Digitaler Briefkasten Vergleich – TOP5+ Anbieter 2026

Hast du nicht auch schon mindestens einmal davon geträumt, deine Briefe am Smartphone empfangen zu können? Einfach, um nicht so viel Papiermüll im Briefkasten durchwühlen zu müssen? Oder um das Schreiben nicht zu verlegen?

Bist du vielleicht häufig auf Reisen und hast es leid, ständig jemanden bitten zu müssen, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz für dich zu öffnen oder nachzusenden, damit du keine Fristen versäumst?

Es gibt eine Lösung, sich nicht mehr mit dem Papierkram beschäftigen zu müssen.

Und das sowohl für Privatpersonen, als auch für Selbstständige und Unternehmen.

Lass uns jetzt tief eintauchen in den Artikel.

Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten

Zum Glück haben findige Köpfe den Bedarf an digitalisierter Postzustellung erkannt und so gibt es auch in Deutschland bereits einige Unternehmen, die diesen Service anbieten. Damit sparst du dir manuelle Arbeit beim Öffnen von Briefen und verteilen der Post.

Im Grunde genommen geschieht Folgendes mit deiner Briefpost:

Die Post wird nicht in deinen Briefkasten geworfen, sondern in den des Dienstleisters deines Vertrauens. Dieser scannt die Briefe und stellt sie dir digital zur Verfügung.

Damit das so funktioniert sind einige Schritte als Vorbereitung zu erledigen:

1. Du meldest dich bei dem für dich passenden Digitalen Briefkasten an

2. Du erstellst einen Nachsendeauftrag bzw. lässt diesen vom Anbieter einrichten. Alternativ erhältst du ein Postfach beim Scanservice, wohin du deine Post schicken lassen kannst

3. Briefe werden an das Scan Zentrum umgeleitet. Dort wird deine tägliche Briefpost geöffnet und als Sammelsendungen automatisiert gescannt

4. Du bekommst per E-mail oder Push-Beanchrichtigun auf der App Bescheid, dass du Post bekommen hast

5. Die Archivierung deiner Post ist je nach Digitalem Briefkasten Anbieter teils- oder voll enthalten

Funktioniert ein Digitaler Briefkasten mit jeder Post?

Pakete werden selbstverständlich vom Scanservice ausgeschlossen. Es wird beim Nachsendeservice nur die Briefpost berücksichtig.

Bei Briefen von Behörden gibt es oftmals Bedenken, ob der Scanservice der Anbieter auch einwandfrei funktioniert. Das hat den Hintergrund, dass Gerichte, Rentenversicherung, Ämter und oft auch Banken gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Post an die Meldeadresse zuzustellen.

Dazu wird in der Regel eine Vorabverfügung auf das Kuvert gedruckt, dass wenn der Adressat verzogen ist (bzw. ein Nachsendeauftrag über einen Nachsendeservice eingerichtet ist), der Brief an den Absender zurückgeschickt werden solle.

Soviel zur Theorie. Für die Praxis habe ich mich direkt beim Geschäftsführer von Caya einmal erkundigt, wie Behörden damit umgehen.

Kommunikation mit Behörden klappt nach unserer Erfahrung aus hunderttausenden Briefen problemlos. Die Briefe werden i.d.R. problemlos weitergeleitet. Behörden arbeiten i.d.R. nicht mit Vorausverfügungen (nur weil jemand das auf einen Brief schreibt hält sich die Post nicht daran. Eine Vorausverfügung kann nur noch kostenpflichtig als Teil von PremiumAddress gebucht werden).

Das bedeutet, dass bei Caya beispielsweise Wahlunterlagen, Steuerbescheide oder Bescheide vom Jobcenter als zu digitalisierende Post ankommen.

Zudem gilt zu beachten: Der Nachsendeauftrag sollte auf "Vorübergehende Abwesenheit", und nicht auf "Umzug" lauten. Dann tritt das beschriebene Szenario der Benachrichtigung "Empfänger verzogen" nicht ein.

Die allermeisten Behörden akzeptieren übrigens auch eine alternative Korrespondenzadresse. Dies ist zum Beispiel beim Finanzamt der Standard, so wie man ja auch hinterlegen kann, dass die Kommunikation über den Steuerberater erfolgen soll. Es geht also nicht darum die Meldeadresse zu ändern, sonder eine Korrespondenzadresse zu hinterlegen.

Schauen wir uns daher die wichtigsten Anbieter für digitale Briefkästen in Deutschland einmal an. Das sind diese Lösungen: POSTSCAN, Caya, DropScan, clevver.io, und dogado.

Im weitern Artikel folgt eine Vorstellung der Anbieter.

Archivierung deiner digitalen Post

Die Besonderheit bei Nutzung eines Digitalen Briefkastens ist es auch, dass deine Post archiviert wird. Die Scan-Services unterscheiden hierbei zwischen Kurzzeitarchiv und Langzeitarchiv.

Wie lange deine physische Dokumente dort archiviert werden?

In der Regel lagern die Briefdokumente zunächst für 3 Monate bei den Anbietern. In dieser Zeit kannst du die Originale anfordern. Je nach Anbieter werden werden die physischen Dokumente nach dieser Zeit vernichtet oder im Langzeitarchiv für bis zu 10 Jahre aufbewahrt, bevor sie in den Schredder kommen.

Digital stehen dir die Dokumente in der digitalen Dokumentenablage immer zur Verfügung.

Kurzer Hinweis: Für Unternehmen ist Thema Posteingang digitalisieren definitiv auch durch die Digitale Transformation ein sehr wichtiger Ansatz geworden, um die Effizienz zu steigern, mit dem Unternehmen grüner zu werden und auch Kosten einzusparen.

POSTSCAN, die digitale Ergänzung zum Briefkasten

POSTSCAN ist der offizielle Service der Deutschen Post zum digitalisieren deiner täglichen Briefpost. Es lohnt sich besonders, wenn du länger in den Urlaub fährst, oder auf Geschäftsreise bist. Macht aber auch deinen Alltag digitaler.

Die physische Post wird auch weiterhin zugestellt, allerdings gesammelt am Ende der Vertragslaufzeit bzw. eines jeden Monats.

Einen extra Nachsendeauftrag braucht es keinen, da die Briefe bereits bei der Deutschen Post sind.

POSTSCAN kann online beauftragt werden. Nach der Registrierung musst du noch die Bestätigung der AdressTAN eingeben.

Erst ab der (bereits digitalen) Zustellung der Auftragsbestätigung wird die Post an ein Digitalisierungszentrum automatisch weitergeleitet und alles Scannbare digitalisiert und als E-Post zur Verfügung gestellt.

Seit dem 29. Oktober 2024 gibt es die Option der kostenlosen E-Mail-Weiterleitung von Postscans an das eigene E-Mail-Postfach für WEB.DE und GMX Nutzer:innen an. Postscans werden weiterhin parallel sowohl im Shop als auch per E-Mail zugestellt.

Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 14,99 €. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag an die E-Postadresse zugesendet.

Fakten im Überblick:

• Anmeldung mit AdressTAN

• Automatische Weiterleitung ohne Nachsendeauftrag

• Scannt Post und stell diese Online zur Verfügung

• Datenschutzkonforme Lagerung inklusive

• Kostet monatlich 14,99 €

Mit Caya die Post online empfangen

Das Dokumentenmanagement-Tool bietet auch einen digitalen Post-Scan-Service. So ist Caya sowohl für Unternehmen und auch Privatnutzer geeignet.

Bei Caya (*Gutschein-Code: 20% für 3 Monate sichern mit "DIGITALAFFIN20") kannst du dich bereits nach erfolgter Anmeldung zurücklehnen, denn dieser Dienstleister übernimmt sogar das Erstellen eines Nachsendeauftrages für dich. Außerdem ist das Archivieren der Originalpost kostenlos, zumindest für einen gewissen Zeitraum.

Caya ist als Dokumentenmanagement-Software insbesondere auf Geschäftskunden spezialisiert, bietet aber auch für Privatkunden tollen Komfort für das Digitalisieren von Briefen.

Privatkunden bei Caya

Caya bietet für Privatkunden 3 Tarife an: Jeder findet hier das Richtige, vom Single-Haushalt bis zur Familie mit 5 Empfängern. Der Preis für das Jahresabo beginnt dabei schon ab 12,99 € pro Monat für den Single-Tarif und steigert sich auf 19,99 € beim Couple- und 29,99 € Family-Tarif, in denen eine quartalsweise Sammelsendung enthalten ist.

Die Tarife enthalten eine unterschiedliche Anzahl an Scans pro Monat. So sind im Single-Tarif 10 Scans enthalten und für Familien gibt es 30 Scans. Sollte die Zahl einmal überstiegen werden, werden weitere Scans mit 1,19 € pro Scan berechnet.

Mit Abschluss einer der Tarife kommt für den Nachsendeauftrag ein einmaliger Selbstkostenanteil hinzu.

Mehr Infos für Privatnutzer

Geschäftskunden bei Caya

Unternehmen können ihren Tarif nach Menge an Scans und Nutzern auswählen.

Zur Auswahl gibt es Essentials (9,99€ / Monat und Nutzer), Standard (24,99€ / Monat und Nutzer) und Professional (79,99€ / Monat und Nutzer). Mit jedem Paket gibt es mehr Integrationsmöglichkeiten, höhere Sicherheit sowie einen verbesserten Support.

Hinzu kommt das Volumen an zu scannenden Briefen pro Monat. Du kannst auswählen zwischen 5 bis 10.000 Briefe pro Monat oder Caya auch ohne Postdigitalisierung nutzen. Mehr Briefe gehen auf Anfrage.

Eine detaillierte Auflistung der Preis- und Leistungsbestandteile findest du für Geschäftskunden hier.

Egal für welchen Tarif du dich entscheidest, die Document Automation Suite steht im Mittelpunkt.

Damit lassen sich Dokumente mit Tags klassifizieren und die smarte Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Inhalten. Zudem kannst du Workflows einsetzen, um Prozesse zu automatisieren. So wird Post weitergeleitet oder Rechnungen freigegeben oder Dokumente direkt unterzeichnet.

Per Smartphone oder Desktop hast du Zugriff im Browser und als App.

Fakten im Überblick:

• Nachsendeauftrag wird von Caya eingerichtet

• Kosten ab 12,99 € für Privat

• Dokumenten-Software für Unternehmenskunden zzgl. digitalem Posteingang und automatisierten Workflows

• Dokumente können per Tag und Volltextsuche gefunden werden, in Ordner organisiert und jeder Zeit als PDF heruntergeladen werden

• Schneller start und flexible Laufzeit

Hier gibt es noch mehr zu meinen Caya Erfahrungen. 

REISSWOLF & dogado digitalisiert deine Tagespost

Update: REISSWOLF & dogado haben ihren Service neu gestartet. Zu den Neuerungen zählt unter anderem auch eine Android und iOS App.

REISSWOLF & dogado hat sich auf die Digitalisierung deiner Tagespost spezialisiert und setzt sich damit für das papierlose Büro ein. Die Post wird jeden Tag zur Scan-Zentrale umgeleitet, eingescannt und dir auf der Web-App oder mobil in der Android und iOS App angezeigt. Als Kunde profitierst du hier vom Same-Day Premium Service.

Der Nachsendeauftrag wird dabei direkt von REISSWOLF eingerichtet.

Insgesamt werden vier Tarife angeboten. Die günstigste Variante ist easyPost M mit 16,99€ monatlich pro 15 Sendungen und geht bis easyPost XXL hoch bis zu 199,99€ monatlich inklusive 250 Sendungen.

Du merkst, die Tarife sind abgestimmt nach der Anzahl der empfangenen Briefe. Wenn du jedoch mal zu viele Sendungen bekommst, werden diese einfach mit einem einzel Betrag zusätzlich berechnet. Wie viele Seiten ein Brief hat ist unbegrenzt.

Ein Vorteil der digitalisierten Tagespost ist nicht nur, dass du sie von unterwegs digital ansehen kannst, sondern auch, dass du im Web-Viewer immer Zugriff auf alle Briefe, die schon eingescannt wurden, hast. Das spart nicht nur Ressourcen Platz, sonder auch viel Zeit, da du die Briefe jederzeit per Suche gezielt aufrufen kannst.

Falls du deine Post aber auch noch in physischer Form haben möchtest, kannst du die Zusendung extra anfordern. Ebenso werden die Originaldokumente 90 Tage lang archiviert und danach vernichtet.

Fakten im Überblick:

• Tagespost jeden Tag verfügbar in der Web-App

• Schneller Zugriff per Android und iOS App

• 90 Tage lange Archivierung der Sendungen

• Basis-Version für 16,99€ monatlich

Dropscan digitalisiert die Briefpost

Gleich nach der Registrierung ist Dropscan einsatzbereit: Du erhältst eine persönliche Scan-Adresse, an die du deine Post weiterleitest oder die du Absendern nennst. Dropscan scannt automatisch den Umschlag jedes eingehenden Briefs und benachrichtigt dich per E-Mail. Du entscheidest dann, ob der Brief geöffnet und eingescannt, archiviert, weitergeleitet oder vernichtet werden soll.

Es gibt einen Flatrate-Tarife für unbegrenzte Briefpost: Für Privatkunden startet der Einstieg bei etwa 24,90 € pro Monat (eine Person inklusive); zusätzliche Personen kannst du für 12,90 € pro Monat hinzufügen. Dokumente werden zusätzlich pro Seite abgerechnet (zum Beispiel ca. 0,12 € pro Seite beim automatisierten Scan).

Für Unternehmen gibt es ebenfalls verschiedene Tarifmodelle, die – je nach Bedarf und Umfang – bei etwa 9,90 € pro Monat starten können. Die Scans stellt Dropscan als durchsuchbare PDF-Dateien bereit. Über Integrationen lassen sich Dokumente anschließend automatisiert in Tools wie Dropbox oder Google Drive ablegen, damit deine Ablage und Workflows ohne Extra-Aufwand laufen.

Fakten über Dropscan im Überblick

• Persönliche Scan-Adresse für Briefpost und Dokumente

• Umschläge werden zuerst gescannt, Entscheidung erfolgt digital

• Öffnen, Scannen, Archivieren, Weiterleiten oder Vernichten möglich

• Flatrate für unbegrenzte Briefpost (Privat & Business)

• Dokumentenscans werden pro Seite abgerechnet

• Scans als durchsuchbare PDF-Dateien

• Integrationen für automatisierte Ablage (z. B. Cloud-Dienste)

• Tarife für Privatkunden ab ca. 24,90 € / Monat

• Geschäftskunden-Tarife starten ab ca. 9,90 € / Monat

• Kostenloser Testaccount verfügbar

Mit Clevver.io internationalisieren

Ein weiterer Player auf dem Markt der Digitalen Briefkästen ist clevver.io. Der Service kommt aus Deutschland und hat sich zunächst auf Virtuelle Büros spezialisiert. Diese werden rund um die Welt angeboten. Clevver.io richtet sich demnach mehr an die Geschäftskunden am Markt.

ClevverMail nennt sich der Service, mit welchem Postdigitalisierung möglich wird. Eingerichtet ist die virtuelle Postbox ganz schnell. Dabei kann als Besonderheit ein internationaler Standort als Adresse ausgewählt werden.

Die Post wird daraufhin digitalisiert und als mit OCR im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Damit lässt sich auch im Dokument suchen. Alle Schritte werden nach datenschutzkonformen Richtlinien durchgeführt.

Clevver hat für Unternehmen günstige Starttarife

Die Preise für das Empfangen digitaler Post sind bei Clevver.io je nach Stadt unterschiedlich. Du kannst demnach wählen, wo dein virtuelles Büro eingerichtet werden soll. Zudem gibt es drei unterschiedliche Tarif-Modelle (Lite, Standart, Professional). Bei 5,45 €/Monat geht es beispielsweise in Frankfurt, München oder Berlin los. Vorsicht allerdings vor versteckten Kosten.

Fakten im Überblick:

• Einrichten einer virtuellen Geschäftsadresse

• Mobile App für Benachrichtigungen

• Sehr günstige Starttarife

Der digitale Posteingang mit GAA

Eine digitale Poststelle ist das Zentrum für die Kommunikation im Unternehmen. Mit dem Anbieter GAA wird diese durch künstliche Intelligenz optimiert und sorgt für Effizienz im Unternehmen.

Beim Empfang lassen sich neben den klassischen eingehenden Dokumenten auch Behördenpost durch spezialisierte Postfächer empfangen.

Auf diese Weise landen die Briefe und Dokumente in kürzester Zeit direkt bei den richtigen Ansprechpartnern im Betrieb.

100% Sicherheit beim Datenschutz mit Data Safe Service

Data Safe Service wirbt besonders mit der Sicherheit der eingescannten und digitalen Dokumente. Mit diesem Anbieter stehen dir Unterlagen aus folgenden Bereichen digitalisiert zur Verfügung:

• Akten-Archiv

• Eingangspost

• Rechnungswesen

• Gehaltsabrechnungen

• Konzeptpapiere

Außerdem kannst du bei Data Safe Service noch weitere Leistungen in Anspruch nehmen. Dazu gehören zum Beispiel die digitale Rechnungsprüfung, die dir die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erleichtert oder die digitale Gehaltsabrechnung, bei der bestehende Prozesse vereinfacht werden und dir somit wieder Zeit sparen.

Große Akten-Archive kannst du sogar komplett vom Anbieter einscannen lassen. Damit fällt der extra Aufwand für dich weg und du hast die Dokumente digital verfügbar.

Fakten im Überblick:

• Digitalisierung von Post, Gehaltsabrechnung und ganzen Akten-Archiven

• Vereinfachung und Automatisierung bestehende Prozesse

• Preis auf Anfrage

Der digitale Briefversand

Ein durchaus spannendes Thema, welches direkt an den Digitalen Briefkasten andockt ist der digitale Briefversand.

Dabei geht es weniger um den Empfang und die Digitalisierung von Briefpost, sondern um das Vermeiden von Druckkosten und Papier im Allgemeinen. Dieser Ansatz ist eine Form vom papierlosen Büro, über das wir auch schon geschrieben haben.

d.velop postbox

Auf Unternehmenskunden ist der Anbieter d.velop spezialisiert. Neben der digitalen Unterschrift gibt es auch ein Produkt namens d.velop postbox für digitale Postzustellung. Mit diesem Service lässt sich Zeit und Geld sparen, denn die internen Prozesse werden digitalisiert und optimiert.

Im Fokus steht hier das Versenden von Briefen. Mitarbeiterbriefe und andere geschäftliche Dokumente, die immer wieder gedruckt und versendet werden, können mit dieser digitalen Variante auf dem Computer, Tablet oder Smartphone zugestellt werden.

Eines der bekanntesten Beispiele für diesen Service ist die digitale Lohnabrechnung.

Die d.velop postbox agiert dabei als virtueller Drucker. Somit wird Papier gespart und der Empfänger muss seine Post nicht in Ordnern archivieren.

bitkasten

Mit bitkasten gibt es eine Plattform für die Digitalisierung der analogen Briefversandprozesse. Dabei werden Briefe nicht etwa online verschickt, ausgedruckt und zugestellt. Es handelt sich hierbei um eine digitale Briefzustellung.

Der Einsatz ist für Unternehmen gedacht, bei dem jeder Mitarbeiter sich einen bitkasten sicher einrichten kann. Damit lässt sich dann interne Post schnell und einfach empfangen.

Mit diesem Ansatz wird eine sichere Erreichbarkeit gewährt und ein positiver Beitrag zum Klima geleistet.

So hat sich der Markt der Digitalen Briefkästen verändert

Einige neue Anbieter sind immer mal wieder über die Jahre auf den Markt gekommen, konnten sich allerdings dann doch nicht halten.

Beispielsweise wurde der Anbieter Digitalkasten, welches 2017 gegründet wurde, dann in 2019 vom Marktführer Caya aufgekauft und übernommen.

Etwas ähnliches passierte mit dem Anbieter BULLET. Dieser hatte zum 4.4.2019 seinen Dienst eingestellt. Die Digitalisierung des deutschen Mittelstand ist doch ein größeres Projekt, dem sie sich derzeit nicht gewachsen sehen. Der Anbieter Dropscan übernahm hier Kunden durch eine spezielle Kooperation.

Mit fileee Briefpost selbst digitalisieren

Eine weitere Variante, die allerdings nicht als direkte Alternative den Postscanservices wie  DropScan und Caya zu sehen ist, ist fileee. Dabei übernimmst du selbst die Digitalisierung deiner Briefpost. Zur Hilfe steht dir ein Gerät beziehungsweise ein Kasten, mit welchem du deine Post, ob privat oder Geschäftspost, schnell und einfach scannen kannst.

Das Ablagesystem kann hierbei digital durchsucht werden und Dokumente finden sich auch nach langer Zeit schnell wieder.

Einziges Manko, du musst deine Briefsendungen selbst scannen. Wenn du also auf einen Digitalen Briefkasten setzt, sparst du dir einiges an Arbeitszeit und gegebenenfalls Ressourcen deiner Mitarbeiter.

Ähnlich würde der Prozess auch mit einer Scan App laufen. Schau dir dazu mal unseren Blog-Artikel an.

Fazit: Welcher Anbieter ist für dich der richtige?

Ein digitaler Briefkasten bzw. digitale Postkästen sind ideal für Leute, die viel reisen und den Papierwust ein wenig eindämmen wollen. Digitale Nomaden oder Unternehmer, die vom papierlosen Büro träumen sind die passende Zielgruppe. Welcher Anbieter der richtige ist, muss wohl jeder für sich entscheiden.

Während der E-Postscan wohl eher von Urlaubern in Anspruch genommen wird, hat jeder der anderen Anbieter seinen Vorteil.

• Caya für Privat und Caya für Business bieten einen tollen Service. Mit der digitalen Ablage und Workflows hast du per App und im Browser stets Zugriff auf deine Post und Dokumente (*Gutschein-Code: 20% sichern mit "DIGITALAFFIN20")

• REISSWOLF & dogado fördert das papierlose Büro mit einem Same-Day Premium Service

• Dropscan durch Flexibilität dem Vorabscannen der Umschläge und durch Integrationen zur Automatisierung von Workflows

• clevver.io steht für Internationalisierung

• Data Safe Service durch seine individuelle Unterstützung bei der Digitalisierung deiner Unterlagen und Prozesse im Unternehmen

• POSTSCAN: Der Service der deutschen Post lässt sich online auf deine digitalisierten Briefe zugreifen.

Welche Funktion ist dir besonders wichtig? Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Und auf was achtest du besonders? Schreib es mir in die Kommentare!