Digitale Signatur erstellen 2026: Anleitung und Tools

Digitale Signatur erstellen heißt 2026: das PDF in ein Signatur-Tool legen, die passende Stufe wählen und einen Link verschicken. Die andere Person unterschreibt im Browser, auf dem Handy oder am Tablet. Du lädst danach das fertige Dokument herunter. Der Umlauf per Post, die Erinnerung per Telefon und der Scanner auf dem Flur fallen weg.

Für die meisten Verträge reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, brauchst du dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt. Das sind vor allem Kündigungen, befristete Arbeitsverträge, Bürgschaften und Wohnraummietverträge über ein Jahr. Viele andere Dokumente sind schon in Textform wirksam.

Stand dieser Anleitung: 5. Oktober 2026. Preise sind netto, wenn der Anbieter es nicht anders sagt. Sie ändern sich. Vor dem Abschluss gilt die Preisseite.

Schnell zur passenden Lösung: Selbst Verträge verschicken, mit klaren Preisen für einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur: Skribble oder Youtrust (früher Yousign). Eine einzelne qualifizierte Unterschrift ohne Abo, Identifikation mit dem Online-Ausweis: sign-me von D-Trust. Hosting in Deutschland: inSign, FP Sign oder d.velop sign. Der Vertrag entsteht sowieso in einer Vertragsakte: fynk, ContractHero oder Paperless. Der Alltag ist Microsoft Teams: tegolySIGN. Schon Adobe oder ein internationaler Prozess: Adobe Acrobat Sign oder DocuSign. Viele Freigaben, SAP, Private Cloud: MOXIS.

Digitale Signatur erstellen: so läuft es ab

Du musst dafür keine Zertifikate basteln. Der Ablauf ist bei den seriösen Anbietern derselbe, ob du selbst unterschreibst oder eine Unterschrift einholst. Den fachlichen Hintergrund zu Verträgen digital unterschreiben findest du im Schwesterartikel. Hier geht es um den Handgriff.

1. Zuerst die Stufe, dann das Tool. Interne Freigabe, Angebot, NDA oder normaler Geschäftsvertrag: fortgeschrittene elektronische Signatur. Schriftform im Gesetz: qualifizierte elektronische Signatur oder Papier. Die Stufen stehen im nächsten Abschnitt, die drei Namen im Detail im Artikel Signaturtypen: EES, FES und QES.
2. Das Dokument als PDF hochladen. Word-Dateien nehmen manche Tools auch an, unterschrieben wird am Ende fast immer ein PDF. So bleibt die Datei später lesbar, unabhängig vom Programm, in dem du sie geschrieben hast.
3. Personen, Reihenfolge und Felder setzen. E-Mail-Adressen reichen für den Versand. Du legst fest, wer zuerst unterschreibt, und platzierst Signatur, Datum und Pflichtfelder. Der Empfänger braucht kein eigenes Konto.
4. Unterschreiben lassen. Bei der einfachen und der fortgeschrittenen Stufe zeichnest du, tippst deinen Namen oder bestätigst auf dem Touchscreen. Bei der qualifizierten Stufe weist du dich aus: mit der Online-Ausweisfunktion, per Video-Ident oder per AutoIdent. Das nennt sich Fernsignatur. Das Zertifikat liegt beim qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, du gibst die einzelne Unterschrift frei. Ein Kartenleser auf dem Schreibtisch ist dafür der Ausnahmefall.
5. PDF und Prüfprotokoll ablegen. Nach der letzten Unterschrift bekommen alle das signierte PDF. Lade es herunter, zusammen mit dem Prüfprotokoll. Darin stehen Zeit, E-Mail-Adressen und die Art der Signatur. Die Beweiskraft steckt in dieser Datei. Das Login beim Anbieter ist der Versandweg.

Der ganze Vorgang dauert Minuten. Wochen werden daraus nur, wenn jemand den Link liegen lässt.

Beispiel: ein PDF mit Skribble auf den Weg bringen

Bei Skribble sieht der konkrete Weg so aus:

1. Anmelden und das PDF auswählen.
2. Unterzeichner eintragen und die Reihenfolge festlegen.
3. Signaturfelder und weitere Pflichtfelder ins Dokument setzen.
4. Abschicken. Jede Person bekommt eine E-Mail mit Link.
5. Nach der letzten Unterschrift liegt das PDF für alle zum Download bereit.

Bekommst du selbst so einen Link, öffnest du ihn, prüfst das Dokument und bestätigst. Für eine qualifizierte Signatur kommt die Identifikation dazu. Bei Skribble kostet sie einmalig 24,50 € und gilt danach fünf Jahre. Mehr zum Handling steht in den Skribble Erfahrungen.

Welche Signaturstufe dein Dokument braucht

In der EU kennt die eIDAS-Verordnung drei Stufen. Auf deutschen Seiten heißen sie EES, FES und QES. In englischen Texten stehen dieselben Stufen als SES, AES und QES. Drei Verfahren, zwei Sprachen.

• Einfache elektronische Signatur (EES, englisch SES). Ein Klick, ein getippter Name oder ein eingescanntes Unterschriftenbild. Schnell, für interne Freigaben und Dokumente mit kleinem Streitwert. Vor Gericht ist sie eine elektronische Erklärung. Wie viel sie wiegt, entscheidet das Gericht im Einzelfall.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES, englisch AES). Der Alltag für Angebote, NDAs, Aufträge und die meisten Geschäftsverträge. Der Anbieter bindet die Signatur so an die Person und an das Dokument, dass eine nachträgliche Änderung auffällt. Auch hier gibt es keine automatische Gleichstellung mit der Handunterschrift. Die Beweislage ist aber deutlich besser als bei einem Klick ohne Protokoll.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie ersetzt die gesetzliche Schriftform. Dafür brauchst du ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und eine sichere Signaturerstellung. In der Praxis ist das die Fernsignatur nach einem Ident-Verfahren. Eine aktuelle Liste der qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter führt die Bundesnetzagentur.

Für die meisten Geschäftsverträge reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur. Die qualifizierte Stufe nimmst du, wenn im Gesetz das Wort „schriftlich“ steht und keine leichtere Form erlaubt ist.

Die Textform steht in § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person genannt ist, auf einem dauerhaften Träger. Eine E-Mail erfüllt das. Die Schriftform steht in § 126 BGB und wird nach § 126a BGB durch die QES ersetzt. Seit dem 1. Januar 2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz etliche alte Schriftform-Pflichten auf Textform heruntergesetzt. Für Gewerbemietverträge, die schon vor 2025 liefen, gilt die Textform seit dem 1. Januar 2026 ebenfalls.

Zwei Stellen bleiben streng. Eine Befristung im Arbeitsvertrag braucht weiter die Schriftform, die Ausnahme bis zur Regelaltersgrenze kennt die Personalabteilung. Eine Kündigung auch. Beim Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen reicht die Textform, wenn das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann und du einen Empfangsnachweis verlangst. Wie das im Personalalltag aussieht, steht im Artikel Arbeitsvertrag digital unterschreiben. Zur Miete gibt es Mietvertrag digital unterschreiben, zum NDA den Artikel NDA digital unterschreiben.

Ist eine digitale Signatur rechtsgültig?

Ja, in Deutschland und in der EU. Die eIDAS-Verordnung regelt, wann eine elektronische Signatur gilt, welche Stufen es gibt und dass eine qualifizierte Signatur in jedem Mitgliedstaat anerkannt wird. Eine cloudbasierte Fernsignatur ist davon erfasst. Du brauchst keine lokale Signaturkarte, damit der Vorgang zulässig ist.

Gleichgestellt mit der Handunterschrift ist nur die QES. Einfache und fortgeschrittene Signaturen sind wirksam, wo das Gesetz keine Schriftform verlangt. Im Streit schaut das Gericht auf den Hergang: Konto, E-Mail, Prüfprotokoll, Zertifikat, ob das Dokument danach verändert wurde. Ein hübsches Unterschriftenbild ohne dieses Protokoll ist der schwächste Fall.

Die novellierte Verordnung, im Alltag eIDAS 2.0, gilt schon. Sie bringt die europäische Brieftasche für die digitale Identität, die EUDI-Wallet. In Deutschland heißt die staatliche App d-you. Sie soll am 2. Januar 2027 starten, zuerst mit digitalem Ausweis und einzelnen Nachweisen. Die qualifizierte Signatur in derselben App ist für den Verlauf von 2027 vorgesehen, der technische Weg dafür ist noch offen. Für einen Vertrag in diesem Herbst gehst du über einen Vertrauensdiensteanbieter. Den Stand beschreibt die FAQ zur EUDI-Wallet.

Eine zweite Frage ist der Datenschutz, und die hat mit der Rechtsgültigkeit wenig zu tun. Eine Signatur kann eIDAS-konform sein, während die Datei bei einem Unternehmen liegt, das dem US-Recht untersteht. Für viele Handelsverträge ist das Alltag, mit Auftragsverarbeitung und einem passenden Übermittlungsmechanismus. Für Personalakten, Gesundheitsdaten oder eine interne Vorgabe „nur EU“ nimmst du einen Anbieter mit Sitz und Hosting in Deutschland, der EU oder der Schweiz und liest den AV-Vertrag. Server in Frankfurt und ein Mutterkonzern in den USA sind zwei verschiedene Sätze in diesem Vertrag.

Was eine digitale Signatur eigentlich ist

Elektronische Signatur ist der Oberbegriff: jeder elektronische Vorgang, mit dem jemand eine Erklärung mit einem Dokument verbindet. Dazu gehört auch der Klick unter ein Formular.

Digitale Signatur meint die kryptografische Form davon. Über eine Public-Key-Infrastruktur wird die Unterschrift so mit dem Dokument verbunden, dass du später prüfen kannst, wer signiert hat und ob seitdem eine Seite geändert wurde. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen arbeiten so. Ein eingescanntes Unterschriftenbild allein tut das nicht.

Im PDF steckt das in einem Standard namens PAdES. Deshalb bleibt die Unterschrift lesbar, wenn du den Anbieter wechselst oder das Abo kündigst. Du öffnest die Datei mit einem normalen PDF-Programm. Für die spätere Prüfung hilfreich sind ein Zeitstempel und eingebettete Prüfinformationen, oft LTV genannt. Dafür speicherst du das signierte PDF und das Prüfprotokoll. Das Konto beim Anbieter ist der Versand, die Datei ist der Nachweis. eIDAS 2.0 kennt zusätzlich eine qualifizierte Bewahrung. Für einen normalen Vertrag ist das heruntergeladene PDF in deiner Akte der praktische Weg.

Kompatibel sind die Tools untereinander auf eine sehr einfache Art: Es zählt das Werkzeug der Person, die das Dokument verschickt. Wer unterschreibt, folgt dem Link. Ob diese Person ihre eigenen Verträge mit einem anderen Anbieter macht, spielt keine Rolle.

Ein elektronisches Siegel ist die Entsprechung für eine Organisation, zum Beispiel auf einem Bescheid oder einer Ausgangsrechnung. Es bestätigt die Herkunft des Dokuments, nicht die persönliche Willenserklärung. Wenn ein Anbieter von Siegeln spricht, ist das ein zweites Produkt neben der Unterschrift einer Person.

Typische Fälle, in denen du eine digitale Unterschrift einsetzt:

• Kauf- und Dienstleistungsverträge
• Mietverträge
• NDAs
• Freigaben und Haftungserklärungen
• Finanzunterlagen, bei denen später jemand die Unverändertheit prüfen will

Welches Tool zu deinem Ablauf passt

Ein eigenes Zertifikat musst du dir nicht besorgen, solange du über ein Portal gehst. Die Karten oben sind die Kurzfassung. Hier die Einordnung danach, wo deine Dokumente heute schon liegen. Alle genannten Portale können eIDAS-Stufen abbilden. Welche Stufe in deinem Tarif steckt, steht in der Leistungsbeschreibung. Die QES ist fast nirgends einfach „unbegrenzt inklusive“.

Skribble

Skribble sitzt in der Schweiz und veröffentlicht seine Preise. Im Jahresabo kostet Team 23 € und Pro 36 € pro Nutzer und Monat. Einfache Signaturen sind dort unbegrenzt, FES und QES laufen über ein gemeinsames Kontingent: 72 beziehungsweise 120 pro Nutzer und Jahr. Darüber kostet eine weitere QES im Pro 4 €. Ohne Abo liegt eine QES bei 5 €. Die Identifikation kommt einmalig mit 24,50 € dazu. Passt, wenn du Kaufverträge, NDAs und Jahresunterlagen selbst verschickst und die Rechnung vorher kennen willst. Skribble Erfahrungen.

Youtrust, früher Yousign

Youtrust ist der neue Name von Yousign. Sitz in Frankreich, Betrieb in Europa. Du bekommst Signatur, Identitätsprüfung und elektronisches Siegel in einer Plattform. Die Web-App startet bei 9 € netto pro Nutzer und Monat, die API bei 106 € im Monat. Für Teams in der EU, die einen fertigen Versand mit europäischem Vertrag wollen, ist das einer der naheliegenden Wege.

sign-me von D-Trust

Wenn du nur gelegentlich selbst qualifiziert unterschreiben musst, ist ein Monatsabo oft zu viel. sign-me von D-Trust, der Bundesdruckerei-Tochter, rechnet in Coins ab. 100 Coins kosten 34,90 € inklusive Umsatzsteuer. Eine QES verbraucht 5 Coins, eine FES 2. Die Identifikation mit der Online-Ausweisfunktion ist kostenlos, Video-Ident kostet 50 Coins. Im Unternehmensprozess zahlt in der Regel der Auftraggeber, die unterschreibende Person sieht keine eigene Rechnung. GlobalSign liefert Zertifikate und Identitäten für Unternehmen, die eine Signatur in die eigene IT bauen. Den Link an eine Kundin schickst du mit einem Portal oder mit sign-me.

Signhost

Signhost ist der heutige Name von Evidos und gehört zu Entrust. Du bekommst FES und QES, dazu Identifikation über Ausweis, SMS oder weitere Verfahren. 100 Credits kosten 99 € im Jahr, der Einstieg mit 10 Credits ist kostenlos. Eine Anfrage mit bis zu zwei Unterschriften verbraucht einen Credit, zusätzliche Prüfungen kosten extra. Der Konzern sitzt in den USA, das Produkt kommt aus den Niederlanden. Für den AV-Vertrag schaust du auf den konkreten Speicherort. Signhost Erfahrungen, das ältere Profil liegt unter Evidos.

inSign und FP Sign

inSign wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Du arbeitest im Browser oder in der App, ohne Zusatzhardware. Eine Lizenz kostet bei jährlicher Zahlung 24,90 € pro Nutzer und Monat, monatlich gezahlt 26,90 €. Ab mehreren Lizenzen wird es günstiger. inSign Erfahrungen.

FP Sign kommt von Francotyp-Postalia und hostet ebenfalls in Deutschland. Business liegt bei 24,90 € pro Nutzer und Monat. FES und QES sind vorgesehen, jede QES kostet 1,50 € extra, dazu die Identifizierung über sign-me oder Swisscom. Empfänger brauchen kein Konto. 30 Tage kannst du es testen.

fynk, ContractHero und Paperless

Diese drei sind zuerst Vertragsakten und danach Signatur. Das lohnt sich, wenn du Fristen, Versionen und den Status sehen willst und die Unterschrift nur der letzte Schritt ist. Einen Überblick über die Kategorie gibt es im Artikel Vertragsmanagement-Software.

fynk aus Österreich verbindet Editor, Signatur in EES, FES und QES und eine KI, die den Vertrag liest. Essential kostet 19 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Business 39 €. Es gibt einen kostenlosen Einstieg. Die Credits auf der Preisseite sind KI-Guthaben, kein Signatur-Kontingent. fynk Erfahrungen.

ContractHero schickt den Vertrag aus der Akte heraus und zeigt den Status, ohne dass du ein zweites Werkzeug öffnest. Der Preis hängt am Vertragsmanagement, nicht an einem einzelnen Signatur-Klick. ContractHero Erfahrungen.

Paperless sitzt in Deutschland und führt die QES in derselben Akte, in der der Vertrag liegt. Den Preis nimmst du von der Produktseite, er richtet sich nach Nutzern und Volumen.

tegolySIGN und die Signatur in Microsoft 365

tegolySIGN ist die deutsche Signatur direkt in Microsoft Teams, mit Anbindung an DATEV und Exchange. Eine Lizenz braucht, wer Vorgänge verschickt. Wer nur unterschreibt, braucht keine. 21 Tage läuft die Vollversion ohne Zahlungsdaten. Den Preis pro Absender-Lizenz liest du auf der Produktseite. tegolySIGN Erfahrungen.

Daneben hat Microsoft eine eigene Funktion in Word und SharePoint. Sie erzeugt eine einfache elektronische Signatur und speichert das PDF in SharePoint. Die IT schaltet sie frei, abgerechnet wird nutzungsbasiert über Microsoft 365. Für eine Freigabe im Haus ist das bequem. Für Schriftform reicht es nicht. Wenn ihr ohnehin in Teams arbeitet und FES oder QES braucht, ist tegolySIGN die Ergänzung, nicht ein zweites Word. Zum Meeting-Alltag passt das Profil Microsoft Teams.

d.velop sign

d.velop sign ist die Signatur innerhalb der Dokumentenplattform aus Gescher. Ab der Business-Edition der Plattform, 39 € im Monat, sind fortgeschrittene Siegel enthalten. Die qualifizierte Stufe buchst du dazu. Sinnvoll, wenn die Akten schon bei d.velop liegen. Für eine einzelne Unterschrift ohne Dokumentenarchiv ist ein Portal oder sign-me der kürzere Weg.

MOXIS

MOXIS von XiTrust richtet sich an Unternehmen mit Freigabeläufen, Vertreterregelung und Anbindung an SAP, Salesforce oder SharePoint. Die Private Cloud steht in Europa, das Recht ist eIDAS und schweizerisches ZertES. Pro kostet 22 € pro Nutzer und Monat und deckt EES und FES ab. Business liegt bei 46 € und nimmt die QES mit. MOXIS Erfahrungen.

DocuSign und Adobe Acrobat Sign

DocuSign ist der internationale Standard, mit sehr vielen Integrationen. Auf der europäischen Preisseite liegt Personal bei jährlicher Zahlung bei 9 € im Monat, mit einem kleinen Umschlag-Kontingent. Standard und Business Pro liegen darüber, die QES wird extra berechnet. Der Sitz ist in den USA. Nimm DocuSign, wenn der Prozess schon daran hängt oder Partner im Ausland genau dieses Fenster erwarten.

Adobe Acrobat Sign ist der heutige Name von Adobe Sign. Die Signatur steckt in Acrobat Standard und Acrobat Pro. Wer PDFs sowieso in Adobe bearbeitet, unterschreibt dort mit, ohne ein zweites Abo nur für die Unterschrift. Die qualifizierte Stufe hängt am Unternehmensangebot Acrobat Sign Solutions. Den Euro-Betrag liest du auf der Adobe-Seite für dein Land, Privat- und Teamlizenzen werden unterschiedlich ausgewiesen.

Wenn die Datei schon woanders liegt

Quadient RSign gehört in den Versand- und Dokumentenprozess von Quadient. Sinnvoll, wenn dieser Prozess schon steht.

In Dropbox signierst du mit Dropbox Sign, früher HelloSign. In Box mit Box Sign. SignRequest ist das Produkt, aus dem Box Sign entstanden ist. Eine neue Strecke legst du dort an, wo die Dateien heute liegen.

Xodo Sign, früher eversign, bleibt ein schlankes Werkzeug für einfache und fortgeschrittene Signaturen, wenn du keine Vertragsakte brauchst. sproof aus Österreich ist die ruhige europäische Alternative, wenn QES und ein Unternehmen aus der EU zusammengehören. Die Tarife starten bei 15 € im Monat.

Soll die Signatur in eure eigene Software, ist Sign Live! der deutsche Weg dafür. Die frühere Marke intarsys läuft seit dem 1. Januar 2026 unter Procilon. Das ist ein Baustein für Entwickler und Fachverfahren, kein Portal für den Freitagnachmittag. Das Profil steht noch unter Intarsys.

Alle Profile im Verzeichnis findest du in der Kategorie Digitale Signatur. Wie aus der einzelnen Unterschrift ein Ablauf fürs ganze Unternehmen wird, steht bei der Digitalisierung von Verträgen und beim digitalen Vertragsmanagement.

Fazit

Eine digitale Signatur erstellen ist ein kurzer Ablauf, sobald die Stufe stimmt. PDF hochladen, Personen eintragen, Link schicken, fertiges PDF und Prüfprotokoll ablegen.

Die fortgeschrittene Signatur trägt den normalen Geschäftsalltag. Die qualifizierte Signatur hebst du dir für die Schriftform auf: Kündigung, Befristung, Bürgschaft, Wohnraummiete über ein Jahr. Gewerbemiete und der unbefristete Arbeitsvertrag sind in Textform angekommen. Dafür ist eine FES trotzdem das bessere Dokument, weil du später siehst, wer zugestimmt hat.

Das Werkzeug suchst du nach dem Ort, an dem der Vertrag entsteht. Ein Portal, wenn du selbst verschickst. sign-me, wenn es nur die einzelne QES ist. Die Vertragsakte, wenn Fristen und Versionen dazugehören. Teams, Adobe oder DocuSign, wenn der Rest des Unternehmens dort schon arbeitet. Die Wallet d-you wird das 2027 ergänzen. Bis die qualifizierte Signatur darin liegt, unterschreibst du über einen Vertrauensdiensteanbieter.

Welches Tool bei dir im Einsatz ist und wo die Stufe unklar bleibt, steht sinnvoller in den Kommentaren als in einer pauschalen Rangliste. Wenn ein Preis auf der Anbieterseite vom Stand hier abweicht, gilt die Preisseite.