Qualifizierte elektronische Signatur erstellen

Eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen heißt: du weist dich einmal aus, ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter stellt das Zertifikat, und du gibst die einzelne Unterschrift für ein PDF frei. Danach steht im Dokument eine Signatur, die in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Einen Kartenleser brauchst du dafür im Normalfall nicht. Das läuft als Fernsignatur im Browser.

Die qualifizierte Stufe brauchst du, wo das Gesetz Schriftform verlangt. Für Angebote, NDAs und die meisten Geschäftsverträge reicht die fortgeschrittene Signatur. Wie du die drei Stufen auseinanderhältst, steht im Artikel Signaturtypen: EES, FES und QES. Den gesamten Ablauf vom PDF bis zum Versand findest du unter digitale Signatur erstellen. Hier geht es nur um die qualifizierte.

Stand: 5. Oktober 2026. Preise sind netto, wenn der Anbieter es nicht anders sagt. Vor dem Abschluss gilt die Preisseite.

Schnell zur passenden QES: Eine einzelne Unterschrift ohne Abo, Identifikation mit dem Online-Ausweis: sign-me von D-Trust. Selbst Verträge verschicken, mit Kontingent für FES und QES: Skribble oder Youtrust. Hosting in Deutschland: FP Sign oder inSign. Die QES soll in der Vertragsakte entstehen: fynk, Paperless oder d.velop sign. Viele Freigaben und SAP: MOXIS. Der Alltag ist Microsoft Teams: tegolySIGN.

Qualifizierte elektronische Signatur erstellen: so geht es

Der Ablauf ist bei allen seriösen Anbietern derselbe. Unterschiedlich sind Preis, Ident-Verfahren und der Ort, an dem das Dokument danach liegt.

1. Prüfen, ob du die QES wirklich brauchst. Schriftform im Gesetz: QES oder Papier. Textform: eine E-Mail kann reichen, eine fortgeschrittene Signatur ist oft die sauberere Akte. Die kurze Zuordnung steht im nächsten Abschnitt.
2. Einen Anbieter wählen, der die QES selbst ausstellt. Manche Tools signieren nur einfach oder fortgeschritten und verkaufen die qualifizierte Stufe als Extra oder gar nicht. Steht QES nicht im Tarif, ist es für eine Kündigung oder eine Befristung das falsche Werkzeug.
3. Dich einmal identifizieren. Üblich sind die Online-Ausweisfunktion, Video-Ident oder AutoIdent. Danach liegt ein qualifiziertes Zertifikat bei einem Vertrauensdiensteanbieter, oft mehrere Jahre. Die Bundesnetzagentur führt die Liste dieser Anbieter. D-Trust und Swisscom sind die Namen, die in deutschen Portalen am häufigsten dahinterstehen.
4. Das PDF freigeben. Du lädst das Dokument hoch, setzt das Signaturfeld und bestätigst die einzelne Unterschrift, zum Beispiel per TAN, App oder noch einmal mit dem Ausweis. Das Zertifikat bleibt beim Anbieter. Du signierst aus der Ferne, das ist die Fernsignatur.
5. PDF und Prüfprotokoll speichern. Die qualifizierte Signatur steckt im PDF, üblicherweise als PAdES. Lade die Datei und das Protokoll herunter. Damit kannst du die Unterschrift später prüfen, auch wenn du das Abo beendest.

Bekommst du einen Link von jemand anderem, folgst du dessen Tool. Dein eigenes Konto brauchst du dafür nicht. Die Identifikation kommt nur, wenn diese eine Unterschrift qualifiziert sein soll.

Wann die QES die Schriftform ersetzt

Die gesetzliche Schriftform steht in § 126 BGB. § 126a BGB sagt, dass die qualifizierte elektronische Signatur sie ersetzt. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur tut das nicht. Eine notarielle Beurkundung, etwa beim Grundstückskauf, ersetzt sie auch nicht. Dafür bleibt der Notar zuständig.

Seit dem 1. Januar 2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz etliche alte Schriftform-Pflichten auf Textform gesetzt. Für Gewerbemietverträge, die schon vor 2025 liefen, gilt das seit dem 1. Januar 2026 ebenfalls. Befristung und Kündigung bleiben streng. Die Ausnahme einer Befristung bis zur Regelaltersgrenze kennt die Personalabteilung. Details zum Arbeitsvertrag stehen im Artikel Arbeitsvertrag digital unterschreiben, zur Miete unter Mietvertrag digital unterschreiben.

Die staatliche EU-Wallet d-you soll am 2. Januar 2027 mit Ausweis und Nachweisen starten. Die qualifizierte Signatur in derselben App ist für den Verlauf von 2027 geplant. Für ein Dokument in diesem Herbst erstellst du die QES über einen Vertrauensdiensteanbieter. Den Zeitplan beschreibt die FAQ zur EUDI-Wallet.

Was eine QES kostet

Zwei Modelle. Entweder zahlst du pro Unterschrift, oder du hast ein Abo mit einem Kontingent und einen Aufpreis, wenn das Kontingent leer ist. Die Identifikation kommt oft einmalig dazu.

• sign-me rechnet in Coins. 100 Coins kosten 34,90 € inklusive Umsatzsteuer. Eine QES verbraucht 5 Coins, eine fortgeschrittene Signatur 2. Die Identifikation mit der Online-Ausweisfunktion ist kostenlos, Video-Ident kostet 50 Coins. Für wenige Dokumente im Jahr ist das der kurze Weg.
• Skribble nimmt im Jahresabo 23 € (Team) oder 36 € (Pro) pro Nutzer und Monat. Im Pro stecken 120 fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen pro Nutzer und Jahr. Darüber kostet eine QES 4 €. Ohne Abo liegt eine QES bei 5 €. Die Identifikation kostet einmalig 24,50 € und gilt fünf Jahre.
• FP Sign liegt bei 24,90 € pro Nutzer und Monat. Jede QES kostet 1,50 € extra, dazu die Identifizierung über sign-me oder Swisscom.
• DocuSign führt die QES als Zusatz. Der kleine Tarif Personal liegt bei jährlicher Zahlung bei 9 € im Monat und enthält sie nicht.

Bei inSign, fynk, Paperless, d.velop, MOXIS, Youtrust, Signhost und tegolySIGN hängt der QES-Preis am Tarif oder an einem Partner-Vertrauensdienst. Die Lizenz allein sagt noch nicht, was die einzelne qualifizierte Unterschrift kostet. Das steht in der Leistungsbeschreibung.

Tools, mit denen du eine QES erstellst

Die Karten oben sind die Kurzfassung. Hier die Einordnung danach, wie oft du qualifiziert unterschreibst und wo das Dokument danach liegen soll. Alle Profile findest du in der Kategorie Digitale Signatur.

sign-me von D-Trust

sign-me ist das Portal der Bundesdruckerei-Tochter D-Trust. Du registrierst dich, identifizierst dich und signierst qualifiziert, fortgeschritten oder einfach. Im Unternehmensablauf zahlt meist der Auftraggeber, die unterschreibende Person sieht keine eigene Rechnung. Für eine Kündigung oder einen einzelnen befristeten Vertrag ist das oft günstiger als ein Monatsabo. GlobalSign liefert daneben Zertifikate für die eigene IT. Den Link an eine Kundin schickst du mit sign-me oder einem der Portale darunter.

Skribble

Skribble sitzt in der Schweiz und zeigt die Preise öffentlich. Du lädst das PDF hoch, lädst Personen ein und wählst die Stufe. Die QES läuft über die Fernsignatur, die Identifikation gilt danach fünf Jahre. Passt, wenn du regelmäßig selbst Verträge verschickst und vorher wissen willst, was die qualifizierte Unterschrift kostet. Skribble Erfahrungen.

Youtrust

Youtrust, früher Yousign, sitzt in Frankreich und betreibt die Plattform in Europa. Die Web-App startet bei 9 € netto pro Nutzer und Monat. Neben der Signatur gibt es Identitätsprüfung und das elektronische Siegel. Die QES ist vorgesehen. Den Aufpreis dafür liest du im konkreten Tarif, bevor du einen befristeten Vertrag darüber schickst.

FP Sign und inSign

FP Sign von Francotyp-Postalia wird in Deutschland gehostet. Business kostet 24,90 € pro Nutzer und Monat, die QES 1,50 € zusätzlich. Empfänger brauchen kein Konto. 30 Tage kannst du es testen. Die Identifizierung läuft über sign-me oder Swisscom.

inSign wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Eine Lizenz kostet bei jährlicher Zahlung 24,90 € pro Nutzer und Monat. Die qualifizierte Signatur kommt über einen Vertrauensdiensteanbieter dazu, etwa D-Trust oder Swisscom. Im Browser und in der App, ohne Kartenleser. inSign Erfahrungen.

fynk, Paperless und d.velop sign

Diese drei sind zuerst die Akte und danach die Unterschrift. Das lohnt sich, wenn Fristen und Versionen dazugehören und die QES nur der letzte Schritt ist.

fynk aus Österreich bietet EES, FES und QES im Editor. Essential kostet 19 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Business 39 €. Es gibt einen kostenlosen Einstieg. fynk Erfahrungen.

Paperless sitzt in Deutschland und führt die QES in derselben Akte wie den Vertrag. Der Preis richtet sich nach Nutzern und Volumen.

d.velop sign hängt an der Dokumentenplattform aus Gescher. Ab der Business-Edition, 39 € im Monat, sind fortgeschrittene Siegel enthalten. Die qualifizierte Stufe buchst du dazu. Sinnvoll, wenn die Akten schon bei d.velop liegen.

MOXIS, Signhost und tegolySIGN

MOXIS von XiTrust ist für Freigabeläufe, Vertreterregeln und Anbindungen an SAP oder SharePoint. Pro kostet 22 € pro Nutzer und Monat und deckt die einfachen und fortgeschrittenen Stufen ab. Business liegt bei 46 € und nimmt die QES mit. Die Private Cloud steht in Europa. MOXIS Erfahrungen.

Signhost, früher Evidos, gehört zu Entrust. 100 Credits kosten 99 € im Jahr, zehn Credits sind kostenlos. FES und QES sind möglich, die qualifizierte Stufe verbraucht zusätzliche Credits. Der Konzern sitzt in den USA, das Produkt kommt aus den Niederlanden. Signhost Erfahrungen.

tegolySIGN legt die Signatur in Microsoft Teams und kann an DATEV angebunden werden. FES und QES sind vorgesehen. Eine Lizenz braucht, wer Vorgänge verschickt. 21 Tage läuft die Vollversion ohne Zahlungsdaten. tegolySIGN Erfahrungen. Die Signatur, die Microsoft selbst in Word und SharePoint anbietet, ist eine einfache elektronische Signatur. Für die Schriftform nimmst du ein Tool mit QES.

DocuSign, Adobe und die anderen Signatur-Tools

DocuSign ist der internationale Standard. Die QES ist ein Zusatz, kein Bestandteil des kleinen Tarifs. Nimm es, wenn Partner im Ausland genau dieses Fenster erwarten und die qualifizierte Stufe im Vertrag mit eingepreist ist.

Adobe Acrobat Sign steckt in Acrobat. Im normalen Abo unterschreibst du einfach und fortgeschritten. Die qualifizierte Stufe hängt am Unternehmensangebot Acrobat Sign Solutions.

Daneben gibt es Signatur-Software, die den Alltag trägt und die QES nicht als Kern hat. ContractHero schickt Verträge aus der Akte. Quadient RSign sitzt im Dokumentenversand. Xodo Sign, früher eversign, ist der schlanke Versand. In Box signierst du mit Box Sign, SignRequest ist das ältere Produkt dahinter. sproof aus Österreich stellt FES und QES bereit, Tarife ab 15 € im Monat, und hat bei uns noch kein eigenes Profil. Soll die QES in eure eigene Software, ist Sign Live! der Weg. Die Marke intarsys läuft seit dem 1. Januar 2026 unter Procilon. Das Profil steht unter Intarsys.

Fazit

Eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen ist ein kurzer Vorgang, sobald die Identifikation einmal durch ist. PDF hochladen, Unterschrift freigeben, Datei und Protokoll ablegen.

Die QES hebst du dir für die Schriftform auf: Befristung, Kündigung, Bürgschaft, Wohnraummiete über ein Jahr. Für alles andere ist die fortgeschrittene Signatur der passende Alltag, und dafür sind dieselben Tools da.

Wenige Dokumente im Jahr: sign-me. Regelmäßig selbst verschicken: Skribble, Youtrust, FP Sign oder inSign. Die Akte ist das eigentliche System: fynk, Paperless oder d.velop. Teams und DATEV: tegolySIGN. Konzern mit SAP: MOXIS.

Wenn ein Preis auf der Anbieterseite vom Stand hier abweicht, gilt die Preisseite. Welches Tool bei dir die QES wirklich ausstellt, steht sinnvoller in den Kommentaren als in einer pauschalen Rangliste.