Digitale Rechnungsverarbeitung einführen und Stolperfallen umgehen

Die heutige schnelllebige Geschäftswelt lebt von der effizienten Verwaltung von Finanztransaktionen. Die digitale Rechnungsverarbeitung revolutioniert diesen Bereich mit Automatisierung und Optimierung. 

Dieser Blogartikel taucht in die Welt der automatisierten Rechnungsabwicklung ein, beleuchtet ihre Vorteile und zeigt, wie du in deinem Unternehmen Kosten senken, Fehler minimieren und Prozesse beschleunigen kannst.

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Digitale Rechnungsverarbeitung bezieht sich auf Automatisierung und Optimierung des Prozesses der Rechnungsabwicklung. Dies ermöglicht es dir, die Effizienz im Unternehmen zu steigern.

1. Eingang der Rechnung:

• Die Rechnungen können digital per E-Mail oder durch eine digitale Poststelle oder Briefkasten eingehen
• Papierrechnungen werden gescannt und digitalisiert

2. Erfassung und Verarbeitung:

• Digitale Datenextraktion und -klassifizierung durch OCR-Technologie (Optical Character Recognition)
• Validierung der erfassten Daten

3. Rechnungsworkflow-Integration:

• Automatische Weiterleitung der Rechnungen an die zuständigen Personen oder Abteilungen
• Digitale Freigabe- und Genehmigungsprozesse

4. Buchhaltung:

• Integration mit Buchhaltungssystemen für die automatische Verbuchung
• Archivierung der digitalen Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften

5. Bezahlung:

• Automatisierung der Zahlungsprozesse

6. Reporting und Analyse:

• Tools für das Berichtswesen und die Analyse zur Verbesserung der Prozesseffizienz

Welche Abteilungen im Unternehmen sind betroffen?

Buchhaltung:

Die Buchhaltungsabteilung ist direkt betroffen, da sie für die Verarbeitung und Buchung der Rechnungen verantwortlich ist. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nimmt besonders hier viel Arbeit ab, verhindert menschliche Fehler und spart Zeit.

Einkauf/ Beschaffung:

Abteilungen, die Waren und Dienstleistungen beschaffen, sind involviert, da sie oft die Rechnungen genehmigen müssen.

Management:

Das Management profitiert von verbesserten Finanzdaten und Analysen sowie von Kosteneinsparungen durch effiziente Prozesse.

IT-Abteilung:

Die IT-Abteilung ist für die Implementierung und Wartung der Technologielösungen zuständig.

Lieferanten und Kunden:

Auch externe Stakeholder können von schnelleren und genaueren Prozessen profitieren.

Die Implementierung einer digitalen Rechnungsverarbeitung kann signifikante Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen, Effizienz, Datenqualität und Compliance mit sich bringen. Es ist jedoch wichtig, dass du die entsprechenden Technologien sorgfältig auswählst und sicherstellst, dass die Tools die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen einhalten.

So funktioniert der Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung 

Der Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung umfasst mehrere Schritte, vom Eingang der Rechnung bis zur Bezahlung und Archivierung. So sieht der Prozess im Detail aus:

• Digital: Rechnungen werden digital über E-Mail, ein Portal oder elektronische Datenübertragung empfangen
• Papierform: Papierrechnungen werden gescannt und in digitale Formate umgewandelt, oft mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Text und Daten zu extrahieren

2. Datenerfassung und -validierung

• Erfassung: Die Rechnungsdaten, einschließlich Rechnungsnummer, -datum, Lieferantendetails, Betrag usw., werden automatisch erfasst
• Validierung: Die Daten werden überprüft, um ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten

3. Rechnungsverarbeitung & Rechnungsfreigabe

• Zuordnung: Die Rechnung wird automatisch der entsprechenden Bestellung oder Lieferung zugeordnet, wenn anwendbar
• Genehmigung: Die Rechnung wird an die zuständige Person oder Abteilung zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet

4. Zahlung

• Zahlungsfreigabe: Nach der Genehmigung wird die Zahlung freigegeben
• Zahlungsverarbeitung: Die Zahlung wird automatisch durch das integrierte Finanzsystem verarbeitet

5. Archivierung

• Speicherung: Die digitale Rechnung und alle zugehörigen Dokumente und Daten werden sicher und rechtskonform archiviert
• Zugriff: Die archivierten Daten sind für zukünftige Referenzen und Audits leicht zugänglich

6. Berichterstattung und Analyse

• Berichte: Periodische Berichte über den Rechnungsverarbeitungsprozess werden erstellt, um Leistung und Effizienz zu bewerten
• Analyse: Die Daten werden analysiert, um Trends zu identifizieren, Kosten zu kontrollieren und Prozesse zu optimieren

7. Compliance

• Sicherheit: Sicherheitsprotokolle gewährleisten die Vertraulichkeit und Integrität der Daten
• Vorschriften: Einhaltung aller rechtlichen und steuerlichen Vorschriften, einschließlich der Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Die Technologie spielt eine Schlüsselrolle in jedem Schritt dieses Prozesses, von der Digitalisierung und Datenextraktion über Workflow-Automatisierung und Integration mit Finanzsystemen bis hin zur Archivierung, Sicherheit und Compliance. Unternehmen, die diesen digitalen Ansatz verfolgen, können von einer erhöhten Genauigkeit, Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparung profitieren.

Das kannst du mit digitaler Rechnungsverarbeitung sparen

Mit digitaler Rechnungsverarbeitung kannst du in deinem Unternehmen in verschiedenen Bereichen erhebliche Einsparungen erzielen. Hier sind einige der wichtigsten Kostensenkungs- und Effizienzvorteile:

1. Zeit- und Arbeitskosten

• Schnellere Verarbeitung: Automatisierte Prozesse reduzieren die Zeit, die für die Rechnungsbearbeitung benötigt wird
• Weniger manuelle Arbeit: Automatisierung reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe und -überprüfung

2. Papier- und Druckkosten

• Weniger Papierverbrauch: Durch Digitalisierung wird der Bedarf an Papierdokumenten minimiert
• Geringere Druck- und Versandkosten: Digitale Rechnungen erfordern keinen Druck oder physischen Versand

3. Lager- und Archivierungskosten

• Digitale Archivierung: Spart Raum- und Verwaltungskosten für die physische Archivierung
• Einfacherer Zugriff: Digitale Dokumente sind leichter zugänglich und organisierbar

4. Fehler- und Korrekturkosten

• Geringere Fehlerquote: Automatisierung reduziert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung
• Einfachere Korrekturen: Fehler in digitalen Dokumenten können schneller und kostengünstiger behoben werden

5. Finanz- und Cashflow-Management

• Besseres Cashflow-Management: Durch schnellere Verarbeitung können Zahlungen rechtzeitig und effizient verwaltet werden
• Rabatte und Boni: Durch schnelle Rechnungsbearbeitung können Skonti und frühzeitige Zahlungsrabatte genutzt werden

6. Compliance- und Audit-Kosten

• Einfachere Compliance: Digitale Prozesse erleichtern die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorschriften
• Effizientere Audits: Digitale Daten und Dokumente erleichtern und beschleunigen den Prüfprozess

7. Kommunikations- und Koordinationskosten

• Verbesserte Kommunikation: Digitale Workflows fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens
• Geringere Koordinationsaufwände: Automatisierte Benachrichtigungen und Genehmigungen reduzieren den Koordinationsaufwand

Durch die Implementierung digitaler Rechnungsverarbeitung können Unternehmen also ihre operativen Kosten senken, die Prozesseffizienz steigern, die Genauigkeit verbessern, die Compliance erleichtern und insgesamt eine bessere finanzielle Gesundheit und Wettbewerbsfähigkeit erzielen.

Tipps und Stolperfallen in der Projektierung

Bei der Projektierung der digitalen Rechnungsverarbeitung können verschiedene Herausforderungen und Stolperfallen auftreten.

So solltest du zu Anfang Anforderungen und Ziele des Projekts klar definieren, da unklare oder sich ändernde Anforderungen zu Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen führen können. 

Auch solltest du sicherstellen, dass das ausgewählte Tool mit deinen bestehenden Systemen zusammenarbeiten kann, um den Vorteil der Automatisierung vollständig ausnutzen zu können. Die Datenmigration und Integration mit deinen bestehenden System solltest du im Vorhinein genau planen, um Datenverluste oder Korruption zu verhindern.

Die Mitarbeiter aller betroffenen Abteilungen sollten geschult und die Akzeptanz des neuen Systems gefördert werden. Wissen deine Mitarbeiter nicht, wie das System funktioniert, dauert es deutlich länger, bis Effizienzsteigerungen erreicht oder bemerkbar werden.

Hat die IT das System eingerichtet, macht es Sinn das Tool im kleinen Rahmen erst einmal zu testen, um die Funktionalität sicherzustellen, bevor es unternehmensweit implementiert wird, nicht funktioniert wie es soll und den ganzen Betrieb aufhält, statt zu helfen. Oft findet man während der Implementierung im kleinen Kreis noch Fehler oder Probleme, die ausgemerzt werden sollten.

Da auch externe Stakeholder am Prozess beteiligt sind, solltest du Kunden und Lieferanten Änderungen mitteilen, damit diese davon nicht überrascht werden und sich auf die Änderungen einstellen können.

Anbieter digitaler Rechnungsverarbeitungstools

Um dir die Recherche zu erleichtern, habe ich sechs Anbieter herausgesucht, die ich im Folgenden genauer vorstelle:

Finway

Finway ist eine Software, mit der du deine Rechnungsverarbeitung digitalisieren, automatisieren und vereinfachen kannst. Das deutsche Unternehmen muss sich dabei an die strengen Datenschutzverordnungen der EU und Deutschland halten, was der Sicherheit deiner Daten und der deiner Kunden zugute kommt. 

Features:

• mehrstufige Freigabeprozesse & Workflows
• Lieferanten- & Mitarbeiterregeln
• Vorkontierung & Rechnungssplit
• virtuelle & physische Karten, sowie Bankanbindung
• Budgets & Reporting
• Auslagenerstattung
• DATEV-Export & Schnittstelle
• Abonnement-Management
• Mobile Apps
• Google & Azure Single Sign-On
• Reisekostenmanagement
• individualisierbare CSV-Exporte
• Multi-Mandantenfähigkeit
• Kostenstellengruppen
• individualisierbare Rollen & Rechte

Kosten:

Finway kannst du 14 Tage kostenlos testen oder dir in einer 45-minütigen, unverbindlichen Demo zeigen lassen. 

Die Preise beginnen bei 199 € für 100 monatliche Rechnungen und skalieren je nach Anzahl der Rechnungen und ausgewähltem Preismodell nach oben. Bei über 1000 Rechnungen im Monat kannst du eine individuelle Lösung anfragen. 

d.velop

d.velop ist eine Softwarelösung für digitales Dokumentenmanagement. Das Tools unterstützt dich unter anderem dabei, deine Rechnungsprozesse durch Digitalisierung, Automatisierung und Integration in bestehende Systeme zu optimieren und zu vereinfachen.

Features:

• nahtlose Integration in Bestandssysteme (ERP-, Fibu- & WaWi)
• GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
• Sichtkontrolle mit Unterstützung durch KI
• Rechnungseingang per Mail, API oder Papier
• kein manuelles abtippen, automatische Auslese und Extraktion der Daten

Kosten:

d.velop kannst du 30 Tage kostenlos testen. Danach beginnen die Preise bei 23 € pro User und Monat.

Amagno

Amagno ist ein digitales Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungssystem, das Unternehmen hilft, ihre Dokumente und Prozesse zu digitalisieren, zu organisieren und zu automatisieren.

Features:

• als Cloud-Dienst oder On-Premise Lösung buchbar
• Einsatz moderner Verschlüsselung für Dateien und Kommunikation
• rechtskonform gem. GoBD via IDW PS 880 Produktzertifikat, sowie ISO und DSGVO
• Datenexport auf deinen lokalen Speicher
• Amagno Restful API für Schnittstellen mit DATEV, SAP, Onlinebanking, lexoffice und vielen mehr

Kosten:

Amagno kannst du 30 Tage lang kostenlos testen. Die Preise sind sehr individuell, daher hat Amagno einen Preiskalkulator auf der Webseite eingebaut.

humbee

Mit humbee kannst du Skontoerträge sichern, Durchlaufzeiten reduzieren und die Transparenz deiner Buchhaltung erhöhen.

Features:

• lokales Scannen von Papierrechnungen
• OCR Extraktion und Beleglesung
• ZUGFeRD-Daten für die Erkennung nutzen
• Schnittstelle zur DATEV und SAP, ADDISON und weitere ERP-Systeme auf Anfrage
• rechtssichere, GOBD konforme Archivierung
• Aufbewahrungsfristen gemäß & 238 & § 257 HGB und § 147 Abgabenordnung
• Erkennen doppelter Rechnungen
• ein- oder mehrstufige Rechnungsprüfung
• Verfahrensdokumentation

Kosten:

humbee kannst du dir in einem ca. 30-minütigen Demogespräch zeigen lassen und 30 Tage lang kostenlos testen. Die Preise danach beginnen bei 39,70 € pro Benutzer und Monat.

sevDesk

sevDesk ermöglicht dir eine digitale, rechts- und revisionssichere sowie effiziente  Rechnungsverarbeitung.

Features:

• Pflichtangaben werden ausgefüllt
• Steuersätze werden berechnet
• Rechnungen können überall & jederzeit verwaltet werden
• individuelles und professionelles Design deiner Rechnungen
• integrierter Post-Schnittstelle zum Versenden
• Bankenschnittstelle
• Rechnungsmonitor für offene Rechnungen

Kosten:

sevDesk kannst du 14 Tage lang kostenlos testen. Danach beginnen die Preise bei 11,90 € pro Monat bzw. 8,90 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Comarch

Comarch hilft dir bei der Straffung, Neugestaltung und Automatisierung deiner AR/AP-Prozesse.

Features:

• Multichannel/OCR
• E-Archiv
• 3-Way-Matching
• Dokumentenmanagement
• interne Arbeitsabläufe
• Multi-ERP-Integration
• dynamische Skonto-Gewährung

Kosten:

Die Kosten für deine individuellen Anforderungen erfährst du in einem 30-minütigen Informationsgespräch mit einem Experten.

Fazit - Digitale Rechnungsverarbeitung ist die Zukunft

Digitalisiert du deinen Rechnungseingang bzw. die Rechnungsverarbeitung führt das nicht nur zu mehr Effizienz und weniger Fehlern, sondern du sparst Geld und gehst einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro und Umweltschutz im Unternehmen.

Die digitale Rechnungsverarbeitung steht im Zentrum der modernen Unternehmensfinanzierung, indem sie Effizienz steigert, Kosten reduziert und die Genauigkeit der Datenverarbeitung verbessert. In einer Welt, die sich zunehmend auf Technologie stützt, ist der Übergang zu automatisierten Rechnungsprozessen nicht nur wünschenswert, sondern auch notwendig, um wettbewerbsfähig, compliant und agil zu bleiben.

Hast du in deinem Unternehmen die Rechnungsverarbeitung bereits digitalisiert? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht und welche Tools nutzt du? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Geschäftsführer und Selbstständige wissen? Dann schau gerne bei unserem Blog Digital Affin vorbei.