Digitale Lohnabrechnung | 8 Tipps zur Digitalisierung

Gehaltszettel noch per Brief? Das kostet HR Zeit, Geld und Nerven – und staut bei Mitarbeitenden Ordner voller Papier an. Mit der digitalen Lohnabrechnung stellst du Entgeltabrechnungen sicher in einem Mitarbeiterpostfach bereit.

Seit dem BAG-Urteil vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) ist klar: Die Textform nach § 108 GewO reicht – Papier ist nicht Pflicht. 2026 lohnt sich der Umstieg für fast jedes Unternehmen.

Es besteht kein Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform. Erforderlich ist die Ausstellung in Textform – das erfüllt auch die digitale Lohnabrechnung.

So funktioniert die digitale Lohnabrechnung

Im HR-Alltag läuft die elektronische Entgeltabrechnung bei den meisten Anbietern in drei Schritten ab:

1. Abrechnungen erzeugen – wie gewohnt in Lohnsoftware oder Payroll-System (DATEV, SAP, PayFit u. a.).
2. Dokumente übertragen – PDFs gehen per Schnittstelle, Upload oder API ins Mitarbeiterpostfach.
3. Digital zustellen – Mitarbeitende rufen die Abrechnung per App oder Web ab; du erhältst Zustellnachweise.

Die Zustellung ist eine Holschuld: Der Arbeitgeber stellt bereit – der Abruf obliegt dem Mitarbeitenden.

Viele Tools bieten einen Hybrid-Modus: Wer keinen Online-Zugang hat, kann die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken lassen – das verlangt das BAG ausdrücklich.

8 Vorteile der digitalen Lohnabrechnung

1. Zeitersparnis bei Erstellung und Versand

Kein Drucken, Kuvertieren und Verteilen – Abrechnungen landen automatisch im Postfach, sobald die Lohnsoftware fertig ist.

2. Effizienz durch automatisierte Prozesse

Papierlose Workflows entlasten HR und Lohnbuchhaltung. Schnittstellen zu Payroll-Systemen vermeiden Medienbrüche.

3. Weniger Platzbedarf

Keine Aktenschränke voller Gehaltszettel – weder im Unternehmen noch bei den Mitarbeitenden.

4. Besserer Überblick für alle

Mitarbeitende finden aktuelle und vergangene Abrechnungen per Suche – statt in Ordnern zu blättern.

5. Weniger Papier und Müll

Monat für Monat entfällt der Papierverbrauch – ein Schritt Richtung papierloses Büro.

6. Kostenersparnis

Druck, Kuvertierung und Porto pro Mitarbeiter und Monat entfallen – bei 50 Beschäftigten summiert sich das schnell auf vierstellige Beträge pro Jahr.

7. Datenschutzkonforme Umsetzung

Passwortgeschützte Portale mit rollenbasierten Rechten erfüllen DSGVO-Anforderungen besser als unverschlüsselte E-Mails.

8. Höhere Sicherheitsstandards

Verschlüsselte Übertragung, Zustellnachweise und revisionssichere Archivierung – je nach Software mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Hinweis: Software-Lizenzen und Implementierung verursachen Kosten – amortisieren sich aber meist schnell ab mittlerer Belegschaft.

Rechtliches & Umstieg: Damit es gelingt

Bevor du ein Tool einführst, lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme:

• Liegen Abrechnungen bereits digital vor und werden nur noch ausgedruckt?
• Welche Lohnsoftware nutzt du – und bietet sie Schnittstellen zum Mitarbeiterpostfach?
• Gibt es einen Betriebsrat? Dann ist die Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Können alle Mitarbeitenden digital zugreifen – oder brauchst du Ausdruckmöglichkeiten im Betrieb?

In den meisten Unternehmen liegen Lohnabrechnungen digital vor und werden unnötig gedruckt – hier ist der Umstieg besonders einfach.

Mehr zum digitalen Postweg: Digitale Poststelle · Posteingang digitalisieren · Digitaler Briefkasten

Tools für die digitale Lohnabrechnung

Je nach Bedarf brauchst du reine Zustell-Software, eine HR-Plattform oder ausgelagerte Lohnabrechnung – hier die wichtigsten Anbieter:

ePayslip

ePayslip ist eine Erweiterung für bestehende Lohnsysteme – spezialisiert auf digitale Gehaltszustellung.

• Kompatibel mit SAP, Paisy, DATEV, Lexware, Sage u. a.
• Sicheres Mitarbeiterpostfach mit Zustellnachweis
• Mobile App für Mitarbeitende
• Preis: ab 45 €/Monat

FTAPI

FTAPI automatisiert den Versand von Gehaltsabrechnungen und weiteren HR-Dokumenten.

• Ortsunabhängiger Zugriff für HR und Mitarbeitende
• Automatische Empfangsbestätigungen
• Revisionssichere Archivierung
• Preis: auf Anfrage

bitkasten

bitkasten – DSGVO-konforme digitale Zustellung über die Postadresse, inklusive Langzeitarchiv. bitkasten Erfahrungen

• Digitale Zustellung statt unsicherer E-Mail
• Rechtssichere Signatur und Archiv
• App und Web für Mitarbeitende
• Preis: auf Anfrage

PayFit

PayFit – cloudbasierte Lohnabrechnung mit digitalem Mitarbeiterzugang.

• Lohnabrechnung selbst verwalten oder mit Expert:innen
• Digitale Bereitstellung für Mitarbeitende
• Automatisierte HR-Prozesse
• Preis: Standard- und Plus-Plan auf Anfrage

Pleo

Pleo – Ausgabenmanagement mit Firmenkarten, Spesen und Buchhaltungsintegration.

• Spesen- und Reisekostenabrechnungen digital
• E-Mail-Belegfinder und Buchhaltungs-Sync
• Geeignet für Agenturen, Tech, Logistik, Einzelhandel
• Preis: ab 9,99 €/Monat

Paychex

Paychex – ausgelagerte Lohnabrechnung mit persönlicher Beratung.

• Über 35 Jahre Erfahrung, 100+ Lohnspezialisten
• Digitale Bereitstellung der Abrechnungen
• Transparenter Gesamtpreis
• Preis: auf Anfrage

DocuWare

DocuWare – DMS mit digitaler Personalakte und Lohnabrechnungs-Workflows.

• HR-Prozesse in wenigen Tagen automatisieren
• Digitale Personalakte und Workflow Management
• Geeignet für größere Unternehmen
• Preis: auf Anfrage

Hansalog

Hansalog – Entgeltabrechnung mit direktem Zugriff auf Personalstammdaten.

• Flexibel erweiterbar
• Vereinfachter Abrechnungsprozess
• Integration in HR-Systeme
• Preis: auf Anfrage

Vyble

Vyble – HR-Plattform für KMU mit Lohnabrechnung und digitaler Personalakte.

• Lohn- und Gehaltsabrechnung, Schichtplan, Vergütungsoptimierung
• Digitale Personalakte
• Geeignet für kleine bis mittlere Unternehmen
• Preis: ab 15 €/Monat

DATEV

DATEV – etablierte Lohnsoftware mit digitaler Bereitstellung über DATEV-Portale.

• Branchenlösungen und flexible Tarife
• Schnittstellen und Zeitwirtschaft
• Weit verbreitet bei Steuerberater:innen und KMU
• Preis: auf Anfrage

DATATRUSTEE

DATATRUSTEE – sichere digitale Gehaltsübermittlung in drei Schritten.

• Einmalige Registrierung für Mitarbeitende
• Sichere Zustellung sensibler HR-Daten
• Geeignet für IT-affine Unternehmen
• Preis: auf Anfrage

Weitere Anbieter

Digitale Postzustellung und Mitarbeiterpostfächer – Erfahrungsberichte im Software-Verzeichnis:

d.velop postbox

d.velop postbox – digitaler Briefkasten für Gehaltsabrechnungen und HR-Dokumente mit Zustellnachweis.

• Jeder Mitarbeitende erhält eine digitale Postbox
• Integration in Microsoft 365, SAP, Dynamics
• ROI-Rechner für Einsparpotenzial auf der Website
• Hybrid-Zustellung für nicht-digitale Empfänger möglich
• Preis: auf Anfrage

Fazit: Digitale Lohnabrechnung – effiziente Prozesse mit den richtigen Tools

Die digitale Lohnabrechnung spart 2026 Zeit, Kosten und Papier – rechtlich abgesichert durch das BAG-Urteil 2025. Mit passendem Tool, Betriebsvereinbarung und Hybrid-Option für alle Mitarbeitenden läuft der Umstieg reibungslos.

Teste Demo-Versionen und prüfe Schnittstellen zu deiner Lohnsoftware – dann findest du schnell den passenden Anbieter.

Was hältst du von der digitalen Lohnabrechnung? Nutzt du schon eines der Tools? Schreib gerne in die Kommentare!

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