Virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen - Das sind die besten Tools!

Cornelius Rück
von Cornelius Rück
13. Oktober 2022
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Virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen - Das sind die besten Tools!

Die jährliche Mitgliederversammlung steht an. Doch einer der Vorstände ist auf Geschäftsreise, einige Spieler sind immer noch verletzt und die Kassenwartin hat ein Kind bekommen und muss zu Hause bleiben.

Es ist nicht möglich, dass sich alle stimmberechtigten Mitglieder im Vereinsheim treffen.

Also muss eine digitale Lösung her. Der erste Gedanke ist natürlich Zoom, Teams oder ein vergleichbares Video Conferencing Tool. Das kennen viele aus der Lockdown-Zeit.

Aber diese Lösung ist nicht ausreichend. Schließlich muss abgestimmt, beschlossen und protokolliert werden.

Glücklicherweise gibt es spezielle Tools, mit denen du virtuelle Mitgliederversammlungen abhalten kannst, ohne Abstriche machen zu müssen. Sie erfüllen alle rechtlichen Vorgaben und sind DSGVO-konform.

Was du bei digitalen Mitgliederversammlungen beachten musst, welche rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden müssen und welche Anbieter die besten sind, erfährst du in diesem Artikel.

Vorteile einer Online-Mitgliederversammlung?

Mitgliederversammlungen online durchzuführen bringt einige Vorteile mit sich, auch nach den Lockdowns in der Coronazeit:

  • schnelle Auszählung bei Wahlen
  • eindeutige Ergebnisse
  • keine Anreisekosten
  • keine Kosten für Räumlichkeiten und Catering
  • Flexibilität
  • einfache Beteiligungsmöglichkeit für alle Mitglieder
  • Dezentralität

Aber es gibt auch Nachteile. Online finden weniger persönliche Begegnungen statt, was soziale Bindungen innerhalb des Vereins mindern kann, wenn keine anderen Veranstaltungen vor Ort stattfinden.

Außerdem ist es für ältere Generation eventuell schwerer, teilzunehmen, da das technische Wissen nicht sehr ausgeprägt oder sogar gar kein Internetanschluss vorhanden ist.

Doch auch hier gibt es Abhilfe. Viele Anbieter ermöglichen das Abhalten hybrider Mitgliederversammlungen.

Hybride Mitgliederversammlungen

Unter hybriden Veranstaltungen versteht man solche, die sowohl online als auch in Präsenz stattfinden.

Bei hybriden Mitgliederversammlungen treffen sich Leute, die lieber offline unterwegs sind, die reale Treffen vorziehen oder keine Internetverbindung haben, an einem Ort, zum Beispiel dem Vereinsheim und nehmen dort gemeinsam in einer Präsenzveranstaltung an der Onlineveranstaltung teil. Die Videokonferenz wird auf einer Großleinwand gezeigt und der Konferenzraum per Kamera ebenfalls in die Videokonferenz übertragen.

Diese Möglichkeit muss natürlich auch in der Satzung verankert werden, sollte dein Verein hybride Mitgliederversammlungen durchführen wollen.

Rechtliche Voraussetzungen und Bestimmungen

Bevor ich zu dem eigentlichen Inhalt komme, möchte ich klarstellen, dass Folgendes keine Rechtsberatung ist und ich kein ausgebildeter Jurist bin. Die Informationen habe ich in Eigenrecherche zusammengetragen und meinem Verständnis nach niedergeschrieben.

Besonders während der Corona-Lockdowns hatten Vereine große Probleme, Mitgliederversammlungen abzuhalten. Der Gesetzgeber erließ das “Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht”, welches Mitgliederversammlungen online auch ohne Satzungsgrundlage ermöglicht. Dieses Gesetz galt allerdings nur bis zum 31.08.2022.

Außerhalb dieser Regelung ist die Gestaltung der Mitgliederversammlungen den Vereinen, Genossenschaften und Verbänden selbst überlassen. Zwei Rechtsgrundlagen ermöglichen virtuelle Mitgliederversammlungen:

  • eine entsprechende Ermächtigung in der Satzung
  • eine einstimmige, schriftliche Zustimmung aller Vereinsmitglieder

Die Ermächtigung durch die Satzung ist der einfachere Weg. Besonders bei großen Vereinen ist es praktisch unmöglich, eine einstimmige Entscheidung zu treffen, wenn überhaupt alle Mitglieder antworten.

Neben der Ermächtigung sollte der Satzung eine Nebenordnung hinzugefügt werden, in der geregelt ist, welches Softwaresystem der Verein für die Mitgliederversammlungen verwendet. Außerdem muss geregelt sein, welche Versammlungen online stattfinden. Ist es nur die Jahreshauptversammlung, einzelne Arbeitsgremien, Vorstandssitzungen oder alle Versammlungen des Vereins, Verbandes oder der Genossenschaft?

Weitere Bestimmungen

Um rechtssicher Beschlüsse zu treffen und sich überhaupt versammeln zu können müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

  • Einhaltung der DSGVO
  • nur Mitglieder haben Zugang
  • kein stimmberechtigtes Mitglied ist technisch ausgeschlossen
  • individuelle Zugangsdaten für die Mitglieder
  • Authentifizierung und Registrierung der Mitglieder und ihrer Stimmrechte
  • geheime und öffentliche Wahlen bzw. Abstimmungen
  • Dokumentation der Teilnehmenden, der Beschlüsse und der Abstimmungsergebnisse
  • Achtung der Satzung

Achtung der Satzung

Die Satzung ist das “Grundgesetz” eines jeden Vereins. Die dort festgelegten Regeln müssen auch bei virtuellen Versammlungen beachtet werden. Um die Mitgliederrechte zu wahren und regelmäßig hybride oder virtuelle Versammlungen abzuhalten, ist eventuell eine Satzungsänderung nötig.

Mitgliederversammlung

  • Häufigkeit
  • Frequenz
  • Einladungsfristen und -verfahren
  • Geschäftsordnung

Beschlüsse und Berichte

  • Jahresbericht
  • Entlastung des Vorstands und des Kassenwarts
  • Wahlen für Vorstand und anderer Organe
  • Wahlordnung
  • Änderungen an der Satzung

Beschlussquoren

  • Feststellung der Beschlussfähigkeit (Sind die Abstimmungen gültig?)
  • Anwesenheit und Beteiligung
  • Stimmrechtkontrolle
  • Quoren für Satzungsänderungen und einfacher Beschlüsse

Alle vorangegangenen Punkte, besonders die getroffenen Beschlüsse, müssen protokollier- und beurkundbar sein.

Auf welche Funktionen ist zu achten?

Bevor du dich für ein Tool entscheidest, musst du sichergehen, dass die Tools alle rechtlichen Bestimmungen erfüllen können. Wichtige Funktionen sind:

  • nur Mitglieder und eingeladene Gäste haben Zugriff (passwortgesicherter Raum)
  • Identitätsfeststellung durch Klarnamen
  • DSGVO-Konformität
  • Kommunikation in Echtzeit (Videokonferenz, Einwahl per Telefon)
  • Serverkapazitäten für alle Teilnehmenden
  • nur stimmberechtigte Mitglieder können wählen
  • Rederecht
  • offene Wahlen (per Handzeichen in der Kamera, Meldefunktion des Tools)
  • geheime Wahlen (je nach Vereinssatzung)
  • Anwesenheitsliste, Abstimmungen und Ergebnisse herunterladen

Ablauf einer digitalen Mitgliederversammlung

mitgliederversammlung online ablauf

Der Ablauf virtueller oder hybrider Mitgliederversammlung unterscheidet sich, bis auf das genutzte Medium, kaum von einer traditionellen vor Ort.

1. Einberufung (in Anlehnung an die Satzung)

In der Einberufung solltest du den Mitgliedern mitteilen, warum die Versammlung einberufen wird, welche Antragsfristen gelten, wie die Tagesordnung ist und ob Gäste teilnehmen oder die Versammlung gar ganz öffentlich ist.

2. Eröffnung

Die Leitung der Versammlung (der Vorstand oder spezielle Moderatoren) eröffnen die Versammlung. Sie stellen fest, ob die Versammlung beschlussfähig ist und ordnungsgemäß einberufen wurde. Weiterhin stellt der Versammlungsleiter (mit dem Vorstand) die Tagesordnung sowie die Änderungen an dieser durch eingegangene Anträge vor. Sie eröffnen Diskussionen und Aussprachen zu den einzelnen Punkten und moderieren. Sie achten auf Redezeit und sanktionieren bei Überschreitungen und Störungen.

3. Abstimmungen und Wahlen

Der Tagesordnung folgend, leitet der Vorstand oder die Moderatoren durch Abstimmungen und Abstimmungsarten (Stimmrecht, per Handzeichen, elektronische Abstimmungen, schriftlich eingegangene Stimmen uvm.), stellen Mehrheitsverhältnisse und Enthaltungen fest.

4. Protokoll

Von Beginn der Versammlung bis Ende muss ein Protokollführer Datum, Zeit, Dauer, Form bzw. Ort, Leitung, Stimmabgabe und Ergebnisse protokollieren. Führst du die Mitgliederversammlung online durch, gibt es viele Anbieter, deren Software den Protokollführenden Arbeit abnimmt. So müssen diese Abstimmungen nicht per Hand auszählen, sondern Ergebnisse werden vom System automatisch gespeichert.

Anbieter zur Durchführung der Mitgliederversammlung online

Anbieter, die sich auf digitale Mitgliederversammlungen spezialisieren, gibt es nicht viele. Anbieter, die jegliche Art virtueller Events anbieten, umso mehr. Oftmals haben diese auch die oben beschrieben Funktionen und Features. Im Folgenden habe ich sechs Anbieter herausgesucht, die diese Anforderungen erfüllen.

Des Weiteren gibt es Anbieter, die sich auf virtuelle Miteigentümerversammlungen spezialisieren. Virtuelle Miteigentümerversammlungen haben viel Ähnlichkeit mit virtuellen Mitgliederversammlungen, müssen ähnlichen rechtlichen Bestimmungen folgen und setzen ähnliche Features zwingend voraus. Daher sind auch Anbieter für digitale Miteigentümerversammlung eine Option.

GuestOne

virtuelle mitgliederversammlung GuestOne

GuestOne bietet Software für Crew-, Gäste-, und Eventmanagement an, darunter eine Gesamtlösung für Genossenschaften, Vereine und Verbände, mit der Gruppen virtuelle Versammlungen und rechtssichere Wahlen durchführen.

Features:

  • DSGVO-konform
  • Einladungsmanagement (postalisch oder per Mail)
  • Teilnehmermanagement (persönlicher Login-Code)
  • Abstimmungstoken per SMS oder E-Mail für Wahlen
  • virtuelle Wahlkabine
  • kurzfristige Änderungen und neue Anträge einbringen
  • Zuschaltung per Telefon und Video-Chat
  • Wahl- und Fragenmanagement

Kosten:

Die Preise für GuestOne erfährst du auf Anfrage beim Anbieter.

Teambits

virtuelle mitgliederversammlung verein Teambits

Teambits eine deutsche Interaktionsplattform für Veranstaltungen in Präsenz, im Digitalen, sowie für hybride Veranstaltungen

Features:

  • DSGVO-konform
  • Q&A, Abstimmungen, Quiz, geheime Wahlen und Fragebögen
  • Integration externer Tools wie Zoom, YouTube, Jitsi und mehr
  • offene und geschlossene Events
  • Wahlergebnisse, Entscheidungen und Beschlüsse exportieren
  • Notar-Ansicht für satzungskonforme Abstimmungen
  • eigenes Branding
  • Anwesenheitserfassung
  • API-Zugriff

Kosten:

Events mit bis zu 25 Teilnehmenden sind kostenlos. Bei bis zu 100 Teilnehmenden musst du das Basic-Paket (69€ pro Event oder im Abo pro Monat 15,70€) buchen. Erwartest du bis zu 300 Teilnehmende, brauchst du das Advanced Paket (149€ pro Event oder 41,58€ monatlich). Das Enterprise-Paket ist für bis zu 5000 Teilnehmende geeignet. Den Preis hierfür erfährst du auf Anfrage.

vivent

virtuelle mitgliederversammlung satzung Altares

vivent von Altares ist eine Plattform und App für das Durchführen virtueller Events. Das deutsche Tool ist DSGVO-konform und ermöglicht Livestreams, die über Akamai und AWS Server weltweit verteilt werden.

Features:

  • Teilnehmerverwaltung
  • per Browser auf jedem Endgerät nutzbar
  • Fragen-Modul
  • Moderationssystem
  • Abstimmungssystem
  • Livestreams
  • Diskussionsboards
  • Gamification
  • Dokumente mit Berechtigungsstruktur
  • Reporting

Kosten:

Die Preise für vivent sind individuell und auf Anfrage beim Anbieter zu erhalten.

Polyas

mitgliederversammlung online abstimmung Polyas

Polyas ermöglicht Online-Wahlen, Live-Voting & Abstimmungen. Das deutsche Tool ist DSGVO-konform und liefert rechtssichere Wahlergebnisse

Features:

  • Versand von Wählerinformationen und Wahleinladungen per E-Mail
  • Stimme live oder im Vorfeld abgeben
  • online oder per Brief wählen
  • Live-Voting-App

Kosten:

Polyas bietet drei Module an. Online-Wahlen, Live-Voting und eine Nominierungsplattform. Die Preise sind individuell. Auf der Webseite des Anbieters kannst du die Preise für deinen Anwendungsbedarf berechnen.

Visavid

mitgliederversammlung online durchfuehren Visavid

Visavid ist ein Videokonferenztool für Unternehmen, Organisationen und Fortbildungseinrichtungen. Das deutsche Tool ist DSGVO-konform und dank der Features auch für virtuelle Mitgliederversammlungen geeignet.

Features:

  • Präsentationen und Konferenzen
  • Screensharing
  • Datenaustausch
  • auf PCs, Tablet und Smartphones nutzbar
  • Wortmeldungen
  • Whiteboard
  • Live-Chat
  • Einladungsmanagement
  • Branding
  • Abstimmungen

Kosten:

Die Preise für visavid sind individuell und auf Anfrage beim Anbieter zu erhalten.

Polario

digitale mitgliederversammlung Polario

Das deutsche Tool Polario ermöglicht es dir virtuelle, hybride und vor Ort Events durchzuführen und ist ebenso als Mitarbeiter-App nutzbar. Das Tool ist mit iOS, Android und über den Browser verwendbar.

Features:

  • DSGVO-konform
  • selbst mit No-Code Plattform individualisierbar
  • Zugriff auf API-Dokumentation
  • E-Mail Kommunikation
  • Videokonferenzen
  • Verzeichnisse, Kalender, Mediathek und News
  • Gruppen, Gruppenchats und 1-on-1 Chats
  • Votings, Umfragen, Formulare und Fragebögen
  • Content Management System

Kosten:

Die Kosten für Polarion richten sich nach deinem Bedarf und sind individuell. Auf Anfrage erfährst du mehr beim Anbieter.

Fazit - Virtuelle Mitgliederversammlung eignet sich besonders für große und überregionale Vereine

mitgliederversammlung online fazit

Virtuelle Mitgliederversammlungen vereinfachen vieles, aber du musst darauf achten, der Satzung entsprechend zu handeln und allen Mitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen.

Das ist, besonders bei großen Vereinen, Verbänden und Genossenschaften, eine Herausforderung. Aber ist das System einmal eingerichtet und alle Mitglieder mit der Lösung vertraut, sind virtuelle Versammlungen einfacher und schneller. Außerdem kannst du mit mehr Teilnehmenden rechnen, da auch Mitglieder, die nicht vor Ort sind, teilnehmen können, ohne eine große Anreise in Kauf nehmen zu müssen.

Hast du schon einmal einer virtuellen Mitgliederversammlung beigewohnt oder gar geleitet? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Selbstständige, Privatnutzer, Immobilienkundige und Geschäftsführer wissen? Dann schau bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.

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