Caya

Caya ist eine Document Automation Suite, die Dokumentenprozesse End-to-End automatisiert – vom Posteingang über die KI-gestützte Datenextraktion bis zur regelbasierten Weiterleitung von Dokumenten und Daten an die richtigen Personen und Systeme. Dafür umfasst sie drei Produkte: Post Scan, Document Extractions und Document Automations.

Welche Produkte bietet Caya?

Die Document Automation Suite von Caya umfasst drei Produkte, die Sie einzeln oder kombiniert nutzen können:

• Post Scan: Caya empfängt Ihre Geschäftspost, scannt sie und stellt sie Ihnen digital in der Document Automation Suite bereit. Die Originale werden 90 Tage archiviert und können auf Wunsch angefordert werden.

• Document Extractions: KI und Deep-OCR lesen die relevanten Felder aus Ihren Dokumenten aus und liefern sie als strukturierte Daten. Vortrainierte Modelle stehen bereit, individuelle Extraktionen sind auf Anfrage möglich.

• Document Automations: Sie legen Regeln einmal fest – die Weiterleitung läuft danach automatisch. So landen Dokumente und Daten bei den richtigen Personen, Abteilungen, Ordnern oder Systemen.

Welche Funktionen hat Caya?

Diese Funktionen bietet Caya:

• Texterkennung und Suche: Alle Dokumente werden per OCR erfasst und sind über die Suchfunktion und die Filter schnell auffindbar.

• Dokumenten-Klassifizierung: Dokumente werden nach ihrem Typ klassifiziert.

• Digitale Ablage: Sie legen eine individuelle Ordnerstruktur an und vergeben individuelle Dateinamen.

• Revisionssichere Ablage: Dokumente werden GoBD-konform und unveränderbar gespeichert.

• PDF-Editor: Ein vollwertiger PDF-Editor ist integriert.

• Rechte- und Rollenverwaltung: Sie vergeben Rechte und Rollen für Ihr Team.

• Dokumente und Ordner teilen: Sie teilen Dokumente und Ordner direkt mit den richtigen Personen - manuell oder automatisch.

• Freigaben und Teamarbeit: Team-Freigaben und Benachrichtigungen sind integriert, auch über mehrere Standorte oder Mandanten hinweg.

• Benachrichtigungen: Über neue Post und Dokumente werden Sie per App oder E-Mail informiert.

• Rechnungen bezahlen: Mit PayNow bezahlen Sie Rechnungen direkt aus Caya heraus.

• Dokumentenimport: Neben der Briefpost können Sie PDFs direkt hochladen, per E-Mail an eine von Caya bereitgestellte Adresse senden oder automatisch aus anderen Tools wie Gmail oder Outlook importieren.

• Integrationen: Caya lässt sich mit über 120 Tools verbinden.

• Datenexport: Extrahierte Daten können Sie als JSON oder CSV exportieren.

• Web und Mobile App: Sie greifen per Browser oder Mobile App auf Ihre Dokumente zu.

Welche Vorteile bietet Caya?

• Durchgängiger Prozess: Eingang, Datenextraktion und Weiterleitung laufen auf einer Plattform.

• Schnell einsatzbereit: Caya ist eine Plug-and-Play-Lösung und erfordert kein aufwändiges IT-Projekt.

• Skalierbar: Caya ist von Tag 1 an skalierbar und wächst mit Ihren Anforderungen und Ihrem Dokumentenaufkommen.

• Made & Hosted in Germany: Scanzentren und Server stehen in Deutschland.

Ist Caya sicher?

Caya ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt die Anforderungen von DSGVO, GoBD und DORA. Die Dokumente werden serverseitig verschlüsselt in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert und unterliegen damit den deutschen Datenschutzbestimmungen. Zusätzlich gibt es Back-up-Standorte. Im Tarif Professional ist Caya außerdem konform für Berufsgeheimnisträger, auf Wunsch auch mit individuellem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Wie viel kostet Caya?

Die Document Automation Suite gibt es in drei Tarifen, jeweils pro Nutzer und Monat zzgl. 19 % MwSt. Mit Jahresvertrag sparen Sie bis zu 33 %:

• Essentials: 9,99 € bei Jahresvertrag bzw. 14,99 € bei Monatsvertrag – Basisfunktionen für Selbstständige und Freelancer, bis zu 5 Nutzende

• Standard: 24,99 € bei Jahresvertrag bzw. 29,99 € bei Monatsvertrag – Standardlösung für kleine und mittlere Unternehmen, bis zu 50 Nutzende

• Professional: 79,99 € bei Jahresvertrag bzw. 99,99 € bei Monatsvertrag – Funktionen für erhöhte Complianceanforderungen und Regelungen für Berufsgeheimnisträger, unbegrenzte Nutzende

Zusätzlich zum Tarifpreis richtet sich der Gesamtpreis nach dem gewählten Dokumentenvolumen.

Individuelle Automatisierungen und individuelle Datenextraktionen gibt es auf Anfrage.

Bezahlen können Sie per Lastschrift, Kreditkarte, PayPal oder Rechnung. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen im Sinne des § 14 BGB.

Welche Erfahrungen haben andere Nutzer/innen gemacht?

Caya wird von mehr als 20.000 Nutzer/innen verwendet und auf Review-Plattformen wie folgt bewertet:

• OMR Reviews: 4,6 von 5 Sternen (120 Bewertungen), Leader in den Kategorien Virtual Mailbox, Optical Character Recognition und Data Extraction (Q4/2026) sowie Top 100 Tools in DACH 2026

• G2: 4,8 von 5 Sternen (18 Bewertungen)

Auch ich habe meine Caya Erfahrungen mit digitaler Post in einem Blogpost zusammengestellt.

Fazit

Insgesamt ist Caya ein sehr zu empfehlendes Tool, wenn Sie die Dokumentenprozesse in Ihrem Unternehmen durchgängig automatisieren möchten. Der Einstieg ist ab 9,99 € pro Nutzer und Monat (bei Jahresvertrag) möglich. Vergleichen Sie aber vor der Entscheidung einige Anbieter, Sie finden eine Menge davon in unserem Verzeichnis.

Caya Gutscheincode

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