Die beste Baudokumentation Software im Vergleich

Die Baudokumentation ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Bauprojekts. 

Doch der mühsame Prozess der manuellen Dokumentation und die damit verbundene Zettelwirtschaft kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. 

Die Lösung: Digitale Baudokumentation mit Software. Ich erkläre, worauf du bei der Baustellen-Dokumentation achten musst, was die Vorteile der Baudokumentation per App sind - und welche Softwares dir dabei helfen. 

Damit du in jeder Bauphase den Überblick behältst - lückenlos, zeitsparend und mobil auf der Baustelle.

Was ist Baudokumentation?

Baudokumentation spielt eine zentrale Rolle in der Baubranche und bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Verwaltung und Organisation von Informationen im Zusammenhang mit Bauprojekten.

Sie umfasst eine Vielzahl von Dokumenten wie Baupläne, Zeichnungen, Verträge, den Stand der Bauarbeiten, Mängellisten, Baumaßnahmen und Kommunikationsverläufe.

Die Baudokumentation soll den gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts dokumentieren, angefangen von der Planung und Ausführung bis hin zur Projektabwicklung, Fertigstellung und Wartung.

Das ermöglicht eine transparente Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten und trägt dazu bei, den Projektfortschritt zu verfolgen, Entscheidungen zu treffen und potenzielle Konflikte zu minimieren.

Was solltest du bei der Baustellendokumentation erfassen?

• Baupläne und Zeichnungen: Alle relevanten Baupläne, Grundrisse, Schnitte und andere technische Zeichnungen, die für das Projekt direkt auf der Baustelle verwendet werden. Sie dienen als Referenz und ermöglichen es den Beteiligten, den Fortschritt zu überwachen und potenzielle Probleme zu erkennen.
• Verträge und Vereinbarungen: Verträge, Vereinbarungen und rechtliche Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Bauprojekt stehen. Dazu gehören beispielsweise Bauverträge, Subunternehmervereinbarungen, Versicherungsdokumente und Genehmigungen. Besonders wichtig ist das, um die Einhaltung von Vereinbarungen und rechtlichen Bestimmungen sicherzustellen.
• Kommunikation und Korrespondenz: Sämtliche Kommunikation und Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Projekt. Das umfasst E-Mails, Meeting-Protokolle, Änderungsanträge und alle sonstigen schriftlichen oder mündlichen Absprachen. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Probleme zu managen und bei Bedarf auf frühere Vereinbarungen zurückzugreifen.
• Fortschrittsberichte: Der Fortschritt des Bauprojekts, einschließlich Arbeitsstunden, ausgeführten Aufgaben, Materialverbrauch und Meilensteinen. Fortschrittsberichte bieten einen Überblick über den Projektstatus und ermöglichen es den Projektbeteiligten, den Fortschritt zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
• Mängel- und Inspektionsberichte: Alle Mängel und Inspektionsergebnisse in der Baudokumentation. Das umfasst Berichte über Baumängel, Qualitätskontrollen und behobene Probleme. Eine genaue Erfassung von Mängeln und Inspektionsergebnissen ist wichtig, um eine ordnungsgemäße Nachbesserung sicherzustellen und mögliche Gewährleistungsansprüche zu dokumentieren.
• Rechnerische Parameter: Welche Kosten wurden wann ermittelt? Haben sich Beträge geändert und warum? Wurde der Auftraggeber informiert und wie hat er darauf reagiert? Alle Fragen rund um die finanziellen Aspekte müssen in der Baudokumentation festgehalten werden.
• Termine und Fristen: Welche Fristen wurden vereinbart? Wurden sie eingehalten oder nicht? Wenn nein, warum? Auch die Information des Auftraggebers und seine Reaktion auf die Fristverschiebung sind Teil der Baudokumentation.
• Bautagebücher: Nach Leistungsphase 8 ist das Bautagebuch eine Grundleistung der HOAI. Es enthält die Stundenzettel der ausführenden Unternehmen, Informationen der Nachunternehmer, Material und Baugeräte, Mängel, Baufortschritt, Schäden und auch das Wetter.
• Behinderungsanzeigen: Die Anzeige von Behinderungen, inklusive deren Bewertung und der Reaktion des Auftraggebers darauf. Außerdem: Die Auswirkung der Behinderung auf andere Gewerke.

Zusätzlich sind zu beachten: 

• Aufbewahrungsfristen
• Übergabeprotokolle
• Abnahmeprotokolle
• Aufmaß und Abrechnung

Eine gute Dokumentation ist außerdem:

• vollständig
• übersichtlich
• verständlich für Dritte
• strukturiert
• korrekt
• nachvollziehbar
• objektiv
• revisionssicher

Ist ein Bautagebuch zur Bauüberwachung Pflicht?

Eine Pflicht zur Baudokumentation mit allen oben aufgeführten Inhalten gibt es nicht. 

Lediglich einzelne Dokumentationen (zum Beispiel ein Bautagebuch führen) gehören zur Grundleistung nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure). 

Trotzdem ist es für alle Parteien von Vorteil, eine professionelle Dokumentation zu führen:

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Eine umfassende Baudokumentation schafft Transparenz: 

Sie führt alle relevanten Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort zusammen. Das ermöglicht es den Beteiligten, den Projektfortschritt zu überwachen, Entscheidungen fundiert zu treffen und bei Bedarf auf frühere Vereinbarungen oder Kommunikationen zurückzugreifen. 

Die Nachvollziehbarkeit der Dokumentation hilft auch bei der Aufdeckung von Fehlern, Problemen oder Verantwortlichkeiten.

Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit

Eine gut strukturierte Baudokumentation verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Bauleitung und den Projektbeteiligten. 

Durch den einfachen Austausch von Informationen, das Nachverfolgen von Kommunikationen und das Teilen von Dokumenten können Missverständnisse reduziert und die Produktivität gesteigert werden. 

Die Kommunikation wird transparenter und schneller, das Ergebnis: effektivere Zusammenarbeit.

Fehlerminimierung und Qualitätskontrolle

Professionelle Baudokumentation minimiert Fehler und kontrolliert die Qualität der Arbeit. 

Durch die genaue Erfassung von Plänen, Inspektionsberichten und Mängellisten können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und schnell und einfach behoben werden.

Rechtliche Absicherung

Eine umfassende Baudokumentation ist vor allem bei rechtlichen Fragen von großer Bedeutung. 

Sie dient als Beweismittel bei Streitigkeiten, Schadensersatzansprüchen oder vertraglichen Unstimmigkeiten. 

Durch die klare Dokumentation von Vereinbarungen, Verträgen und Änderungen können potenzielle rechtliche Risiken minimiert und die Position der beteiligten Parteien gestärkt werden.

Projektmanagement und Effizienzsteigerung

Die digitale Baustellendokumentation unterstützt effektives Projektmanagement, indem sie den Projektfortschritt, Meilensteine und Aufgabenverteilungen verfolgt. 

Das ermöglicht eine bessere Planung, Ressourcenallokation und Überwachung von Arbeitsabläufen auf Knopfdruck.

Was kann eine App für digitale Baudokumentation?

Softwarelösungen für die digitale Baudokumentation bieten eine Vielzahl von Funktionen und Vorteilen für jedes Gewerk, die den gesamten Dokumentationsprozess vereinfachen und optimieren.

Zentrale Datenspeicherung

Eine App für die Baudokumentation ermöglicht die zentrale Speicherung aller relevanten Dokumente, Pläne und Informationen in einer sicheren und gut strukturierten Datenbank. Dadurch entfällt die mühsame Suche nach physischen Papierdokumenten, und alle Projektbeteiligten haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen - ganz egal ob über den Computer, das Smartphone oder Tablets.

Effiziente Dokumentenerfassung

Softwares ermöglichen eine einfache Erfassung und Organisation verschiedener Dokumente, einschließlich Pläne, Verträge, Korrespondenz und Berichte. Dokumente können schnell hochgeladen, kategorisiert und durchsucht werden.

Versionierung und Änderungsverfolgung

Versionen von Dokumenten effizient verwalten und Änderungen nachverfolgen - mit einer Baudokumentation App ist das ganz einfach. Projektbeteiligte können den Verlauf von Änderungen überprüfen, Rückverfolgbarkeit sicherstellen und potenzielle Konflikte minimieren.

Kommunikationsverwaltung

Die Baudokumentation Software unterstützt die Erfassung und Verwaltung von Kommunikationen, einschließlich E-Mails, Meetings und Benachrichtigungen. Dadurch wird die Transparenz verbessert, klare Kommunikationswege zwischen den Projektbeteiligten werden aufrechterhalten.

Mobile Zugänglichkeit

Viele Baudokumentationssoftwares bieten mobile Anwendungen, die es den Nutzern ermöglichen, von überall aus per Smartphone oder Tablet auf die Dokumentation zuzugreifen. Projektbeteiligte können Informationen vor Ort erfassen, Inspektionen durchführen und Fotos hochladen.

Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen

Echtzeit-Updates über den Projektfortschritt, Änderungen oder wichtige Ereignisse erhalten Nutzer über die Software oder per App schnell und unkompliziert direkt vor Ort. Automatische Benachrichtigungen für dein Bauunternehmen stellen sicher, dass alle relevanten Parteien auf dem neuesten Stand bleiben und zeitnah reagieren können.

Datenanalyse und Berichterstattung

Mit den fortschrittlichen Funktionen der Software für die Baustellendokumentation können Daten analysiert und benutzerdefinierte Berichte erstellt werden. Das erleichtert die Überwachung des Projektfortschritts, die Identifizierung von Trends und die Bewertung der Leistung.

Mobile Baustellendokumentation Software: Sechs Anbieter im Vergleich

HERO

Die HERO Bausoftware bietet dir eine umfassende und strukturierte Dokumentation deiner Bauprojekte. Das vereinfacht nicht nur deine Verwaltung, sondern lässt deinen Fokus dort, wo er hingehört: Beim Handwerk.

Weitere Funktionen:

• Fotodokumentation
• Berichterstattung
• Mängelmanagement
• Kommunikation
• Archivierung

Preis: ab 29 € monatlich

Capmo

Mit Capmo können Nutzer auch komplizierte Bauprojekte mit wenigen Klicks verwalten. So behältst du als Bauherr immer den Überblick über dein Bauvorhaben - und sparst dabei wertvolle Zeit.

Weitere Funktionen:

• Mobile App
• Fotodokumentation
• Berichterstattung
• Mängelmanagement
• Kommunikation
• Archivierung

Preis: auf Anfrage, kostenlos testen möglich

DOCUsmart

Baudokumentation digitalisieren und Kommunikation vereinfachen - das verspricht Anbieter DOCUsmart von Würth. Intuitive Handhabung, Pläne in Echtzeit - mit DOCUsmart hast du als Bauleiter jederzeit den Überblick.

Weitere Funktionen:

• digitale Dokumentation
• Projektmanagement
• Kommunikation
• BIM-Integration
• Mängelmanagement
• Berichterstattung
• Zugriffssteuerung

Preis: auf Anfrage

Ed Controls

Ed Controls wirbt mit seiner außergewöhnlichen Nutzerfreundlichkeit. Digitalisierung muss nicht aufwändig sein - mit Ed Controls wird Baudokumentation ganz einfach.

Weitere Funktionen:

• Mobile App
• Checklisten und Inspektionen
• Mängelverfolgung
• Aufgabenmanagement
• Kommunikation
• Berichterstattung
• Integration mit anderen Tools

Preis: ab 49 € monatlich

Husemann & Fritz

Die Software von Husemann & Fritz ist insbesondere auf mittelständische Unternehmen zugeschnitten und kann dank modularem Aufbau passgenau auf dein Unternehmen zugeschnitten werden.

Weitere Funktionen:

• Baustellendokumentation
• 360-Grad-Fotografie
• Mängeldokumentation
• Berichterstattung
• Digitalisierung von Dokumenten
• Archivierung

Preis: auf Anfrage

Molteo

Rund 75 % deiner Arbeitszeit einsparen: Das verspricht Molteo. Mit der Software für Baudokumentation behältst du alle wichtigen Bereiche im Blick - ganz ohne Schnickschnack.

Weitere Funktionen:

• Baustellendokumentation
• Mängeldokumentation
• Berichterstattung
• automatische Wochenberichte
• Kommunikation

Preis: kostenlose Basisversion

Fazit: Baudokumentation einfach gemacht

Baudokumentation macht für alle beteiligten Parteien Sinn: Warum also auf professionelle Software verzichten?

So stellst du nicht nur sicher, dass alle wichtigen Bereiche abgedeckt sind, sondern sparst dir ganz nebenbei wertvolle Zeit.

Damit du deine Energie in das stecken kannst, was wirklich ist: Dein Handwerk, dein Unternehmen, deine Bauprojekte.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Oder du bist Handwerker? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital-Affin!