Guter Kundenservice ist heute wichtiger denn je. Gleichzeitig steigt die Belastung für Mitarbeiter im Callcenter stetig an.
Eine wertvolle Entlastung: KI Telefonassistenten, die Anrufe übernehmen, zuordnen und im Zweifelsfall an Mitarbeiter weitergeben.
Das Ziel: Kundenservice automatisieren und Teammitglieder entlasten.
Was ist ein Telefonassistent mit künstlicher Intelligenz?
Ein KI-Telefonassistent, auch bekannt als virtueller Assistent oder Sprachassistent, ist ein Softwaretool, das auf künstlicher Intelligenz basiert und Interaktionen zwischen Benutzern und Computern über Sprache ermöglicht. Er ist in der Lage, natürliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren.
Im Wesentlichen fungiert ein KI-Telefonassistent als persönlicher Assistent, der über das Telefon oder das Contact Center erreichbar ist.
Der entscheidende Vorteil: Im Gegensatz zu digitalen Assistenten, die meist nur mit vorprogrammierten Antworten arbeiten, kann der KI-Assistent auch komplexe Anfragen selbstständig beantworten.
Im Grunde ist ein KI Telefonassistent also ein smarter Anrufbeantworter für deine Telefonanlage oder deine Call Center Software.
Er wird vor allem für Aufgaben im Kundenservice eingesetzt:
- Informationsaustausch
- Terminplanung (Beispielsweise in der Arztpraxis)
- Navigation und Wegbeschreibung
- Planen von Rückrufen
Wie funktioniert der virtuelle Assistent in der Praxis?
In der Praxis funktioniert ein KI-Telefonassistent vor allem durch eine Kombination aus Spracherkennung, natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen.
- Spracherkennung: Wenn ein Benutzer den KI-Telefonassistenten anruft und sein Anliegen ausspricht, nimmt das System die Audiosignale auf und wandelt sie in Text um. Dieser Prozess wird als Spracherkennung bezeichnet und verwendet fortgeschrittene Spracherkennungsalgorithmen.
- Natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP): Nachdem der Text erfasst wurde, wendet das System verschiedene Sprachverarbeitungstechniken an, um den Sinn hinter den gesprochenen Worten zu verstehen. Das NLP-System analysiert den Text, um die Absicht des Benutzers zu erkennen und die entsprechenden Aktionen zu bestimmen.
- Wissensdatenbanken und Algorithmen: Der KI-Telefonassistent greift auf verschiedene Wissensdatenbanken und Algorithmen zu, um die Anfragen des Anrufers zu beantworten. Welche Datenbanken dem Tool zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Branche und dem Unternehmen ab.
- Interaktion und Antwort: Basierend auf den Ergebnissen der natürlichen Sprachverarbeitung und der Analyse gibt der KI-Telefonassistent eine Antwort aus, entweder in gesprochener Form oder durch die Ausführung einer Aktion.
- Lernprozess: KI-Telefonassistenten sind in der Lage, aus ihren Interaktionen mit Benutzern zu lernen. Durch maschinelles Lernen verbessern sie kontinuierlich ihre Fähigkeit, Sprache zu verstehen und genauere Antworten bereitzustellen. Dieser Lernprozess kann durch Feedback von Anrufern, Überprüfen von Transkriptionen und kontinuierliche Aktualisierungen der Algorithmen unterstützt werden.
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Extra-Tipp: Vor allem kleinere Unternehmen profitieren häufig von einer Cloud Telefonanlage. |
Welche Vorteile hat der KI-Assistent für deinen Kundenservice?
- Kundenservice rund um die Uhr: Ein KI-Telefonassistent ist durchgehend verfügbar. Kunden erhalten so jederzeit Unterstützung, unabhängig von Geschäftszeiten oder Standorten. Unternehmen können dadurch einen verbesserten Kundenservice anbieten und Kundenbedürfnisse auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten erfüllen.
- Schnelle Reaktionszeit: Der Assistent bearbeitet Anfragen sofort und liefert Kunden schnell die relevanten Informationen. Das reduziert Wartezeiten und verbessert die Gesamterfahrung.
- Skalierbarkeit: Dank ihrer Skalierbarkeit können KI-Telefonassistenten eine große Anzahl von Kunden gleichzeitig bedienen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu benötigen. Dadurch können Unternehmen mit einem hohen Anrufvolumen umgehen, ohne die Qualität des Kundenservice zu beeinträchtigen.
- Konsistente Servicequalität: KI-Telefonassistenten gewährleisten eine konsistente Servicequalität, weil sie nach festgelegten Standards arbeiten. Menschliche Fehler bleiben aus.
- Mitarbeiterentlastung: KI-Telefonassistenten können vor allem einfache und repetitive Aufgaben übernehmen. Ein gutes Beispiel sind stetig wiederkehrende Kundenanfragen. So können deine Mitarbeiter sich auf komplexere Anfragen konzentrieren, die eine persönliche Interaktion erfordern.
- Effizienz steigern: Indem sie häufig gestellte Fragen automatisch beantworten und standardisierte Prozesse durchführen, verbessern KI-Telefonassistenten die Effizienz im Kundenservice und verringern die Gesamtarbeitsbelastung.
- Kosteneffizienz: Dadurch, dass weniger komplexe Anfragen vom Telefonassistent bearbeitet werden, fallen Kosten für zusätzliches Personal weg. Das steigert die Kosteneffizienz.
So kannst den Telefon-Assistent optimal und effizient einsetzen
- Grundlegende Analyse durchführen: Nimm dir Zeit, um deine Geschäftsprozesse und Kundeninteraktionen zu analysieren. Identifiziere Bereiche, in denen ein KI-Telefonassistent den größten Nutzen bringen könnte.
- Sorgfältige Auswahl der Technologie: Mach dich mit verschiedenen KI-Telefonassistenten vertraut und wähle den aus, der am besten zu deinen Anforderungen und Zielen passt. Achte auf Funktionalität, Integrationsmöglichkeiten und Kosten.
- Anpassung an deine Bedürfnisse: Konfiguriere den KI-Telefonassistenten entsprechend den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens. Achte darauf, dass er deine Unternehmenssprache versteht und angemessen darauf reagiert.
- Transparente Kommunikation mit Kunden: Informiere deine Kunden darüber, dass du einen KI-Telefonassistenten einsetzt und erkläre, wie er funktioniert. Stelle sicher, dass die telefonische Kommunikation intuitiv und benutzerfreundlich ist.
- Regelmäßiges Monitoring und Optimierung: Überwache die Leistung des KI-Telefonassistenten regelmäßig und sammle Feedback von Kunden und Mitarbeitern. Nutze diese Erkenntnisse, um den Assistenten kontinuierlich zu verbessern.
- Integration mit anderen Systemen: Integriere den KI-Telefonassistenten nahtlos mit anderen internen Systemen und Plattformen, um einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
- Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter: Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden über den Einsatz des KI-Telefonassistenten informiert sind und wissen, wie sie ihn effektiv nutzen können.
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Extra-Tipp: Dein Unternehmen arbeitet remote? Mit einer virtuellen Telefonnummer kannst du von überall aus ganz einfach telefonieren. |
Anbieter von KI-Telefonassistenten im Vergleich
Leaping AI
Leaping AI stellt dir einen leistungsfähigen KI-Telefonassistenten zur Seite, der Gespräche menschenähnlich führt und deine Kund:innen effizient betreut – rund um die Uhr.
Die Plattform ist speziell so gestaltet, dass du auch ohne Technikkenntnisse sofort starten kannst. Egal ob einfache Anfragen oder komplexe Abläufe: Du kannst vielseitige Anwendungsfälle umsetzen. Natürlich datenschutzkonform (GDPR / DSGVO) und mit automatischer Selbstoptimierung über integrierte KI-Evals.
Überblick:
- KI-Telefonassistent für authentische Gespräche
- Einfacher Einstieg ohne Programmierung
- Umfassende Use Case-Tiefe und -Breite realisierbar
- DSGVO-konform mit Serverstandort in der EU
- Selbstlernende KI durch integrierte Evals
Preis: kostenlose Demo, individuelle Angebote
FlowLyne
FlowLyne bietet innovative KI-Telefonassistenten, die Anrufe rund um die Uhr automatisiert entgegennehmen und menschlich wirkende Gespräche führen.
Mit dem intuitiven FlowLyne Baukasten erstellen Unternehmen in wenigen Minuten ihren individuellen KI-Telefonassistenten, ganz ohne technisches Vorwissen.
Die Lösung eignet sich ideal für Unternehmen, die ohne Aufwand ihre Erreichbarkeit verbessern und interne Ressourcen entlasten möchten.
Besonderheiten:
- Baukasten für unkomplizierte Konfiguration des Assistenten
- Natürliche Sprachverarbeitung (inkl. Dialekte)
- Intelligente Gesprächsführung
- Anbindung an Kalender & CRM
- 24/7 Erreichbarkeit
- Skalierbar für alle Unternehmensgrößen
- Deutsche Anbieter, DSGVO-konform & sicher
Preis:
FlowLyne bietet individuelle Preisgestaltung basierend auf dem Anrufvolumen und gewünschten Funktionen. Du bezahlst also nur für die telefonierte Zeit und das ohne Abo und ohne Einrichtungsgebühr.
Der Minutenpreis liegt bei 0,50 €, wobei sekundengenau abgerechnet wird.
VITAS
VITAS kommt ohne Hardware oder andere technische Voraussetzungen aus. Alles, was du brauchst, ist deine interne Infrastruktur. Dann kannst du die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten auch individuell konfigurieren - ganz nach deinen Bedürfnissen.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- Personalisierung des Telefonassistenten
- vollautomatisierte Terminvereinbarung oder Ticketerstellung
- Integrationen
- intuitive Nutzeroberfläche
- Chatbot
- Messenger
Preis: kostenfreie Demo, ab 35 Euro monatlich
BOTfriends Phonebot
BOTfriends bietet dir einen KI-Telefonassistent für authentische Gespräche, um deinen Kundenservice zu entlasten. Dazu gibt es bei BOTfriends auch Chatbots auf der Plattform, die du mit einem Drag-and-Drop Builder erstellen kannst.
Überblick:
- KI-Telefonassistent für authentische Gespräche
- intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
- Generative AI Technologie
- Eigene Stimmen möglich
Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage
PraxisConcierge
Wer schon einmal im hektischen Alltag einer Arztpraxis mitbekommen hat, wie viele Anrufe nebenbei zu bewältigen sind, weiß: Eine smarte Entlastung kann hier den entscheidenden Unterschied machen.
Genau an diesem Punkt setzt PraxisConcierge an – ein KI-gestützter Telefonassistent, der den Praxisalltag deutlich effizienter gestaltet. Die Lösung übernimmt eingehende Anrufe, strukturiert Patientenanliegen und ermöglicht es dem Praxisteam, flexibel und im eigenen Takt zu reagieren.
Überblick:
- Automatisierte Annahme und intelligente Erfassung von Telefonanfragen
- Verschriftlichung und Kategorisierung aller Anliegen in Echtzeit
- Direkte Integration in gängige Praxissoftwaresysteme
- Rückmeldung an Patient:innen per Klick – via Telefon, E-Mail oder SMS
- Erweiterbar durch das WebConcierge-Addon für 24/7 Anfragen über die Praxis-Website
- Rechenzentren in Deutschland, datenschutzkonform und DSGVO-sicher
Preis:
PraxisConcierge wird im Abo-Modell angeboten, wobei sich die Kosten nach Anrufvolumen und Praxisgröße richten. Der Preis startet bei 149 € pro Monat.
DUSOFFICE KI-Telefonservice
Der KI-Telefonservice von DUSOFFICE spezialisiert sich auf die Nutzung künstlicher Intelligenz zur Automatisierung von telefonischen Kundeninteraktionen, um eine effiziente und professionelle Kommunikation rund um die Uhr zu gewährleisten. Ziel ist die Optimierung der Kundenkommunikation durch innovative Technologien.
Die wichtigsten Features im Blick:
- Spracherkennung durch KI
- 24/7 Erreichbarkeit
- Effiziente Kundenkommunikation
Preis: Auf Anfrage nach individueller Beratung
parloa
Das Ziel von parloa: Den Kundenservice mit künstlicher Intelligenz nicht nur nachhaltig verändern - sondern vor allem verbessern. Nutzer können alle Bereiche vom Chat bis zum Telefonat mit der Plattform abdecken.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- innovative AI Technologie
- Integrationen
- Contact Center Automation
- intuitive Nutzeroberfläche
Preis: kostenlose Demo, Preis auf Anfrage
CallOne
CallOne liefert den ersten virtuellen Telefonassistenten, der auf Chat GPT basiert. Die Basisversion ist bereits in 30 Minuten startklar - und kann durch verschiedene buchbare Extras weiter ausgebaut und individualisiert werden.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- einfaches Anlernen
- vorgefertigte Templates
- KI-Auswertungen
- flexible Nutzeroberfläche
Preis: ab 89 Euro monatlich
centrals.ai
centrals.ai ist der erste KI-Telefonassistent, der in Deutschland entwickelt wurde und Anrufe für Unternehmen automatisiert.
Die Plattform bietet eine flexible Lösung für Inbound- und Outbound-Anrufe und ermöglicht es, Termine zu vereinbaren, Reklamationen zu bearbeiten und sogar Leads zu qualifizieren.
Die Technologie hinter "Centry", der KI von centrals.ai, wurde speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Telefonkommunikation effizienter zu gestalten.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- vollautomatisierte Terminvereinbarung und Lead-Qualifizierung
- 24/7 Erreichbarkeit für Kundenservice
- Mehrsprachigkeit und Anpassungsfähigkeit
- nahtlose Integration in bestehende Systeme
Preis: Kostenlose Demo, Preis auf Anfrage
fonio AI
fonio AI ist der führende KI-Telefonassistent für den deutschen Markt, der 100% Erreichbarkeit garantiert. Die Plattform ist flexibel einsetzbar und bietet Funktionen wie automatisierte Terminvereinbarung, Lead-Qualifizierung und Kundenservice.
Mit einer einfachen Integration in bestehende CRM- und Kalendersysteme unterstützt fonio AI Unternehmen bei der Optimierung ihres telefonischen Kundenservices.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- flexible Stimmenauswahl (freundlich oder professionell)
- Lead-Qualifizierung und Kundenservice
- 24/7 Erreichbarkeit und Bestellannahme
- DSGVO-konform mit Daten in der EU
Preis: 0,30€ - 0,50€ pro Minute (abhängig vom Volumen)
Fazit: Erreichbarkeit, Entlastung, zufriedene Kunden
Der Einsatz eines KI-basierten Telefonassistenten bietet also viele Vorteile für dein Unternehmen, insbesondere im Kundenservice.
Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung kannst du deinen virtuellen Telefonassistent erfolgreich in dein Unternehmen integrieren und so deine Servicequalität verbessern, die Kundenzufriedenheit und die Effizienz steigern.
Nutzt du schon einen KI Telefonassistent? Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.
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