Die beste Handwerker Software für einen effizienten Arbeitsalltag

Bei deinem Handwerksbetrieb dreht sich alles um präzise Handarbeit? Handwerker Software hilft dir, dich ganz auf deine Kernkompetenz zu konzentrieren. Damit sparst du im Büro und auf der Baustelle Zeit.

Welche Handwerker Software die richtige für deinen handwerklichen Betrieb ist und welche Funktionen nicht fehlen dürfen, zeige ich dir in diesem Überblick.

Bereit? Dann packen wir’s an!

Auf dem Weg zum Handwerk 4.0: Software als Effizienztreiber

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und der Digitalverband Bitkom blicken optimistisch auf die Digitalisierung im Handwerk.

Eine gemeinsame Umfrage im Sommer 2022 hat ergeben:
68 % aller Handwerksbetriebe nutzen bereits digitale Technologien.

Die Mehrheit verfügt über eine eigene Website, nutzt Social Media und Onlineverzeichnisse für die Neukundengewinnung und führt Meetings seit Corona auch mal per Skype oder Teams durch.

Etwas langsamer schreitet die Digitalisierung bei handwerklichen Aufgaben voran. So nutzen zum Beispiel erst 15 % der Betriebe eine Software, um Betriebsmittel wie Werkzeuge zu tracken.

In Zukunft dürfte die Zahl allerdings steigen. Denn viele Handwerker sind digitalen Technologien gegenüber positiv eingestellt. Sie erhoffen sich davon laut der Umfrage unter anderem

• Zeitersparnis bei der Büroarbeit und beim Kunden vor Ort
• Optimierungen bei der Lagerung von Material oder der Logistik
• mehr Flexibilität in der Arbeitsorganisation
• höhere Sichtbarkeit bei der Kundschaft
• körperliche Entlastung

Das Angebot für Handwerker Software und der Funktionsumfang der Tools sind groß. So groß, dass die Auswahl der richtigen Software viele Betriebe überfordert.

Damit dir das nicht so geht, zeige ich dir jetzt, was ein digitales Tool für deinen Handwerksbetrieb bieten muss.

Was ist Handwerker Software?

Zunächst klären wir aber, was eine Software für Handwerker eigentlich ist. Grundsätzlich versteht man darunter Tools, die wiederkehrende Aufgaben in der Büroarbeit oder direkt auf der Baustelle so weit wie möglich digitalisieren.

Handwerker Software digitalisiert zum Beispiel den Prozess der Angebots- und Rechnungsstellung oder lässt dich mit deinen Kunden per Chat kommunizieren.

Die handwerkliche Arbeit überlässt das Tool selbstverständlich weiterhin dir – du kannst sie dank schnellerer Prozesse und mehr Zeit allerdings besonders effizient und sorgfältig durchführen.

Braucht mein Handwerksbetrieb eine Handwerker Software?

Vor allem kleine Handwerksbetriebe sind oft unsicher, ob eine Handwerker Software sich für sie wirklich lohnt. Hinzu kommt, dass sie in der Regel viel zu ausgelastet sind, um in Ruhe über neue Tools und schlankere Prozesse nachzudenken.

Doch genau diese Betriebe profitieren von neuen Technologien: Kleine Teams arbeiten enger zusammen als die Abteilungen in großen Konzernen. Sie können sich in der Regel besser auf eine Handwerker Software einigen und Tools schneller in Betrieb nehmen.

Deine Prozesse laufen reibungslos? Auch wenn dein Digitalisierungsdruck noch gering ist, können digitale Tools eine wichtige Investition in die Zukunft deines Betriebs sein. Denk nur an den Fachkräftemangel oder steigende Energiekosten.

Welche Funktionen bietet eine Software für Handwerker?

Der Markt für Handwerker Software wächst. Das liegt unter anderem daran, dass sich in der Branche sehr unterschiedliche Betriebe tummeln, die zum Teil sehr spezielle Anforderungen an eine Software stellen.

Aus dem großen Angebot kann jeder Betrieb das passende Tool wählen. Allerdings ist der Weg dorthin weit, wenn du dich erst einmal durch einen dichten Feature-Dschungel quälen musst.

Konzentriere dich deshalb bei deiner Suche auf Kernfunktionen, die für deinen Betrieb unverzichtbar sind.

Zu den Funktionen, die Handwerksbetriebe häufig benötigen, gehören unter anderem:

• Arbeits- und Terminplanung
• Angebots- und Rechnungserstellung
• Wissensmanagement
• Aufmaß
• Bautagebuch
• Kalkulation
• Kundenkommunikation
• mobile Zeiterfassung
• 3D-Druck
• Projektverwaltung
• Ressourcenplanung
• Werkzeugverwaltung

Handwerker Software für unterschiedliche Gewerke

Viele Softwareunternehmen haben All-in-One-Lösungen im Angebot. Damit wirst du vermutlich die meisten der genannten Funktionen abdecken können.

Es gibt jedoch auch Anbieter, die sich auf verschiedene Branchen konzentrieren und entsprechende Software dafür entwickeln.

Handwerker Software am Bau hilft zum Beispiel, den digitalen Überblick über immer komplexere Bauprojekte zu behalten. Fehleranfällige Papieraufzeichnungen sind damit Geschichte und die Bauplanung wird vereinfacht.

Ähnlich lässt sich mit der passenden Handwerker Software der Fensterbau digital organisieren. Außerdem gibt es Handwerker Software für Dachdecker und Elektriker oder Maler-Software.

Handwerk mit digitalem Anstrich ist also problemlos umsetzbar – doch wie findest du nun die passende Software für deinen Betrieb?

Darauf solltest du bei der Auswahl deiner Handwerker Software achten

Die Qual der Wahl bei der Suche nach einem hilfreichen Tool haben heutzutage alle Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren wollen.

Unabhängig von der Branche gibt es drei Grundregeln, an die du dich bei der Softwareauswahl halten kannst:

• Regel Nummer 1: Die Software sollte die Prozesse deines Handwerksbetriebs so gut wie möglich abbilden. Die besten Features bringen dir nichts, wenn du viele Einsätze beim Kunden hast, sie aber nicht mit dem Tool planen kannst.
• Regel Nummer 2: Damit dich Handwerker Software im Alltag entlastet, sollte sie einfach zu bedienen sein. Sonst kostet das Tool am Ende mehr Zeit als es sparen soll. Intuitive Software wird dagegen gern genutzt und trägt zu mehr Produktivität in deinem Betrieb bei.
• Regel Nummer 3: Eine Handwerker Software kommt selten allein und sollte deshalb kompatibel mit anderen Tools sein. Vielleicht nutzt du bereits eine Software für Buchhaltungsaufgaben oder für dein Marketing? Dann sollte deine neue Handwerker Software über die entsprechenden Schnittstellen verfügen.

Was eine gute Software für Handwerker unbedingt leisten muss

Eines der wichtigsten Auswahlkriterien überhaupt ist das Thema Datensicherheit. An die Vorschriften der DSGVO müssen sich Elektriker, Dachdecker und Maler genauso halten wie Großunternehmen. Achte deshalb bei der Auswahl digitaler Tools darauf:

• Welche Daten die Software speichert
• Wo die Server des Anbieters stehen – idealerweise in Deutschland oder einem anderen EU-Land
• Welche Vorkehrungen der Anbieter in Sachen Sicherheit trifft – zum Beispiel die Verschlüsselung von Daten

Wichtig im Zusammenhang mit der Sicherheit ist die Art der Software: Es macht einen Unterschied, ob du das Tool deiner Wahl mietest oder kaufst.

Kaufen oder mieten: So kannst du Handwerker Software nutzen

Bei Software unterscheidet man heute zwischen Software as a Service (SaaS) und On-Premises-Lösungen.

Bei einer SaaS-Variante zahlst du monatlich einen festen Betrag. Der Anbieter stellt dir dann seine Software fürs Handwerk in der Cloud zur Verfügung – wie eine Handwerker Software App im Browser.

Du kannst die Cloud-Software am Mac oder am Windows-PC, auf dem Smartphone oder auf dem iPad nutzen. Für den datenschutzkonformen Umgang mit deinen Daten ist der Softwareanbieter zuständig.

In der On-Premises-Version kaufst du die Softwarelizenz und installierst das Programm auf deinen eigenen Servern. Für Updates und Datenschutz bist du selbst verantwortlich.

Im Handwerk ist in der Regel die Cloud-Variante die praktikablere Lösung. Du sparst dir die Kosten für den Kauf eines Servers und musst dir um die Aktualität und Sicherheit deiner Software keine Sorgen machen.

12 Tools für das Handwerk: Software-Test der besten Anbieter

Jetzt weißt du, worauf es bei der Auswahl einer Handwerker Software ankommt und was du damit machen kannst. Im Folgenden stelle ich dir einige Tool-Anbieter vor, mit denen du deinen Handwerksbetrieb digitalisieren kannst.

Hero

Die Hero Software ist eine CRM-Software für das Handwerk. Mit der Lösung stellen Betriebe verschiedener Gewerke alltägliche Arbeitsprozesse und die Unternehmensverwaltung digital auf. Die Cloud-Software bietet zahlreiche Tools, die für kleinere Betriebe und für Einsteiger allerdings überfordernd wirken können.

Top 3 Features:

• Projektmanagement
• Terminplaner
• Baustellendokumentation

Besonderheiten:

• Schnittstellen: DATEV, GAEB, lexoffice, Datanorm und weitere
• Datenspeicherung in Deutschland
• Testphase verfügbar
• Preis: ab 29 € pro Nutzer und Monat

ToolTime

ToolTime digitalisiert Arbeitsabläufe in Handwerksbetrieben verschiedener Gewerke. Alle wichtigen Dokumente sind digital gespeichert. Dein Team behält damit bei der Büroarbeit und beim Kunden vor Ort den Überblick über alle Aufträge und hat sicheren Zugriff auf den Kundenstamm.

Top 3 Features:

• Planung
• Zeiterfassung
• Dokumentation

Besonderheiten:

• DSGVO-konform
• Demo buchbar
• Preis: ab 35 € pro Nutzer und Monat

Streit

Hinter Streit steckt eine kaufmännische Software für Handwerker, die als App, im Browser und zusätzlich als Desktop-Version verfügbar ist. Sie unterstützt dich bei der Verwaltung und Organisation deines Handwerksbetriebs.

Top 3 Features:

• Stammdaten
• Werkzeugverwaltung
• Archiv

Besonderheiten:

• DSGVO-konform
• Demo buchbar
• Preis: auf Anfrage

Plancraft

Wenn du eine schlanke Software zur Angebotserstellung im Handwerk suchst, ist Plancraft vielleicht die Lösung für dich. Das Tool für kleine und große Betriebe konzentriert sich auf Angebote und Abrechnung, bietet aber auch Möglichkeiten, Aufträge zu organisieren und direkt beim Kunden Aufmaß zu nehmen.

Top 3 Features:

• Projektmappen
• Finanzverwaltung
• projektspezifischer Chat

Besonderheiten:

• DSGVO-konform
• Testphase verfügbar
• Preis: ab 29,90 € pro Nutzer und Monat

Das Programm

Das Programm ist eine All-in-One-Lösung für Handwerker, die ihre Büro- und Planungsaufgaben digitalisieren. Das Tool hilft Handwerksbetrieben, bessere unternehmerische Entscheidungen zu treffen und vor ihren Kunden noch professioneller aufzutreten.

Top 3 Features:

• Terminplanung
• Abnahmeprotokoll
• Leistungstexte

Besonderheiten:

• Schnittstellen zu Datanorm, GAEB, IDS Connect, DATEV, DA11, XRechnung, ZUGFeRD und mehr
• Datenspeicherung in Deutschland
• Demo buchbar, Testphase verfügbar
• Preis: ab 9,90 € pro Nutzer und Monat

Sage

Die Sage Software fürs Handwerk bietet Funktionen für verschiedene Anforderungen unterschiedlicher Gewerke. Dir steht ein Basispaket zur Verfügung, das du beliebig um weitere Pakete erweitern und so zu einer individuellen Software ausbauen kannst.

Top 3 Features:

• SmartFinder
• Express-Auftrag
• Termin- und Ressourcenplanung

Besonderheiten:

• Schnittstellen unter anderem zu GAEB, IDS, Dokumenten-Management-System
• Datenspeicherung in Deutschland
• Preis: ab 14,81 € pro Nutzer und Monat

OpenHandwerk

Mit OpenHandwerk steuerst du deinen wachsenden Handwerksbetrieb aus einer Software heraus. Die All-in-One-Lösung bietet dafür zahlreiche Funktionen und Schnittstellen. Wenn du willst, legst du mit der Cloud-Software den Grundstein für dein papierloses Büro.

Top 3 Features:

• Projektmanagement
• Dokumentenmanagement
• Organisation von Ressourcen und Finanzen

Besonderheiten:

• über 20 Schnittstellen rund um Buchhaltung, Produktdaten, Lagerverwaltung und mehr
• Datenspeicherung in Deutschland
• Demo buchbar, Testphase verfügbar
• Preis: je nach Rolle ab 5 € pro Nutzer und Monat

Towio

Towio wurde von einem Startup innerhalb der Würth-Gruppe entwickelt. Die digitale Plattform ist modular aufgebaut, sodass Handwerksbetriebe verschiedener Branchen ihren Funktionsumfang selbst zusammenstellen und verschiedene Prozesse in ihrem Betrieb digitalisieren können.

Top 3 Features:

• Servicetickets
• Aufgaben-Assistent
• Servicebericht

Besonderheiten:

• Datenspeicherung in Deutschland
• Demo buchbar, Testphase verfügbar
• Preis: auf Anfrage

Taifun Software

Die kaufmännisch orientierte Taifun Software richtet sich an 1-Mann-Betriebe und mittelständische Unternehmen. Diese können mit der Auftragsmanagement-Software für das Handwerk administrative Aufgaben vom Angebot bis zur Rechnungserstellung digitalisieren.

Top 3 Features:

• Projektverwaltung mit Bautagebuch
• automatisiertes Mahnwesen
• Dashboards

Besonderheiten:

• Schnittstellen zu: CAD-Programmen, DATANORM, Open Masterdata, IDS, UGL-Online, ZUGFeRD, GAEB und mehr
• Datenspeicherung in Deutschland
• Demo buchbar
• Preis: auf Anfrage

Handly

Handly spricht vor allem kleine Handwerksbetriebe an, die eine schlanke und einfache Lösung für die digitale Zusammenarbeit mit dem Team, Partnern und Kunden suchen. Die App ist übersichtlich und aufgeräumt und bietet nützliche Funktionen ohne viel Schnickschnack.

Top 3 Features:

• Auftragsbuch
• Auftragsdokumentation
• Plantafel

Besonderheiten:

• Testphase verfügbar
• Preis: ab 14,90 € pro Betrieb und Monat

blue:solution – tophandwerk (früher TopKontor Handwerk)

Die Handwerker Software blue:solution – tophandwerk ist eine modulare Auftragsverwaltungssoftware für das Handwerk. Sie hält dir den Rücken frei, damit du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Das Tool wurde von Handwerkern entwickelt und bietet deshalb alle Basics, die dein Betrieb braucht.

Top 3 Features:

• Verwaltung von Kundendaten
• Übersicht über Reparaturaufträge und Dokumentation
• mobile Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten

Besonderheiten:

• Schnittstellen zu DATANORM, UGL, IDS, OCI, GAEB und mehr
• Datenspeicherung in Deutschland
• Testphase verfügbar
• Preis: On-Premises ab 1.500 €, als Cloud-Version ab 59,90 € pro Nutzer und Monat

Lexware

Mit Lexware bekommst du ein solides Rechnungsprogramm für deinen Handwerksbetrieb und sparst Zeit beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Zusätzlich gibt es Funktionen wie Aufmaßberechnung, Service-Aufträge und Sammelrechnungen.

Top 3 Features:

• Materialverwaltung
• Inventur
• Business Cockpit

Besonderheiten:

• Schnittstellen zu Datanorm, Eldanorm, ZVEH-Norm, GAEB, DATEV, eShop-Schnittstelle
• Datenspeicherung in Deutschland
• Demo buchbar, Testphase verfügbar
• Preis: ab 24,40 € pro Nutzer und Monat

Fazit: Du entscheidest, was für dich die beste Software fürs Handwerk ist!

Egal ob du nur für die Zeiterfassung eine Handwerk-Software suchst oder alle Prozesse von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung digitalisieren willst: Mit dem richtigen Tool sparst du Zeit und kannst dich voll und ganz auf deine handwerklichen Leistungen konzentrieren.

Worauf es bei der Auswahl der richtigen Software ankommt, weißt du jetzt. Wenn du außerdem wissen willst, wie du einzelne Bereiche und Prozesse in deinem Betrieb optimieren kannst, dann schau dich gern bei unseren Artikeln für Handwerker und für Selbstständige um.

Was muss eine Handwerker Software aus deiner Sicht können? 

Schreib mir deine Gedanken direkt in die Kommentare.