Ein digitales Berichtsheft im Betrieb einführen – das ist die Zukunft für Auszubildende

Cornelius Rück
von Cornelius Rück
25. Juli 2022
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Ein digitales Berichtsheft im Betrieb einführen – das ist die Zukunft für Auszubildende

“Tut mir Leid, ich habe mein Berichtsheft vergessen.”

“Cheffe, der Hund hat meine Aufschriebe gefressen”

Als Ausbilder hast du diese oder ähnliche Ausreden bestimmt schon öfter gehört. Ein digitales Berichtsheft lässt diese Ausreden nicht mehr zu. Schließlich kann auf einem digitalen Berichtsheft mit jedem Endgerät, egal ob Firmen PC oder privatem Smartphone zugegriffen werden.

Ein elektronisches Berichtsheft vereinfacht und beschleunigt den Alltag der Ausbilder und Auszubildende. Und davon wiederum profitiert der Betrieb.

Wie genau und welche anderen Vorteile digitale Berichtshefte mit sich bringen, möchte ich dir in diesem Artikel aufzeigen.

Was ist ein digitales Berichtsheft?

Das Berichtsheft ist ein persönliches und individuelles Dokument. Jeder Auszubildende ist zur Berichtsheftführung verpflichtet. Es ist sozusagen die Visitenkarte des Auszubildenden. Alle Lehrunterweisungen, Nachweise, Teamarbeiten und Projekte, sowie Berichte über Exkursionen der Berufsschule sind darin festgehalten.

Ein digitales Berichtsheft ist eine digitalisierte Form davon, je nach Anbieter aber noch viel mehr. Dazu kommen wir später im Artikel.

In welcher Form das Berichtsheft verfasst wird, unterscheidet sich von Branche zu Branche und von Betrieb zu Betrieb, sogar von Ausbilder zu Ausbilder.

Warum eine spezielle Software für das gesamte Unternehmen von Vorteil ist, will ich dir in diesem Artikel näher bringen.

Das musst du beim digitalen Berichtsheft beachten

  • Nutzung eines digitalen Berichtsheft im Ausbildungsvertrag festlegen (ein nachträgliches Beiblatt geht auch, sofern beide Parteien einverstanden sind)
  • Vorgaben des Prüfungsausschusses berücksichtigen
  • Unterschriften für den elektronischen Ausbildungsnachweis (per E-Mail Wochenberichte absegnen, in die Software integrierte Funktionen nutzen, schriftliche Mitteilungen unterschreiben)

Rechtliches

Rechtlich gibt es eine Besonderheit zu beachten. Benutzt der Auszubildende ein privates Endgerät für das Verfassen seiner Berichte, wird es durch die geschäftliche Nutzung automatisch zum Arbeitsmittel. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber für Schäden und Rechtsverstöße haften muss.

Dafür gibt es zwei Lösungen:

  1. Der Ausbildungsbetrieb stellt dem Azubi ein eigenes Gerät zur Verfügung. Das ist allerdings sehr teuer und in den wenigsten Betrieben umzusetzen.
  2. Der Azubi unterschreibt eine Haftungsausschlusserklärung in der er erklärt, dass der Arbeitgeber ausschließlich die Verantwortung für die digitale Berichtsheft-Anwendung übernimmt. Diese Option ist deutlich günstiger. Eine solche Haftungsausschlusserklärung musst du nur einmal erstellen oder erstellen lassen und kannst sie als Vorlage für alle Auszubildenden nehmen.

Vorteile eines digitalen Berichtshefts…

…für Auszubildende

  • Zeit sparen durch Autocomplete, Vorschläge wiederkehrender Aufgaben und Diktierfunktion
  • Erinnerungen & Push-Nachrichten zu Neuigkeiten, Infos, Berichtsheftabgaben
  • Kalender mit Terminen und Abgaben
  • über bestehende Einsätze informiert werden
  • Exportfunktion & ausdrucken, falls Prüfungskommission Papier will
  • Synchronisation über alle Endgeräte (kein verlieren oder verlegen)
  • individuelle Förderung bei Problemen

…für Ausbilder

  • grafische Übersicht über Abgaben, geprüfte und ungeprüfte Berichte, wer noch was abgeben muss und Ausbildungsinhalte
  • Zeit sparen (einzelne Berichte oder ganze Wochen signieren)
  • Benachrichtigungen über kommende Einsätze
  • Analysen und Auswertungen
  • Tages-, Wochen-, und Monatsansicht
  • Berichte können nicht mehr vom Hund gefressen werden

…für Betriebe

  • Nachhaltigkeit nicht nur predigen, auch umsetzen (Employer Branding, Image)
  • Image als digitaler, moderner Betrieb (attraktiv für junge Bewerber)
  • eine App für alle Ausbildungsberufe
  • Prüferzugänge
  • sowohl Azubis als auch Ausbilder sparen Zeit und können sich auf die tatsächliche Ausbildung fokussieren
  • Statistiken wie Krankheitstage, Tage im Betrieb/Berufsschule
  • einfache Einsatzplanung und Benachrichtigung
  • Vorlagen und Muster erstellen um falsche Einträge zu vermindern und das Ausfüllen zu erleichtern

Anbietervergleich digitaler Berichtshefte

Der Markt für digitale Berichtshefte ist noch ein junger. Aber es gibt schon einige gute Lösungen, ob für die allgemeine Anwendung in allen Ausbildungsbetrieben oder spezialisierte Lösungen.

Im Folgenden möchte ich dir die Anbieter vorstellen, die ich bei meiner Recherche gefunden habe.

Azubi-App von zubido

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Die Azubi-App von zubido, wahrscheinlich die modernste Lösung für den digitalen Ausbildungsnachweis in dieser Liste, gibt es mobil als Web App und als App für iOS und Android. Jeder Ausbilder und Azubi bekommt ein Nutzerkonto und kann die App direkt verwenden.

Die Tarife sind aufgeteilt in Azubis, Betriebe und Enterprise. Der Funktionsumfang ist je nach Tarif eingeschränkt. 

Features:

  • eigene App für iOS und Android
  • White-Label Plattform für Verbände & Gewerke
  • Export als PDF oder direktes Drucken der Einträge
  • Fotos und Bilder in Berichte einfügen
  • Verwaltung von Betriebs- und Abrechnungsdaten
  • CMS-System für Websiteinhalte für Enterprise-Kunden
  • Personalverwaltung

Kosten:

Für Azubis ist die Nutzung kostenlos. Möchtest du die Azubi-App im ganzen Betrieb nutzen und die Berichte auch digital unterzeichnen können, kostet sie 1,80€ pro Azubi im Monat. Auf Anfrage gibt es auch eine Enterprise-Lösung, die vor allem für Verbände und große Unternehmen dient.

Devyl

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Devyl ist nicht nur ein digitales Ausbildungsheft, sondern eine Aus- und Weiterbildungsplattform in Form einer Web-Anwendung.

Features:

  • Lernendenverwaltung
  • Ausbildungsgespräche
  • Einsatzplanung
  • E-Learning
  • Seminarmanagement
  • Videokonferenzen
  • Blended-Learning Angebote
  • Ausbildungsrahmenpläne und -Entwicklungsziele
Kosten:
Die Preise für Devyl erhältst du auf Anfrage.

Azubiheft

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Mit Azubiheft können deine Auszubildenden ihr Berichtsheft digital führen und verwalten. Die Lösung funktioniert auf jedem Endgerät, egal ob Tablet- und Smartphone App oder über den Browser am PC.

Features:

  • Notenspiegel
  • Beurteilungsbögen
  • Einsatzplanung
  • Quiz-Bögen erstellen
  • individuelle Unterweisungen erstellen
  • Online-Eignungstest erstellen
  • Verwaltung mehrerer Standorte/Gebiete
  • Berichte als PDF exportieren

Kosten:

Für Auszubildende ist die App kostenlos. Unternehmen kostet die Lösung 1,00€ monatlich pro Auszubildenden für die Standard Version, bzw. 1,80€ mit AddOn.

IHK Berichtsheft

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Das digitale Berichtsheft der IHK ist für alle IHK Mitgliedsunternehmen kostenlos und für alle IHK-Ausbildungsberufe geeignet.

Features:

  • Berichtshefte auf Tages- und Wochenbasis in Stichpunkten oder Freitext führen
  • Anhänge und Kommentare zu Eintragungen
  • Online-Einreichung an den Ausbilder zur Kontrolle und Freizeichnung
  • grafische Darstellung des Ausbildungsfortschritts
  • am PC, Tablet oder Smartphone
  • digitale Übermittlung an die IHK für die Prüfungsanmeldung

Kosten:

Das digitale Berichtsheft der IHK ist für alle IHK-Mitgliedsunternehmen kostenlos.

BLok

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Mit BLok können Azubis ihre Berichtshefte digital führen. Die Lösung wird vom Bundesministerium für Bildung, sowie dem europäischen Sozialfond gefördert.

Features:

  • automatisches Berechnen geleisteter Wochenstunden
  • Abstimmungsmöglichkeiten
  • ausbildungsrelevante Dokumente beilegen
  • transparente Darstellung der Entwicklung der Auszubildenden
  • Aufzeigen von Potentialen und Defiziten im Ausbildungsverlauf

Kosten:

Auszubildende können BLok für sich allein komplett kostenlos nutzen. Für einzelne Unternehmen kostet BLok 100€ plus 12€ pro Auszubildenden jährlich. Zwei optionale Module sind zubuchbar (zwischen 3€ und 5€ pro Jahr/Auszubildenden je Modul). BLok kooperiert außerdem mit verschiedenen Kammern und Verbänden in ganz Deutschland, die die Nutzung vergünstigen oder kostenlos zur Verfügung stellen.

Digitales Berichtsheft

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Die Lösung “Digitales Berichtsheft” ermöglicht es deinen Auszubildenden und Ausbildern Berichtshefte online zu führen.

Features:

  • Führen, genehmigen oder ablehnen des Berichtshefts
  • Hochladen von Fotos oder anderer Dateien
  • Tages-, Wochen-, Monats- oder Fachberichte
  • Diktieren der Berichte
  • Listen- und Kalenderansicht
  • Prüferzugänge zum Berichtsheft
  • Statistiken wie Anzahl Tage im Betrieb, Berufsschule, Krankheitstage

Kosten:

Digitales Berichtsheft kostet Betriebe 10€ pro Azubi pro Jahr. Für Kreishandwerkerschaften und Innungen gelten Sonderbedingungen, sofern diese dokumentenservice.net abonniert haben.

Berichtsheft Friseure

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Das digitale Berichtsheft Friseure ist, wie der Name schon sagt, speziell für den Ausbildungsberuf des Friseurs konzipiert.

Features:

  • auf PC, Smartphone und Tablet nutzbar
  • Berichtsthemen bearbeiten, einsehen und prüfen
  • Wochenberichte als PDF downloaden, digital abzeichnen/nachfragen
  • Azubis zu Ausbilder/Standort zuordnen

Kosten:

Das digitale Berichtsheft für Friseure kostet 59€ pro Auszubildenden für die gesamte Dauer der Ausbildung.

FIS Berichtsheft

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Das FIS Berichtsheft ist besonders für größere Betriebe und Unternehmen mit mindestens 50 Auszubildenden geeignet.

Features:

  • Erstellung und Genehmigung des Berichtsheftes
  • Benachrichtigungen
  • Genehmigungsworkflow
  • Berichtsheft als PDF-Datei ablegen

Kosten:

Die Kosten für das Berichtsheft von FIS erhältst du auf Anfrage.

Online-Berichtsheft von autoFACHMANN

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Das Online-Berichtsheft von autoFACHMANN ist ein digitales Ausbildungsheft speziell für KFZ-Mechatroniker.

Features:

  • Kontrolle der Ausbildungsnachweise für Ausbilder und Berufsschullehrer
  • Zugänge für Prüfer
  • Ausbildungsnachweise für die Prüfungszulassung freigeben
  • Warnmeldung, sobald die Fehlzeiten hoch sind
  • Urlaubsplanung
  • Kommentarfunktion in Berichten

Kosten:

Das Online Berichtsheft von autoFACHMANN ist kostenlos für alle Abonnenten des Ausbildungsjournals.

Berichtsheft Dachdecker

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Der Zentralverband der Dachdecker bietet in Kooperation mit der RM Mediengruppe das Berichtsheft Dachdecker an.

Features:

  • Berichte digital abzeichnen / kommentieren
  • Berichte als PDF downloaden
  • alles für die Prüfung downloaden
  • Verwaltung mehrerer Betriebe
  • vom Zentralverband anerkannt

Kosten:

Die Lösung kostet Ausbildungsbetriebe 39€ pro Auszubildenden und Ausbildungsjahr. Innungsbetriebe zahlen nur 25€.

Fazit - Das digitale Berichtsheft lohnt sich für jeden Ausbildungsbetrieb

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Ein digitales Berichtsheft einzuführen macht für Betriebe jeder Größe Sinn. Digitale Lösungen machen deine Betrieb nicht nur für Arbeitnehmer und Azubis attraktiver, sie vereinfachen den ganzen Ausbildungsworkflow. Nichts geht mehr verloren, Fortschritte der Azubis sind leichter nachzuverfolgen und Ausbilder haben mehr Zeit für die wirkliche Ausbildung, da alle Berichte online verwaltet und signiert werden.

Auch rechtliche Bedenken lassen sich, wie oben beschrieben, einfach aus dem Weg räumen.

Für jede Branche und für jeden Geldbeutel gibt es die richtige Lösung.

Hast du schon Erfahrungen mit digitalen Berichtsheften? Welche Lösung hast du verwendet und welche Vorteile siehst du? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an.

Mehr zum Thema Digitalisierung in Unternehmen findest du in den Kategorien Digitalisierung für Personaler, Handwerker und Geschäftsführer auf Digital Affin.

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