Spesenabrechnung: Vorteile, Ablauf, Tools

Nach der Dienstreise ist vor der Reisekostenabrechnung.

Ein unliebsamer Teil davon: Die Spesenabrechnung.

Noch immer beginnt in vielen Unternehmen jetzt die Zettelwirtschaft mit Formularen und Vorlagen - und vor allem hohen Zeitaufwand.

Eine passende Software schafft da Abhilfe - denn die Abrechnung der Spesen lässt sich auch ganz bequem digital erledigen. Ich erkläre dir, wie das funktioniert.

Was ist eine digitale Spesenabrechnung?

Bei der digitalen Spesenabrechnung werden alle nötigen Belege und Daten direkt in einem webbasierten System erfasst.

Das Sammeln von Papierbelegen fällt damit weg - stattdessen scannen deine Mitarbeiter einfach die entsprechenden Rechnungen mit dem Smartphone ein.

Das System liest mithilfe einer Texterkennung (OCR-Technologie) alle wichtigen Daten aus, der Mitarbeiter muss die Angaben nur noch überprüfen und vervollständigen, bevor er die Belegdaten im System erfassen kann.

Durch Schnittstellen werden die Reisekosten dann automatisch an ein Reisekostensystem übertragen - beispielsweise bei Zahlung mit der Firmenkreditkarte.

Das vereinfacht nicht nur die gesamte Buchhaltung, sondern verringert auch die Fehleranfälligkeit.

Spesen digital abrechnen: Die Vorteile

Effizienzsteigerung

Beleg erhalten, Beleg scannen, Beleg erfassen - fertig. Die Spesenabrechnung zu digitalisieren macht den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnungen effizienter und deutlich weniger fehleranfällig.

Alle Papierbelege für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand manuell zu sammeln und zu sortieren - das fällt weg.

Auch die Buchhaltung muss nach Ende der Geschäftsreise nicht mehr mühevoll alle Belege überprüfen, sondern behält online in Echtzeit den Überblick.

Kostenersparnis

Ein effizienter Prozess bedeutet vor allem auch eines: weniger Kosten.

Denn durch die Digitalisierung der Abrechnung werden deutlich weniger Papier und Druckmaterial benötigt.

Dazu kommt: Entsprechende Belege müssen oft mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Geschieht das mit physischen Dokumenten, fallen teils hohe Lagerkosten für die Archivierung an.

Belege digital in der Cloud zu speichern spart nicht nur Platz - sondern auch Geld.

Entlastung der Mitarbeiter

Wer Spesenabrechnungen digitalisiert, bewahrt seine Mitarbeiter vor langwierigen manuellen Dateneingaben und Genehmigungsprozessen.

Digitale Systeme automatisieren alle wichtigen Arbeitsschritte und erleichtern vor allem auch der Buchhaltung mit den erfassten Daten den Abrechnungsprozess.

Dazu kommt: Ausgaben können schneller zurückerstattet werden - was gleichzeitig auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Wie funktioniert eine digitale Spesenabrechnung?

Automatische Berechnung

Das Ausgabenmanagement ist ein wichtiger Teil der Spesenabrechnung.

Eine passende Software kann die Ausgaben automatisch berechnen - und spart so mühevolles Zusammenzählen aller Ausgaben und komplizierte Excel-Tabellen.

Alle Rechnungsdaten werden durch das Tool summiert und kategorisiert.

Sogar Währungswechselkurse lassen sich schnell und steuersicher abrechnen.

Verknüpfung mit Reisebuchungstools

Reisebuchungen und Spesenerstattungen in einem System kombinieren - das funktioniert.

Bucht ein Mitarbeiter über das Tool seine Geschäftsreise, werden die anfallenden Reisekosten und Hotelrechnungen einfach in ein Abrechnungssystem übertragen.

Das erleichtert nicht nur die Verwaltung von Spesen, sondern stellt sicher, dass die Erfassung und Verarbeitung aller wichtigen Kosten problemlos abläuft.

Integration von Kilometerpauschalen

Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern Kilometergeld für die Reise mit dem eigenen Fahrzeug.

Diese Kilometerpauschale wird direkt in den Prozess der digitalen Abrechnung integriert.

Mitarbeiter geben dafür einfach in der mobilen App die Anzahl der gefahrenen Kilometer ein, das System berechnet die Pauschalen automatisch - was auch die Erstattung schneller und effizienter macht.

Tipps zur Auswahl der richtigen Software

Die richtige Software zur digitalen Reisekostenabrechnung zu finden ist nicht immer einfach - zu groß ist die Auswahl an verschiedenen Anbietern.

Doch es gibt einige Punkte, auf die du bei der Entscheidung achten solltest.

Ordnungsmäßigkeit

Insbesondere bei SaaS-Lösungen solltest du den Anbieter genau unter die Lupe nehmen: Erfüllt er alle in Deutschland erforderlichen Bestimmungen für die gesetzeskonforme Aufbewahrung und Datenverarbeitung, beispielsweise die GoBD?

Gute Richtwerte sind z. B. die Bescheinigungen nach ISAE 3402, IDW PS 951 oder Zertifikate wie ISO 27001.

Benutzerfreundlichkeit

Können Mitarbeiter die Software schnell und einfach bedienen, nötige Daten ganz einfach per Smartphone mit Android und iOS scannen und anschließend exportieren?

Ist die Verarbeitung der Reisekosten für die Buchhaltung unkompliziert, verkürzt die Bearbeitungszeit und entlastet die Mitarbeiter?

All das sind Fragen, die du dir bei der Auswahl der passenden Software stellen solltest.

Integration

Kann die Software in deine bestehenden IT-Infrastruktur integriert werden?

Relevante Schnittstellen sind beispielsweise deine Buchhaltungssoftware, Reisebuchungstools und die Möglichkeit, das Tool über eine mobile App zu nutzen.

Nur, wenn die Software auch tatsächlich in die aktuelle Infrastruktur integriert werden kann, macht sie auch Sinn.

Kosten

Beachte nicht nur mögliche Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Kosten und versteckte Gebühren.

Musst du das Tool monatlich oder pro Benutzer bezahlen - oder erwirbst du eine Lizenz?

Gibt es laufende Gebühren für Wartung oder Support?

Brauchst du zusätzliche Integrationen zu anderen Softwares?

Die besten Tools zur digitalen Spesenabrechnung

SAP Concur

Mit SAP Concur können Nutzer ihre Ausgabenprozesse automatisieren - und so jederzeit die Kontrolle über ihre Finanzen behalten.

Deine Mitarbeiter können von überall aus Belege einscannen, dank intelligenter KI-Technologie werden Spesen automatisch geprüft. So hast du immer den Überblick.

Wichtige Funktionen:

• GoBD-konform
• automatisierte Pauschalenberechnung
• Künstliche Intelligenz
• zahlreiche Schnittstellen

Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage

Spendesk

Spesenabrechnungen in Rekordzeit bearbeiten - das soll mit Spendesk Wirklichkeit werden.

Mitarbeiter laden jede Quittung ganz unkompliziert als Foto hoch, die Buchhaltung kann die Ausgaben dann ebenso einfach abrechnen.

Die aufwändige Arbeit in Excel fällt weg - dank der Komplettlösung für smarte Aufgabenverwaltung.

Wichtige Funktionen:

• automatische Belegerfassung
• OCR Technologie
• Mobile App
• Kilometergeld

Preis: kostenloses Basisabo

ONexpense

Mit ONexpense wird die Spesenabrechnung vollständig digital.

Nutzer müssen die nötigen Belege nur einscannen, die App liest alle wichtigen Informationen automatisch aus.

Auch die Kilometergeldabrechnung können Nutzer über die Software erledigen.

Wichtige Funktionen:

• Smart Scan
• automatischer Export
• Integrationen

Preis: kostenlose Basisversion

Expensya

Mit Expensya können Nutzer die Erstattung von Reisekosten automatisieren. Kilometerpauschale, automatische Genehmigungsprozesse und Richtlinien - all das sorgt für mehr Transparenz und Ausgabenkontrolle.

Daten können in verschiedenen Formaten für DATEV exportiert werden.

Wichtige Funktionen:

• automatische Ausgabenverwaltung
• OCR Technologie
• Mobile App
• Echtzeit-Synchronisierung

Preis: ab 5 Euro monatlich

TravelPerk

Mit TravelPerk können Nutzer alle Bereiche rund um Dienstreisen abdecken - im weltweit größten Reiseinventar. Flüge, Hotels, Mietwägen - all das kann über TravelPerk erledigt werden.

Dazu behältst du jederzeit den Überblick über deine Ausgaben - in Echtzeit.

Wichtige Funktionen:

• Reisebuchung
• Reiserichtlinien festlegen
• schneller Support

Preis: kostenloses Basisabo

N2F

Anbieter N2F hat sich auf internationale Reisen spezialisiert - und bietet deshalb auch eine automatische Währungsumrechnung und elf verschiedene Sprachen.

Dazu verfügt N2F über eine Zeiterfassungsfunktion und die Möglichkeit zur elektronischen Signatur.

Wichtige Funktionen:

• Mobile App
• Smart Scan
• Workflows
• Kilometerpauschalen

Preis: ab 3,90 Euro monatlich

Jenji

Mit Jenji können Unternehmen ihre Spesenabrechnungen in Echtzeit verwalten. Rechnungen werden digitalisiert, ausgelesen und automatisch verarbeitet. Mit Jenji können Reisekosten schnell und unkompliziert bearbeitet werden - ein Grund mehr, die eigenen Reisekosten zu digitalisieren.

Wichtige Funktionen

• Mobile App
• Finanzanalyse
• Smart Scan
• Automatisierungen

Preis: kostenloses Basisversion

Mobilexpense

Über Mobilexpense können deine Mitarbeiter ihren Reiseantrag ausfüllen und ihn über einen transparenten Workflow zur Freigabe abgeben.

Nutzer können die Software auch mit einem Online-Buchungstool verbinden und so ihre Ausgaben noch besser kontrollieren.

Wichtige Funktionen:

• automatisierte Genehmigungen
• Kilometer- und Tagespauschalen
• OCR und HR Data Enhancement
• Smart Scan

Preis: ab 7 Euro monatlich

Expensify

Expensify verbindet Spesenabrechnung mit zusätzlichen Funktionen für Dienstreisen wie Benachrichtigungen für Flüge, Verspätungen oder das automatische Tracken von Kilometern per GPS.

Nutzer können die App außerdem ganz individuell gestalten - je nach Branche und gewünschten Funktionen.

Wichtige Funktionen:

• Smart Scan
• Expense Reports
• Travel Funktionen
• Firmenkreditkarten

Preis: kostenlose Basisversion

Rydoo

Anbieter Rydoo automatisiert den Spesenprozess für seine Nutzer, strafft Erstattungszyklen und schafft mehr Transparenz.

Duplikate werden von der App automatisch identifiziert, Führungskräfte können die Ausgaben ihrer Mitarbeiter in Echtzeit validieren.

Wichtige Funktionen:

• Easy Scans
• automatisierte Policies
• virtuelle Firmenkarten
• Integrationen

Preis: ab 8 Euro monatlich

Fazit: Spesenabrechnung leicht gemacht

Mit der passenden Software wird deine digitale Reisekostenabrechnung einfach und unkompliziert. Ganz egal ob die Buchung von Geschäftsreisen, die Berechnung von Tagespauschalen oder das Erfassen von Daten und Belegen.

Sowohl für Reisende als auch für Mitarbeiter und die Buchhaltung wird mit der optimalen Software die Spesenabrechnung unkompliziert und effizient. Reisekostenabrechnung digitalisieren? Na klar!

Hast Du auch schon Erfahrung mit digitaler Spesenabrechnungen gemacht? Dann hinterlasse uns gerne einen Kommentar.

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