dann aber direkt an die Grenzen kommen, sobald sich das Setup ändert. Eine professionelle Audio-Anlage für ein Webinar oder Kameras, die nicht nur einer Webcam entsprechen, bringen das ein oder andere Tool bereits an seine Grenzen.

Datensicherheit und Datenschutz

Datenschutz und Datensicherheit sind zwar nicht die Themen, die Euphorie auslösen – gleichzeitig sind sie auch nicht wegzudenken und MÜSSEN zu jeder Zeit mit den höchsten Standards erfüllt werden. 

Für uns ist das nicht nur intern ein Anliegen, sondern ein Versprechen, das wir unseren Kunden und Partnern geben. Das Thema stiefmütterlich zu behandeln, ist also keine Option. 

Was braucht es dazu? Eine Software-Lösung, die DSGVO- konform ist und in Sachen Datensicherheit Zertifizierungen wie zum Beispiel ISO27001 vorweisen kann. Und auch das Hosten auf europäischen, idealerweise deutschen, Servern ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung nicht in Drittländern abläuft.

Passende Features für deinen Use Case

Features wie das Einblenden von bestimmten Emojis, die bei Handzeichen erscheinen, sind für manche Zielgruppen sicherlich interessant – ich kann damit im professionellen Umfeld wenig anfangen. 

Gleichzeitig frage ich mich regelmäßig, warum Produkte in diese Richtung erweitert werden, Interaktionsmöglichkeiten wie Live Q&As oder Backstage Breakout Rooms aber nicht den Weg in die virtuelle Veranstaltungswelt finden. 

Besonders bei online Events ist es doch wichtig, Features zu nutzen, die Interaktion stärken und das Publikum abholen und mit einbinden. Hier ist es auch wichtig zu verstehen, ob es sich um eine vollumfängliche virtuelle Event-Plattform handelt oder nur um ein kleiner gehaltenes Meeting-Tool. 

Long Story short: Eine Lösung zu finden, die zwar kostengünstig und vielleicht auch einfach zu bedienen ist, hilft nicht weiter, wenn die falschen oder zu wenige Features enthalten sind.

Ganzheitliches Markenerlebnis

Bei internen Veranstaltungen wissen die Teilnehmer einer virtuellen Veranstaltung (hoffentlich) worum es geht und wer die Session ausrichtet. An externe Teilnehmer gewandt, kann man das nicht immer voraussetzen. 

Umso wichtiger ist es, die Corporate Identity (CI) zu nutzen, um einen klaren Wiedererkennungswert zu schaffen und virtuelle Events ansprechender zu gestalten. Schwarze Schrift auf weißen Folien, ohne Logos, Bilder und Farben braucht niemand. 

Ich möchte, dass Teilnehmer sofort sehen, dass die Anmeldung, der Eventraum und auch das Event an sich Teil des Unternehmens sind und parallel zur bekannten Website laufen. Und auch in der Nachbereitung sollte sich das Corporate Design meines Unternehmens wie ein roter Faden durch die Kommunikation ziehen.

Flexibilität

Vor zwei Jahren haben wir uns für eine Lösung entschieden, um Webinare als Vertriebskanal zu nutzen. 

Nach den ersten Testläufen haben sich immer mehr Personen angemeldet und wir haben eine komplette Veranstaltung mit Themenschwerpunkt geplant. Ziel war es, 200 Teilnehmer gleichzeitig zu informieren. Die Rechnung haben wir aber ohne unsere Event Software gemacht, denn was uns nicht klar war: ab 50 Personen benötigt man eine neue Lizenz, zudem stehen einem die Features nicht mehr wie gewohnt zur Verfügung. 

Also sollten wir mehr Geld für weniger Features zahlen? Seitdem achte ich umso mehr darauf, dass eine Lösung flexibel ist und sich all meinen Bedürfnissen zu jeder Zeit anpasst. Egal wie viele Personen teilnehmen, wie lange etwas dauert oder in welchem Setup das Ganze stattfindet. Und das bitte ohne direkt in einen anderen Tarif zu rutschen.

Integration

Sind wir mal ehrlich: Eine Veranstaltung ohne im Anschluss genau zu wissen, wer teilgenommen hat, ist nicht nur wenig nachhaltig, sondern auch nicht mehrwertstiftend. 

Aus Sales-Sicht ist die Verbindung zum bestehenden CRM elementar. Ich möchte auf Kontaktbasis genau sehen können, wer wann und wo teilgenommen hat – ohne seitenweise Excel-Listen manuell übertragen zu müssen. 

Und auch die Schnittstelle zum CMS sollte problemlos klappen. Schließlich muss man Veranstaltungen ja auch passend platzieren und bewerben. Eine API ist also die beste Möglichkeit, um die Software in das bestehende Setup zu integrieren, ohne etwas neu aufstellen oder Bestehendes ändern zu müssen.

Die Suche nach der passenden Event Software

Wenn man nach “Webinar Software” oder “Event Plattform” googelt, wird man mit unterschiedlichen Anbietern und Funktionen überschüttet. 

Den Durchblick zu haben ist nicht einfach, mit dieser Checkliste tust du dir allerdings deutlich leichter, die richtige virtuelle Event- Plattform für dich zu finden:

1. Strategische Entscheidung

   Was als logisch erscheint, gerät in der Praxis häufig in Vergessenheit – passt die Event Software überhaupt zu meiner Strategie? Folgende Fragen helfen dir, hier die richtige Wahl zu treffen.

   • Passt die Plattform überhaupt zu den geplanten Formaten?
   • Unterstützt sie sowohl kleine interne Meetings als auch große hybride Konferenzen?
   • Liefert sie nur Event Software – oder auch Know-how und Produktionsunterstützung?

2. Nutzererlebnis

   Deine Eventteilnehmer nehmen das Event ganz anders wahr als du. Überprüfe also, ob die Plattform intuitiv gestaltet ist und eine angenehme Nutzeroberfläche hat. Und auch Interaktionsmöglichkeiten sollten einladend sein, sodass nicht nur das Gefühl eines reinen Streams entsteht, sondern ein rundum gelungenes Event-Feeling vermittelt wird. “Als Nutzer möchte ich ein technisch problemfreies und vor allem einfaches Erlebnis, ohne mir zuerst eine App installieren zu müssen oder einen Account zu erstellen.”

3. Professioneller Brand Auftritt

   Ein Event ist immer auch eine Visitenkarte. Daher zählt: Branding im eigenen Corporate Design, hochqualitative Bild- und Tonübertragung sowie die Option, Inhalte auch als Mediathek im Nachgang bereitzustellen. Außerdem sollte technisch alles rund laufen. Eine abgehakte Übertragung oder Probleme mit der Zuschaltung der Speaker hinterlassen nicht den besten Eindruck.

4. Datensouveränität - und Sicherheit

   Wo landen eigentlich die Teilnehmerdaten? Eine berechtigte Frage und vor allem in bestimmten Branchen in Deutschland oftmals Voraussetzung einer Zusammenarbeit. Achte also auf eine DSGVO-konforme Lösung, mit Serverstandort in Deutschland oder der EU.

5. Flexible Anpassbarkeit je Format

   Jedes Event ist anders und deine Plattform sollte damit umgehen können. Dabei hilft ein modularer Aufbau: anpassbares Branding, Funktionen wie Networking oder Breakouts flexibel zuschaltbar, Formate variierbar – vom Workshop bis zum internationalen Kongress. Du entscheidest dann selbst, was du wann brauchst und worauf du vielleicht auch mal verzichten kannst.

6. Support und Partnerschaft

   Es ist vielleicht nicht der entscheidende Punkt, aber über die Technik hinaus zählt auch die Haltung des Anbieters: Nachhaltigkeit, transparente Unternehmensführung, klarer Support. Vor allem in stressigen und unübersichtlichen Situationen – die bei Veranstaltungen ja durchaus mal vorkommen – ist es hier Goldwert einen hilfsbereiten und kompetenten Anbieter zu haben.

Persönliche Erfahrung mit Event-Plattformen

Nach einer langen Suche nach einer virtuellen Event-Software hatte ich mich fast schon damit abgefunden, dass es die perfekte Lösung gar nicht gibt. Jedes Tool, das ich ausprobierte, schien nur einen Teilbereich gut abzudecken: 

Mal war die Bedienung super einfach, aber es fehlte an Stabilität. Mal waren die Interaktionen klasse, aber die Sicherheit ließ zu wünschen übrig. Und bei manchen virtuellen Event-Plattformen war zwar das Design anpassbar, aber die Integration in bestehende Prozesse schlicht unmöglich.

Die eigentliche Wende kam erst, als ich auf eine Lösung gestoßen bin, die Events wirklich ganzheitlich denkt:

• Von der Produktion über das Streaming bis hin zu Interaktion und Nachbereitung läuft alles in einem System. Das heißt, ich kann sowohl einen Livestream anbieten, als auch eine Mediathek mit On-Demand Videos aufsetzen.
• Teilnehmende erleben ein Event, das stabil funktioniert, Spaß macht und zur Marke passt. Dank vieler Interaktionsmöglichkeiten während Events, aber auch Funktionen wie Einladungsmanagement und Follow-Ups zieht sich eine klare Linie durch Veranstaltungen, die Teilnehmer von vorne bis hinten abholt.
• Technisch funktioniert alles einwandfrei und man hat die Möglichkeit auf persönlichen Support zurückzugreifen. Auch Details wie Datenschutz und Integration sind klar gelöst. Und im Hintergrund werden Prozesse effizienter, weil Schnittstellen und Automatisierung viel Handarbeit überflüssig machen.

Plötzlich war Schluss mit Workarounds und Kompromissen. Aus der mühsamen „Ostereiersuche“ wurde ein klarer Weg – und das Event-Management fühlte sich zum ersten Mal so an, wie es eigentlich sein sollte: einfach, professionell und zuverlässig.

Fazit und Techcast Empfehlung

Online Events sind längst fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation – doch viele Tools bleiben Stückwerk: mal fehlt die Skalierbarkeit, mal die Integration, mal die nötige Sicherheit. 

Und wie lässt sich die richtige Wahl zwischen Meeting-Tools und Event Software treffen?

Ich habe nach einer langen Suche doch noch ein Osterei gefunden: die Event Software von Techcast vereint reine online Events, hybride Events und eine perfekte Benutzeroberfläche miteinander. 

Man kann aus unterschiedlichen Features wählen und die Plattform modular aufbauen und sämtliche Inhalte jederzeit wieder aufrufen und zum Beispiel in einer Mediathek nutzen. Die lässt sich übrigens auch direkt über die Plattform aufbauen. Am positivsten finde ich, dass wir nicht mehr nur Webinare anbieten, um potenzielle Kunden (vielleicht) zu erreichen, sondern ein skalierbares Content Produkt haben, das klare Ergebnisse liefert. 

Darauf gestoßen bin ich mithilfe einer Checkliste. Damit kannst du ganz einfach Punkt für Punkt durchgehen und weißt am Ende welche Art von Software euch dabei hilft eure individuellen Ziele zu erreichen.

Mit der Checkliste von Techcast findest du die passende Software für dich. Probiers aus!