Caya

Caya empfängt deine Post per Nachsendeauftrag und digitalisiert deine Briefe. Anschließend bekommst du eine Push-Benachrichtigung oder E-Mail, dass neue Post gekommen ist. Die kannst du dann ganz bequem vom Smartphone, Tablet oder Computer aus in deinem Document Cockpit lesen und verwalten.

Welche Funktionen hat Caya?

Diese Funktionen kann Caya dir bieten:

• Briefe empfangen: Caya empfängt alle dein Briefe, die mit der Deutschen Post gesendet werden
• Briefpost scannen: Caya scannt alle deine Briefe inkl. Briefumschlag ein
• Digitale Ablage: Deine Briefe werden dir in der digitalen Ablage hochgeladen und du kannst über PC oder Smartphone darauf zugreifen. Außerdem kannst du dir eine Ablagestruktur einrichten oder die Dateien als .pdf herunterladen
• Dokumenten-Management: Mit automatisierten Workflows unterschreibst du per Mausklick digital oder teilst die Dokumente mit den richtigen Personen
• Versand der Originale: Sollte bei der gescannten Post etwas dabei sein, was du im Original benötigst, kannst du dir diese von Caya zusenden lassen.
• Rechnungen bezahlen: Du kannst dein Bankkonto mit Caya verbinden und Rechnung automatisch bezahlen lassen, wenn diese als Rechnung erkannt wird.

Welche Vorteile bietet Caya?

Von besonderem Vorteil sind diese Funktionen:

• Dokumenten-Management-Software: Speziell Unternehmen behalten auf diese Weise beste Organisation und werden bei internen Prozessen digitaler
• Mobile App: Du kannst deine Post jederzeit mit einer Internetverbindung von unterwegs einsehen
• Service Nachsendeauftrag: Caya kümmert sich um die Einrichtung des Nachsendeauftrags - du musst dich nicht darum kümmern

Gibt es auch Nachteile?

Die folgenden Punkte könnten als Nachteile gesehen werden:

1. Nur Briefe, die mit der Deutschen Post gesendet werden, landen im Scanzentrum. Nordbrief oder direkt eingeworfene Schreiben werden nicht weitergeleitet und somit nicht digitalisiert.
2. Auch Warensendungen landen im Scanzentrum. Wenn deine Bank dir beispielsweise eine neue Kreditkarte schicken will, landet diese im Scanzentrum und du musst sie vom Scanzentrum weiterschicken lassen.

Ist Caya sicher?

Die Dokumente werden in einem Serverzentrum in Frankfurt gelagert und unterliegen somit deutschen Datenschutzbestimmungen. Mit einem Datenschutzkonzept auf rechtlicher, digitaler und physischer Ebene wird gewährleistet, dass deine Dokumente und Daten nicht von Dritten eingesehen oder gestohlen werden können.

Wie viel kostet Caya?

Caya bietet seinen Service sowohl für Privat-, als auch für Geschäftskunden an.

Tarife für Privatkunden

1. SINGLE: ab 12,99€ monatlich (1 Empfänger, bis zu 10 Scans pro Monat)
2. COUPLE: ab 19,99€ monatlich (2 Empfänger, bis zu 20 Scans pro Monat)
3. FAMILY: ab 29,99€ monatlich (5 Empfänger, bis zu 30 Scans pro Monat)

Die Kosten für die Einrichtung eines privaten Nachsendeauftrags betragen 31,00€ für 12 Monate. Jeder weitere Scan kostet 1,19€. Die Zusendung eines Briefes im Original kostet 0,99€ zzgl. Versandkosten.

Tarife für Geschäftskunden

1. Essentials: ab 9,99€ pro Nutzer monatlich
2. Standard: ab 24,99€ pro Nutzer monatlich
3. Professional: ab 79,99€ pro Nutzer monatlich

Zuzüglich kommt das Scan-Volumen für die Briefpost.

Welche Erfahrungen haben andere Nutzer/innen gemacht?

Caya wird auf Review-Plattformen wie folgt bewertet:

• Trustami.com: 4,84 von 5 Sternen
• OMR-Reviews: 4,4 von 5 Sternen
• Softwareadvice.com: 4,56 von 5 Sternen

Besonders positiv werden die Zuverlässigkeit und die Geschwindigkeit der Zustellung hervorgehoben. Einige Kunden berichten von längeren Zustellungszeiten von bis zu zwei Wochen seit Datum im Brief, dies kann jedoch ebenso an der Deutschen Post liegen. Caya ist von der Zustellung durch die Deutsche Post abhängig.

Auch ich habe meine +/- Caya Erfahrungen mit digitaler Post in einem Blogpost zusammengestellt.

Welche Alternativen gibt es?

Für den digitalen Empfang deiner Post gibt es auch einige Alternativen, die du dir ebenfalls ansehen solltest. Hier eine Beschreibung für dich in Kurzform:

1. Dropscan: Auch bei Dropscan wird deine Post gescanned und du erhältst eine Benachrichtigung darüber. Du kannst auch deine eigenen Dokumente von zu Hause an Dropscan senden, damit sie diese für dich einscannen und dich bei der Errichtung deines papierlosen Büros unterstützen.
2. Clevver.io: Dieser deutsche Anbieter ist eher auf Geschäftskunden ausgerichtet. Es werden dir digitale Postfächer eingerichtet und deine Post ebenfalls digitalisiert. Als Besonderheit kannst du als Adresse einen internationalen Standort wählen.
3. d.velop postbox: Auch dieser Anbieter ist auf Firmenkunden spezialisiert. Mit diesem Anbieter kannst du nicht nur deine Briefpost digital erhalten, sondern auch digital Briefe versenden.

Fazit

Insgesamt ist Caya ein sehr zu empfehlendes Tool, wenn du dein Büro digitalisieren möchtest. Die Digitalisierung deiner Post ist dabei nämlich ein wichtiger und unumgänglicher Baustein. Sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden gibt es unterschiedliche Tarife. Probleme kann es bei Warensendungen geben, die ebenfalls im Scanzentrum landen. Für solche Sendungen musst du also wenn möglich eine andere Adresse angeben. Vergleiche aber vor der Entscheidung einige Anbieter, du findest eine Menge davon in unserem Verzeichnis.

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