Erstklassiger Service und eine rundum positive User Experience sind für den Erfolg von Unternehmen heute das A und O.
Das zu bieten, fällt allerdings vor allem kleinen und jungen Unternehmen oft schwer, weil die Kapazitäten fehlen.
Die gute Nachricht: Deine Kunden sind bereit, sich selbst zu helfen, wenn du ihnen die Möglichkeit gibst. Eine Kundenportal-Software ist das Tool, das dir dabei unter die Arme greift.
Dieser Artikel verrät dir, welche Vorteile dir ein Kundenportal bringt, wie du damit die Kundenzufriedenheit steigerst und welche Kundenportal Software am besten zu deinem Unternehmen passt.
Was ist ein Kundenportal?
Ein Kundenportal ist ein Servicecenter, das ausschließlich virtuell existiert.
Im Gegensatz zu früher, als Kunden für Serviceanfragen noch E-Mails verschicken oder zum Telefonhörer greifen mussten, bietet eine Portallösung bequeme Self-Service-Optionen.
Deine Kunden können dort zum Beispiel:
- ihre Adressdaten selbst ändern
- sich mit deiner Community zu Fragen austauschen
- in deinen FAQs stöbern
- den Status ihrer Bestellung prüfen
- Verträge einsehen
- Rechnungen herunterladen
- eine Bestellung stornieren oder ändern
- Bedienungsanleitungen downloaden
- mit dir oder deinem Team kommunizieren
- und vieles mehr
Ein Kundenportal enthält viele Informationen rund um ein Unternehmen und dessen Angebot.
So bleiben bei Kunden keine Fragen offen.
Allerdings ist ein solches Portal nicht mit dem Helpdesk zu verwechseln.
Während beim Helpdesk der Support im Mittelpunkt steht, legt das Kundenportal den Fokus auf Self-Service.
Das funktioniert sowohl für B2C- und B2B-Kunden als auch für Freelancer:
- Möchte dein B2C-Kunde ein Produkt lieber zweimal kaufen statt einmal, kann er die Änderung vor dem Versand einfach selbst vornehmen – ohne dass deine Mitarbeiter auch nur einen Finger rühren müssen.
- Ein Beispiel für den B2B-Bereich sind Ersatzteilportale: Industriekunden können hier das passende Ersatzteil für ihre Maschine finden und bequem online bestellen, damit ihr Servicetechniker das defekte Teil austauschen kann. Der Kunde ist glücklich und der Maschinenhersteller verbucht Umsatz, ohne Aufwand gehabt zu haben.
- Auch Freelancer stehen vor der Herausforderung, ihre Kunden zu binden. Sie können Kundenportale nutzen, um die Zusammenarbeit an Projekten zu vereinfachen und ihren Auftraggebern größtmögliche Transparenz zu bieten.
Für das Aufsetzen solcher Portale auf deiner Website oder in deiner App benötigst du eine Kundenportal-Software.
Mit dieser Ergänzung deiner Business Management Software stellst du sicher, dass deine Kunden alle Funktionen finden, die sie benötigen und diese sicher nutzen können.
Schließlich dreht sich, wie der Name schon sagt, alles um deine Kunden und ihre Daten.
Welche Vorteile bietet Kundenportal-Software dir und deinen Kunden?
Mit einer Kundenportal-Software ist es ganz einfach, ein ansprechendes Portal einzurichten und von zahlreichen Vorteilen zu profitieren.
Das gilt für Freelancer genauso wie für Unternehmen, die digitale Produkte verkaufen oder Nahrungsmittel herstellen.
Deine Kunden sind dank Self-Service flexibler
Der größte Vorteil für deine Kunden ist, dass sie viele Aktionen rund um eine Bestellung oder deine Dienstleistungen selbst erledigen können.
Dabei ist es egal, ob sie mitten in der Nacht ihre Adresse in deinem System ändern wollen oder ob sie schnell noch eine Änderung an ihrer Bestellung vornehmen möchten.
Ein Kundenportal reduziert deinen Aufwand
Für dein Support-Team bedeutet eine Kundenportal-Software mehr Zeit, um den Service und die User Experience für deine Kunden noch weiter zu verbessern.
Denn was früher dein Team erledigen musste, nehmen deine Kunden heute selbst in die Hand.
Dafür haben deine Support-Mitarbeiter viel mehr Motivation, auch die harten Servicebrocken mit Bravour zu meistern.
Kundenportale verbessern deine Skalierbarkeit
Wenn du deinen Kunden die Option gibst, sich selbst zu helfen, kannst du effizienter arbeiten und Kosten sparen. Das ist besonders wichtig, wenn du skalieren willst.
Egal, ob du in einer Woche 10 oder 100 neue Kunden bekommst – der Aufwand für dein Support-Team steigt damit nicht exponentiell, deine Umsätze aber schon.
Eine Portal-Software stärkt die digitale Kundenbindung
Eine höhere Servicequalität und schnelleres Wachstum führen zu einer hohen Kundenzufriedenheit und -bindung.
Deine Kunden werden viel öfter mit deinem Unternehmen interagieren, wenn du es ihnen mit dem Kundenportal einfach machst.
Dadurch bekommst du außerdem wertvolle Insights über das Verhalten deiner Kunden, die du für Prozessoptimierungen nutzen kannst.
In Kombination mit weiteren Tools wie dem digitalen Angebotsmanagement und einem digitalen Kaufberater wirst du blitzschnell zum Service-Champion.
Dann hast du automatisch mehr Zeit, dich auf die Weiterentwicklung deines Unternehmens zu konzentrieren.
Was muss gute Kundenportal-Software unbedingt bieten?
Der einzige „Nachteil“ des Kundenportals: Du musst es erst einmal einrichten.
Es gibt heute allerdings zahlreiche Anbieter, die dir diesen Schritt ganz leicht machen.
Bevor du loslegst, zeige ich dir erst einmal, was die Top-5-Funktionen sind, die eine gute Kundenportal-Software bieten muss.
- Sicherheit: Oberste Priorität im Umgang mit Kundendaten ist Sicherheit. Gute Portal-Software stellt sicher, dass die Informationen deiner Kunden geschützt sind, und bietet dafür verschiedene Schutzfunktionen.
- Schnittstellen: Das Kundenportal entlastet deinen Support – trotzdem müssen deine Mitarbeiter weiter mit Kunden interagieren können. Deshalb braucht deine Portal-Software Schnittstellen zu Tools in deinem Team, etwa für das Projektmanagement.
- Usability und Design: Dein Kundenportal sollte über alle Geräte hinweg funktionieren und auch mobil bequem zu bedienen sein. Deine Kunden wünschen sich eine intuitive Nutzeroberfläche. Eine gute Kundenportal-Software gewährleistet das und sollte sich dem Look & Feel deiner Marke anpassen.
- Self-Service-Optionen: Im Zentrum deines Kundenportals steht der Self-Service. Die Software deiner Wahl muss dafür entsprechende Self-Service-Funktionen bieten.
- Wissensdatenbank: Um sich selbst zu helfen, brauchen deine Kunden das nötige Wissen. Das bietest du ihnen mit einer Wissensdatenbank. Idealerweise verfügt die von dir auserkorene Portal-Software über eine Funktion dafür.
Ob du alle fünf Funktionen brauchst oder nur ein paar, hängt natürlich ganz von deinen Bedürfnissen ab.
Idealerweise bietet die Kundenportal-Software deiner Wahl jedoch so viele Funktionen wie möglich und ist flexibel in der Nutzung der Features.
Kundenportal programmieren lassen oder selbst aufbauen?
Vielleicht denkst du jetzt darüber nach, dir dein Kundenportal programmieren zu lassen.
Damit bekommst du eine maßgeschneiderte Lösung ganz nach deinen individuellen Vorstellungen.
Allerdings bedeutet das Outsourcen dieser Aufgabe nicht weniger Aufwand.
Du musst dir jede einzelne Funktion genau überlegen.
Dann folgen Abstimmungsrunden mit dem Programmierer.
Für jede künftige Anpassung sind ebenfalls Programmierkenntnisse notwendig.
Einfacher, schneller und oft günstiger richtest du dein Portal mit einer Kundenportal-Software ein.
Die Anbieter solcher Tools machen es dir einfacher als du glaubst.
Du wählst Funktionen und Layouts und startest ohne Wartezeit. Änderungen und Erweiterungen sind ohne Programmieraufwand schnell erledigt.
Bei allem anderen hilft dir der Support.
Überblick: Die 10 besten Anbieter für Kundenportal-Software
Du willst jetzt gleich loslegen und dein Kundenportal ohne viel Aufwand aufbauen?
Hier sind 10 Anbieter von Kundenportal-Software, die du dir ansehen solltest.
SPP - Service Provider pro
Die Lösung von SPP ist individuell anpassbar und ideal für die Kommunikation und Betreuung von vielen Agentur-Kunden. Mit der Software gibst du deinen Kunden eine Self-Management-Lösung, bei der du den besten Überblick hast und für den Kunden immer ansprechbar bist.
- wichtige Features: Checkout-Formulare, Rechnungserstellung, Projektmangement, Help-Desk-Features und Referral-Programm für Neukunden-Gewinnung
- Sicherheit: Hohe Sicherheitsmaßnahmen, verschlüsselte Datenbanksicherungen an mehreren sicheren Standorten und 24/7-Betriebszeitüberwachung
- kostenlose Testversion: ja für 14 Tage
- Preis: ab 99 $ pro Monat
Hier findest du weitere Erfahrungen über SPP.
Bonsai
Bonsai ist eine Kundenportal-Lösung für Freelancer. Für jeden Kunden lässt sich damit im Handumdrehen ein professionelles Portal einrichten. Wiederkehrende Aufgaben werden darin automatisiert. Damit haben Freelancer mehr Zeit für das Kerngeschäft und weniger Aufwand mit Papierkram zum Beispiel bei der Erstellung von Rechnungen.
- wichtige Features: Zeiterfassung, smarte Rechnungsstellung, Templates für Angebote und Verträge, Kollaboration mit Kunden an Dokumenten, CRM-Funktionen
- Sicherheit: sicheres Messaging, Zusammenarbeit mit Zahlungspartnern wie Stripe und PayPal
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 17$ pro Monat, Add-Ons für Steuern und Partner sind kostenpflichtig
Kutego
Die deutsche Software Kutego arbeitet mit einer umfassenden Kundenverwaltung. Dir steht ein umfangreiches CRM-System zur Verfügung, mit welchem du Kundendaten und auch Kurse, Abonnements und Buchungen verwalten kannst.
- wichtige Features: CRM-Funktionen, Newsletter & Kommunikation, Kursverwaltung, Finanzen & Rechnungen, Website und Terminbuchungen
- Sicherheit: deutsche cloud-basierte Software
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 0 € für die Grundversion, zzgl. einmaliger Aktivierungsgebühr, Optionale Module kosten extra
Client Portal
Client Portal richtet sich unter anderem an Agenturen und Freelancer. Mit der Client Portal Software erstellst du ein umfassendes Dashboard für deine Kunden und bindest es ganz einfach in deine WordPress-Umgebung ein. Mit dem Portal bietest du deinen Kunden einen Überblick über ihre Projekte und vereinfachst die Zusammenarbeit vom Auftrag bis zur Abrechnung.
- wichtige Features: Branding, Content-Pages, Download-Funktion für Kunden
- Sicherheit: Dateien im Kundenportal werden getrennt von der WordPress-Library aufbewahrt
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 199$ pro Jahr, Lifetime-Package ab 597$
Clinked
Clinked richtet sich an kleine und große Unternehmen verschiedener Branchen. Mit dem White-Label-Portal des Anbieters schaffst du einen sicheren Ort für Kundeninteraktionen, der auch auf mobilen Endgeräten eine gute Figur macht. Damit verbesserst du Prozesse deiner Mitarbeiter, die viel Kundenkontakt haben.
- wichtige Features: Branding, integrierter Gruppenchat, Aufgabenmanagement, Diskussionsforen, Teamkalender, mobile App
- Sicherheit: Zwei-Faktor-Authentifizierung, TSL 1.2, gespeicherte Dateien werden mit 256-Bit AES verschlüsselt
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 71€ pro Monat
Dubsado
Dubsado bietet großen und kleinen Unternehmen sowie Freelancern verschiedene Tools für ihren Business-Alltag, darunter auch professionelle Kundenportale. Kommunikation, Rechnungen, Termine und Aufgaben sind übersichtlich in einem Portal pro Kunde zusammengefasst. Das vereinfacht deine Arbeit und die Zusammenarbeit mit deinen Kunden.
- wichtige Features: Branding, vorgefertigte Designs und Templates, automatisierte Workflows, Kundeninformationen und -kommunikation an einem Ort, Zeiterfassung
- Sicherheit: passwortgeschütztes Kundenportal
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 20$ pro Monat
Freshdesk
Mit Freshdesk von Freshworks richtest du ein Kundenportal ein, das deinen Kunden ein nahtloses Self-Service-Erlebnis bietet. Die Funktionen bieten im Grunde alles, was du brauchst – inklusive vorgefertigter Themes für den schnellen Start. Außerdem gibt es B2B-Funktionen. Du kannst etwa entscheiden, ob Nutzer eines Unternehmens die Tickets anderer Mitarbeiter sehen dürfen.
- wichtige Features: Branding, Wissensdatenbank, Community-Foren, Ticketing, Privatsphäre-Einstellungen
- Sicherheit: ISO 27001, TSL 1.2, gespeicherte Dateien werden mit 256-Bit AES verschlüsselt
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 15€ pro Monat, kostenlose Version mit begrenztem Funktionsumfang verfügbar
Huddle
Huddle ist ein Kollaborationstool für Dokumente, mit dem sich auch Kundenportale einrichten lassen. Da zu den Kunden unter anderem Staatsregierungen gehören, steht der Sicherheitsaspekt bei Huddle klar im Fokus. Damit ist dieser Anbieter vor allem für Industrieunternehmen interessant.
- wichtige Features: Branding, einfaches Verfolgen von Deadlines, Zusammenarbeit an Dokumenten, Nachverfolgung von Dateiversionen
- Sicherheit: höchste Sicherheitsstandards, unter anderem ISO 27001, Cyber Essentials Plus, FedRAMP, HIPAA
- kostenlose Testversion: nein, es besteht die Möglichkeit, eine Demo zu buchen
- Preis: auf Anfrage
OneHub
OneHub ist für Unternehmen jeder Größe und für Freelancer geeignet. Damit lassen sich Geschäftsdateien sicher verwalten und gemeinsam nutzen. Die Plattform ist für dich und deine Kunden intuitiv und einfach zu bedienen. Die Kundenportal-Software bietet viele Funktionen für deinen professionellen Auftritt bei deinen Kunden.
- wichtige Features: Branding, Einbindung auf der Website, Dashboards, Funktionen für die Zusammenarbeit im Portal, Tracking von Kundenaktivität im Portal, Upload- und Speicherfunktionen für Dokumente
- Sicherheit: Zwei-Faktor-Authentifizierung, gespeicherte Dateien werden mit 256-Bit AES verschlüsselt, PCI DSS Level 1 Konformität, rollenbasierte Freigaben möglich
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 15$ pro Monat
Suitedash
Suitedash ist eine All-in-One-Lösung mit umfangreichen Funktionen rund um die digitale Kundenbindung zu einem vergleichsweise günstigen Preis. Damit meisterst du verschiedene Herausforderungen in der Interaktion mit Kunden. Du kannst zum Beispiel verschiedene Prozesse deines Vertriebs digitalisieren, Kunden onboarden und Support-Tickets verwalten.
- wichtige Features: Branding, mobile App, zahlreiche Schnittstellen zu Tools, anpassbare Dashboards für Kunden, Zahlungsabwicklung im Portal, Wissensdatenbank
- Sicherheit: sichere Speicherung aller Daten, TLS 1.2, HIPAA-konform in den USA (so sicher, dass dort auch Gesundheitsdaten im Portal gespeichert sein dürfen)
- kostenlose Testversion: ja
- Preis: ab 19$ im Monat
Fazit: Mit Kundenportal-Software nutzt du alle Vorteile von Self-Service
- In einem Kundenportal bündelst du wichtige Unternehmensinformationen und praktische Self-Service-Optionen – also all das, was deine Kunden von einem serviceorientierten Business erwarten.
- Mit Kundenportal-Software baust du im Handumdrehen ein solches Portal für dein Unternehmen auf und schaffst dir so ein wirksames Tool für die digitale Kundenbindung.
- Du kannst aus zahlreichen Lösungen verschiedener Anbieter die Software wählen, die deinen Vorstellungen am besten entspricht. Ob deine Anforderungen erfüllt werden, lässt sich oft in einer Demo herausfinden.
Was hältst du von den Anbietern, mit denen du dein eigenes Kundenportal einrichten kannst? Hast du mit einem davon schon Erfahrungen gemacht oder fehlt dir ein bestimmter Anbieter? Schreib mir deine Meinung dazu gerne in die Kommentare!
Wenn du mehr darüber wissen willst, wie du als Selbstständiger oder Geschäftsführer mit digitalen Tools mehr Effizienz in deinen Service und alle anderen Prozesse bringst, sieh dich in den entsprechenden Kategorien auf Digital Affin um!
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