Digitale Signatur erstellen – TOP 10+ Anbieter-Liste

Unterschriften einholen kann mitunter ewig dauern. Nicht aber, wenn du eine Digitale Signatur erstellen und Dokumente online unterschreiben kannst.

Stell dir vor, ein Umlaufbeschluss liegt an und alle sind sich einig. Bis aber jeder unterschrieben hat, vergehen Wochen – das Dokument wandert per Post, Erinnerungen per Mail und Telefon sind nötig.

In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du eine digitale Signatur erstellst – rechtssicher und in wenigen Minuten. Du erfährst, welche Signaturart du brauchst, ob das rechtlich bindend ist, und welche Tools dir den Einstieg erleichtern.

Digitale Signatur erstellen – So geht's in 5 Schritten

Du musst kein IT-Experte sein, um Verträge digital zu unterschreiben. Der Ablauf ist bei allen seriösen Anbietern ähnlich – egal ob du selbst unterschreibst oder Unterschriften von anderen einholst.

1. Signatur-Tool wählen: Nutze eine eIDAS-konforme Plattform. So stellst du sicher, dass deine Signatur rechtlich anerkannt wird.
2. PDF hochladen: Lade das Dokument hoch, das unterschrieben werden soll – meist als PDF.
3. Unterzeichner einladen: Trage E-Mail-Adressen ein, lege die Signaturreihenfolge fest und platziere Signaturfelder sowie optionale Felder wie Datum oder Text.
4. Digitale Signatur erstellen: Unterzeichner erhalten eine E-Mail, öffnen das Dokument und erstellen ihre Signatur – per Maus, Touchscreen, Vorlage oder qualifiziertem Zertifikat.
5. Versenden und archivieren: Nach dem Signieren erhalten alle Beteiligten das fertige PDF. Du kannst es herunterladen und sicher aufbewahren.

Der gesamte Prozess dauert oft nur wenige Minuten statt Tage oder Wochen.

Beispiel: Dokument mit Skribble digital unterschreiben

Am Beispiel von Skribble siehst du, wie das in der Praxis aussieht:

1. Melde dich bei Skribble an und wähle dein PDF-Dokument aus.
2. Füge die Unterzeichner hinzu und lege die Signaturreihenfolge fest.
3. Platziere Signaturfelder und weitere Pflichtfelder im Dokument.
4. Sende das Dokument ab – die Empfänger erhalten eine E-Mail mit Signatur-Link.
5. Nach der Unterschrift steht das rechtsgültige PDF allen Beteiligten zum Download bereit.

Erhältst du selbst ein Dokument zur Unterschrift, klickst du auf den Link in der E-Mail, erstellst deine Signatur und bestätigst mit einem Klick. Fertig.

Mehr Erfahrungen zu Skribble im Verzeichnis

Welche Signaturart brauchst du?

Nicht jede digitale Signatur ist gleich. In der EU unterscheidet die eIDAS-Verordnung drei Stufen – entscheidend ist, wie wichtig das Dokument ist:

• SES (einfache elektronische Signatur): Schnell und unkompliziert – z. B. eingescannte Unterschrift oder Klick-Signatur. Reicht für interne Freigaben und unkritische Dokumente.
• AES (fortgeschrittene elektronische Signatur): Der Standard für die meisten Verträge. Der Anbieter prüft die Identität und sichert das Dokument gegen nachträgliche Änderungen ab.
• QES (qualifizierte elektronische Signatur): Rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Nötig, wenn das Gesetz Schriftform vorschreibt – etwa bei manchen Arbeitsverträgen.

Für die meisten Geschäftsverträge reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) vollkommen aus.

Alle Details zu den drei Stufen findest du im Artikel Signaturtypen im Vergleich: EES, FES und QES.

Ist eine digitale Signatur rechtsgültig?

Kurz gesagt: Ja. In Deutschland und der EU sind elektronische Signaturen gesetzlich anerkannt. Die eIDAS-Verordnung regelt Rechtmäßigkeit, Technologiestandards und die Anerkennung cloudbasierter sowie mobiler Signaturen.

Wenn ein Anbieter die Nutzung einer digitalen Signatur ermöglicht, muss diese der Verordnung der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) entsprechen.

Darin sind festgelegt:

• Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen in der EU
• Notwendigkeit mehrerer Signaturstufen für den Geschäftsverkehr
• Technologiestandards für maximale Konformität und geringere rechtliche Risiken
• Legitimation cloudbasierter und mobiler Signaturen in der EU

PKI-basierte digitale Signaturen sind genauso rechtssicher und bindend wie eine physische Unterschrift – vorausgesetzt, du wählst die passende Signaturstufe für dein Dokument und einen konformen Anbieter.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist wie ein elektronischer Fingerabdruck: Die Signatur des Unterzeichners wird sicher mit dem Dokument verbunden – wie eine normale Unterschrift, nur eben digital und ohne Papierkram.

Technisch basiert das auf der Public Key Infrastructure (PKI). Diese Technologie garantiert Sicherheit und universelle Akzeptanz – die Unterschrift gilt länder- und kontinentübergreifend.

Digitale oder elektronische Signatur – was ist der Unterschied?

Eine elektronische Signatur ist jeder elektronische Prozess, der an ein Dokument angehängt wird – also der Oberbegriff.

Eine digitale Signatur ist die sicherste Form: Sie gewährleistet die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments durch kryptografische Verfahren.

Typische Anwendungsfälle für eine digitale Signatur:

• Kauf- und Dienstleistungsverträge
• Mietvertrag digital unterschreiben
• NDA digital unterschreiben
• Genehmigungen und Haftungserklärungen
• Finanzdokumente und Jahresabschlüsse

Tools zum digitalen Signieren

Du brauchst kein eigenes Zertifikat – diese Tools führen dich durch den gesamten Prozess. Alle genannten Anbieter erfüllen die eIDAS-Anforderungen. Die folgenden Lösungen habe ich für dich zusammengestellt – kompakt, damit du schnell die passende Wahl triffst.

Skribble

Skribble ist ein europäischer Anbieter für elektronische Signaturen – einsetzbar für Kaufverträge, NDAs und Jahresabschlüsse. PDF hochladen, Signierende einladen, Signaturreihenfolge festlegen – ab 9 € monatlich. Skribble Erfahrungen

Signhost (ehemals Evidos)

Signhost bietet fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen mit verschiedenen Verifizierungsmethoden (Passport, SMS, Video-Ident). Ideal, wenn du höchste Nachweisform brauchst. Ab 90 € pro Jahr für 100 Credits. Signhost Erfahrungen

inSign

inSign wird in Deutschland gehostet und entwickelt – rechtssichere Unterschriften nach eIDAS, ohne Spezialhardware auf Computer, Smartphone oder Tablet. Ab 24,90 €/Monat. inSign Erfahrungen

ContractHero

ContractHero vereint Vertragsmanagement und elektronische Signatur in einer Plattform. Verträge direkt im System versenden, Status in Echtzeit verfolgen – ohne Ausdrucken oder manuellen Versand. ContractHero Erfahrungen

fynk

fynk kombiniert Vertragserstellung und Signatur in einer Software – mit Platzhaltern, Signatur-Reihenfolge und allen gängigen Signaturarten (SES, AES, QES). Ab 19 € monatlich, dauerhaft kostenlose Version verfügbar. fynk Erfahrungen

tegolySIGN

tegolySIGN ist die digitale Unterschrift direkt in Microsoft Teams – ideal, wenn dein Team ohnehin in Teams arbeitet. Dokumente aus Teams versenden, eIDAS- und DSGVO-konform signieren. Ab 120 €/Nutzer/Jahr. tegolySIGN Erfahrungen

MOXIS

MOXIS von XiTrust richtet sich an Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen – eIDAS-, DSGVO- und Schweizer Recht konform, mit Integration in SAP, Salesforce und SharePoint. Ab 22 €/User/Monat. MOXIS Erfahrungen

DocuSign

DocuSign ist der internationale Marktführer für elektronische Signaturen mit über 350 Integrationen und Verfügbarkeit in 43 Sprachen. Ab 9 €/Nutzer/Monat. DocuSign Erfahrungen

d.velop sign

d.velop sign bietet alle drei Signaturlevel (SES, AES, QES) ohne Installation – Made in Germany, mit Microsoft-SharePoint-Integration. Ab 3,75 €/Monat. d.velop sign Erfahrungen

Weitere Anbieter für digitale Signaturen

Daneben gibt es weitere etablierte Lösungen am Markt. Kurz zur Orientierung – ausführliche Erfahrungsberichte findest du jeweils im Software-Verzeichnis:

• Quadient RSign
• Adobe Sign
• FP Sign
• Yousign
• Paperless
• eversign
• Intarsys
• SignRequest

Suchst du zusätzlich eine Lösung für die Verwaltung aller Verträge, lohnt sich ein Blick auf Vertragsmanagement-Software. Alle Signatur-Tools im Überblick findest du in der Kategorie Digitale Signatur im Software-Verzeichnis.

Fazit: Digitale Signatur erstellen – schnell statt Papierberg

Eine digitale Signatur erstellen ist kein Hexenwerk: Tool wählen, PDF hochladen, Unterzeichner einladen, signieren, versenden. In wenigen Minuten statt Wochen.

Die Digitalisierung von Verträgen und digitales Vertragsmanagement spart dir Papier, Portokosten und nervige Erinnerungsrunden. Dank eIDAS ist der Prozess rechtssicher – vorausgesetzt, du wählst die passende Signaturstufe.

Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen. Probiere das Handling aus, bevor du dich festlegst – so findest du schnell die Lösung, die zu deinem Workflow passt.

Was hältst du von digitalen Signaturen? Nutzt du bereits einen der Anbieter oder fehlt dir einer? Schreib gerne deine Erfahrungen in die Kommentare!