Jan Siebert
Erkennst du dich wieder?
Überall liegen Dokumente rum, der Schrank ist voller Ordner, aber es lässt sich diese eine Abrechnung einfach nicht finden.
Jetzt musst du stundenlang die Aktenordner durchforsten.
Anstrengend, nicht wahr?
Vermutlich geht es fast jedem Vermieter so wie dir. Einer Statistik von ImmobilienScout24 zufolge, verwalten nämlich die meisten Vermieter ihre Immobilien auf die klassische Art und Weise.
63% der Vermieter in Deutschland verwalten ihre Immobilien alleine und ohne zusätzliche Hilfe. 37% nutzen bereits eine Software zur Hausverwaltung.
Der Trend geht eindeutig in Richtung Online Hausverwaltungssoftware.
Deshalb findest du in diesem Blogbeitrag alles über das Thema digitale Hausverwaltung, wie das genau funktioniert und welche Möglichkeiten dir verschiedene Apps bieten. Damit kannst auch du dir den Umgang mit deinen Immobilien erleichtern.
Inhaltsverzeichnis
Digitale Hausverwaltung als Hilfe bei der Vermietung
Ähnlich wie beim papierlosen Büro, werden Dokumente und Prozesse bei der Vermietung digital abgebildet.
Die Online Hausverwaltung gibt es in verschiedenen Varianten: als Software, App oder als ein webbasiertes Tool.
Das Ziel ist es dich bei der Verwaltung deiner Immobilie(n) zu unterstützt.
Warum du darüber nachdenken solltest, die Verwaltung deiner Immobilien zu digitalisieren:
- effektive, zeitsparende und trotzdem noch persönliche Verwaltung
- sammeln aller Daten an einem Ort für übersichtliche Verwaltung und ständigen Zugriff
- Unterstützung bei steuerlichen, rechtlichen und weiteren Fragen
Wie das funktioniert zeige ich dir jetzt anhand des Beispiels von Nahaus.
Nahaus als Beispiel
Nahaus ist eine cloudbasierte Hausverwaltungssoftware, die Vermieter, Hausverwaltungen und vor allem Immobilieninvestoren dabei unterstützt, ihre Immobilienverwaltung vollständig zu digitalisieren – von der Mietverwaltung bis zur Buchhaltung. Ziel ist es, typische Verwaltungsaufgaben einfacher, schneller und deutlich übersichtlicher zu machen – ohne Excel-Chaos und ohne Medienbrüche.
Ein großer Vorteil: Du verwaltest deine Objekte zentral an einem Ort – inklusive Verträgen, Dokumenten, Zahlungen und Abrechnungen. Mit der Enterprise Edition bekommst du zusätzliche Funktionen, die dir helfen, noch stärker zu automatisieren und deinen Bestand sauber zu skalieren.
Das bietet dir die Software:
- Miet- & Vertragsverwaltung (Mietverhältnisse, Konditionen, Fristen, Historie)
- Professionelles Dokumentenmanagement (Vorlagen, Ablage, schnelle Suche, zentrale Objekt-Akten)
- Ticketing / Vorgänge & Facility Management (Mängel, Schäden, Aufgaben, Status & Nachverfolgung)
- Automatische Buchung von Mieten, Kosten, Kautionen & Abrechnungen (strukturierte Finanzübersicht)
- Automatischer Kontoabgleich mit der Miete (Zahlungseingänge schneller zuordnen)
- Nebenkostenabrechnung in Minuten statt Stunden erstellen (effizient, nachvollziehbar, wiederholbar)
- Einfache Übernahme vorhandener Daten & Dokumente (schneller Start ohne Neuaufbau)
Nahaus wächst mit deinem Portfolio – und ab ca. 50 Einheiten ist es ein echter Game Changer, weil Automatisierung und klare Prozesse plötzlich richtig Zeit sparen. Du kannst z. B. mit Pro ab ca. 100 € starten und später jederzeit auf Enterprise wechseln, wenn du noch mehr Automatisierung und Skalierung willst.
Tipp zur Kalkulation, ob es sich lohnt:
Wenn die Softwarekosten pro Monat geringer sind als die Zeitkosten, die du durch manuelle Arbeit verlierst (z. B. X Stunden weniger Buchhaltung/Abrechnung/Kommunikation), dann rechnet es sich fast immer. Rechne dir einfach deinen Stundensatz aus und vergleiche ihn mit der monatlichen Lizenz.
So klappt es mit der Hausverwaltung
Damit du siehst, wie digitale Immobilienverwaltung in der Praxis funktioniert, zeige ich dir Nahaus anhand einer schlanken Version (ideal zum Einstieg).
Diese Variante ist perfekt, um dir in kürzester Zeit einen klaren Überblick zu verschaffen über:
- deine Immobilien & Einheiten
- Mieteinnahmen, Ausgaben & Rentabilität
- den Status deiner Mieteingänge und offene Posten
Sobald du dich in Nahaus einloggst, hast du alles zentral an einem Ort: Mietverwaltung, Buchhaltung und Dokumente – übersichtlich strukturiert und jederzeit abrufbar (ohne Installation, ohne Papierordner).
Wie du im Screenshot siehst, ist die Verwaltung in logische Bereiche aufgeteilt. Das spart dir Zeit, weil du nicht suchen musst, sondern Prozesse sofort findest – vom Zahlungseingang bis zur Buchung.
Das moderne, intuitive Design sorgt dafür, dass du schneller arbeitest und weniger Fehler machst – besonders dann, wenn dein Bestand wächst.
Zum Vergleich siehst du darunter eine ältere Software-Oberfläche: viele Fenster, unübersichtliche Menüs und mehr Klicks für dieselbe Aufgabe. Genau hier ist eine moderne Hausverwaltungssoftware wie Nahaus ein echter Vorteil.
Auch beim Thema Mieteingänge spielt Nahaus seine Stärke aus: Du siehst auf einen Blick, welche Zahlungen eingegangen sind, welche noch offen sind – und kannst Mietrückstände frühzeitig erkennen, statt sie Wochen später mühsam zu suchen.
Wenn du dein Bankkonto mit Nahaus verknüpfst, läuft der Abgleich weitgehend automatisch: Transaktionen werden übersichtlich dargestellt und Zahlungseingänge lassen sich schneller zuordnen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und bringt Struktur in deine Buchhaltung.
Natürlich ist das nur ein Ausschnitt – am besten machst du dir selbst ein Bild: Mit der Demo-Version kannst du die Hausverwaltungssoftware in Ruhe testen, Funktionen ausprobieren und prüfen, ob sie zu deinem Bestand passt – ohne Risiko und ohne blind zu kaufen.
Hausverwaltung Software im Vergleich
Je nach Anbieter sieht die digitale Hausverwaltung natürlich anders aus.
Trotzdem haben sie alle einiges gemeinsam, quasi die “Grundlagen der Verwaltung”:
- übersichtliche Verwaltung von Daten (Miete, Kontaktdaten, Einnahmen & Ausgaben)
- Digitalisierung von Dokumenten, Rechnungen, Verträgen etc.
- Automatisierung vieler Prozesse wie z.B. Mieteingänge, Zahlungsverzug, Erstellung von Abrechnungen und Zahlungserinnerungen
Natürlich ist aber nicht jede Online Hausverwaltung für jeden Vermieter gleich gut geeignet. Deshalb habe ich die wichtigsten Vorteile jeder Variante für dich recherchiert. By the way, die beste Hausverwalter Software ist im übrigen diese hier..
Nahaus
Bei der Software Nahaus sind deine Verwaltungsprozesse rund um Einheiten, Mieter und Eigentümer komplett digitalisiert und automatisiert. Es ist demzufolge eine umfassende Software für deine Hausverwaltung.
Aus eigener Erfahrung ihres Family Office mit über 1000 Einheiten im eigenen Bestand, hat Nahaus die wirklich zeitaufwendigen manuellen Prozesse in der Verwaltung analysiert und digitalisiert. Sie haben selbst erlebt, wo es Probleme bei der Verwaltung gibt.
So tragen Miet-Interessenten ihre Daten bereits digital ins System ein und werden dort über den Status informiert.
Für bestehende Einheiten, deren Eigentümer und die Mietverhältnisse werden alle detailliert importiert und stehen sofort übersichtlich zur Verfügung. So können automatisch erstellte Anschreiben zur Mülltrennung, Hauslärm oder anderen Infos rund ums Haus schnell verschickt werden.
Die Besonderheiten bei Nahaus sind:
- Durchdachte digitalisierte Prozesse für Hausverwaltungen
- Moderne und übersichtliche Darstellung
- Nebenkostenabrechnungen mit wenigen Klicks erstellt
- Komplette Zählerverwaltung
- Leerstand überwachen und inserieren
- Digitale Mieterselbstauskunft
- Mietbewerber automatisch erfassen und über Status informieren
Es gibt bei Nahaus drei Tarife, wobei für Hausverwaltungen speziell der Enterprise-Tarif angeboten wird. Darin gibt es keine Begrenzung an Immobilien und unbegrenzte Einheiten.
SMARTBRIX
SMARTBRIX ist eine leistungsstarke Softwarelösung, die für Verwaltungsunternehmen jeder Größe in der Immobilienbranche entwickelt wurde.
Sie bietet eine zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung aller relevanten Geschäftsbereiche und unterstützt Hausverwaltungen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesse.
Besonderheiten:
- Alle Daten in einer Software: Vermeidung von Medienbrüchen und gepflegter Datenbestand
- Modularer Aufbau mit umfassenden Funktionen wie CRM, Ticketsystem, Wartungsmodul und mehr
- Vollständige Unternehmensbuchhaltung, GoBD-zertifiziert
- Integrierte Website mit Kunden- und Mieterportal
- Mehrmandantenfähigkeit für eigenständige Objektgesellschaften und verschiedene Geschäftszweige
- 100% DSGVO-konform, mit Hosting in Deutschland und automatischer Datensicherung
Kosten:
Das SMARTBRIX Pro Paket kostet 500 € monatlich und beinhaltet fünf Benutzer. Für jeden weiteren Benutzer fallen 50 € pro Monat an. Alternativ stehen das kleinere Light Paket für 350 € (inkl. 2 Benutzer) und das individuell konfigurierbare Business Paket auf Anfrage zur Verfügung. Zusätzliche Leistungen wie Onboarding und Support sind in Stundenpaketen buchbar:
- 10 Stunden für 1.300€
- 20 Stunden für 2.500€
- 50 Stunden für 6.000€
Individuelle Programmierungen und Erweiterungen sind auf Anfrage möglich.
objego
Als Hausverwaltung kann das für private Vermieter ausgelegte Tool von objego spannend sein. Dabei geht es rund um die digitale Verwaltung einer oder mehrerer Immobilien.
Das Tool bietet ein digitales Dokumentenmanagement, eine intelligente Finanzverwaltung und hilft auch bei der jährlichen Steuererklärung.
Eine weitere Funktion, die auch auf die Hausverwaltung zutrifft ist die Betriebskostenabrechnung, die du mit objego mit wenigen Klicks erstellen kannst.
Weitere Besonderheiten sind:
- Möglichkeit zum Anbinden deiner Mietkonten
- Telefonischer Kundenservice
- Viele kostenlose, nützliche Tipps und Ratgeber rund um die Themen Verwaltung und Vermietung von Immobilien
- objego ist browserbasiert – damit ist eine Softwareinstallation nicht notwendig
- Regelmäßige Updates sind inklusive
- Mietpreisrechner
Impower
Die Mission von Impower ist es, den Alltag von Hausverwaltern zu vereinfachen. Die cloud-basierte Software-Lösung bietet dafür effiziente Möglichkeiten im Bereich der Buchhaltung und der Kommunikation mit Mietern. So lassen sich über automatisierte Workflows Zahlungseingänge oder zum Beispiel die Wärmekostenabrechnung schnell und einfach verwalten.
Ein ganz besonderes Augenmerk ist bei dieser Online Hausverwaltungssoftware auf dem Design und der Anwenderfreundlichkeit. Modernes Design und eine selbsterklärende Bedienung machen es dem Team einfach damit zu arbeiten.
Die Besonderheiten zusammengefasst sind:
- Modernes und optimiertes Design
- Buchhaltung aller Objekte, wie Rechnungen, Lastschriften, Sonderumlagen, Hausgeldabrechnung oder Wirtschaftspläne in einem Tool
- Stammdaten von Eigentümern pflegen
- Einladungen zur Eigentümerversammlungen versenden
- Cloud basierte Hausverwalter-Software
- Schnittstellen zu Casavi Eigentümerportal und ePost, weitere sind möglich
Die Software kann in einem Webinar kennengelernt und anschließend für für 30 Tage unverbindlich getestet werden.
immocloud
Bei immocloud handelt es sich um eine Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung für private Vermieter. Von Prozessen rund um Mieten und Zahlungseingänge über die digitale Dokumentenablage bis zur Kommunikation ist die Software breit aufgestellt. Bei letzterem haben auch die Mieter über ein eigenes integriertes Mieterportal Zugriff auf Infos und Dokumente.
Die wichtigen Funktionen im Überblick:
- Automatische Zuordnung der Mieteingänge
- Digitale Dokumentenablage, Rechnungen, Verträge, Briefe, etc.
- Integriertes Mieterportal
- Objektverwaltung mit Mietverhältnissen
- Digitaler Nachrichtenversand per E-Mail, SMS, Brief oder Einschreiben
- Rechenzentrum in Deutschland und DSGVO-konform
Die Hausverwaltungs-Software von immocloud ist für 45 Tage zu testen. Anschließend kostet sie 9,99 € netto pro Monat bei bis zu 5 Einheiten. Je mehr Einheiten du hast, desto höher steigt der Preis.
VermietenPlus
Bei VermietenPlus handelt es sich ebenfalls um eine webbasierte, digitale Hausverwaltung. Es geht primär darum, alle deine Daten gut sortiert verfügbar zu haben.
Dazu werden zahlreiche Informationen automatisch erhoben, wie bspw. die Kostenerfassung und Mieteingänge.
Mit rechtssicheren Vorlagen bist du bei der Mieterkommunikation immer auf der sicheren Seite.
Besonderheiten:
- unbegrenzte Einheiten-Anzahl
- Importieren von bereits bestehenden Bankverbindungen für eine automatisierte Überprüfung der Mieteingänge
- Automatische Kostenerfassung für die NK-Abrechnung
- Übersicht über Mietpreise vergleichbarer Immobilien, aktuelle Objektbewertungen und mögliche Mietpreiserhöhungen
- Vorlagen und Expertenwissen in der Mediathek
Das Anlegen der ersten 1 Einheit kostet 9,90 € pro Monat. Jede weitere kostet dann 0,99 € pro Monat.
Du kannst Vermietet.de erstmal ausgiebig für 30 Tage testen und selbst sehen, ob es deinen Anforderungen entspricht.
Hinweis: VermietenPlus war ehemals Vermietet.de
Matera
Das junge Team von Matera wirbt damit, die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaft) neu gedacht und ein effizientes und intuitives Tool entwickelt zu haben.
Matera stellt dir ein Portal für die tägliche Verwaltung zur Verfügung und hat außerdem Experten für komplexe Themenbereiche engagiert, die dir zur Seite stehen.
Zu den Funktionen des Portals gehören z. B.:
- Dashboard mit WEG-Überblick
- Übersicht über Budget, Einnahmen und Ausgaben
- Eigentümerversammlungen (mit Tagesordnungen und Beschlüssen)
- Ausgabenanalyse in Echtzeit
- automatisch Briefe versenden
- mobile App für unterwegs
- sichere Dokumentenablage
Das Expertenteam von Matera hilft dir unter anderem bei:
- Buchhaltung, Zuschüssen, Rückständen, Mahnungen
- aktueller Gesetzgebung und juristischem Korrekturlesen
- Planung von Sanierungs- und Baumaßnahmen
Kosten:
Die Kosten sind bei Matera nicht frei einsehbar, du musst ein kostenloses Angebot anfordern.
Immoware24
Immoware24 ist schon ewig am Markt. Dieses Programm kannst du unabhängig von Betrieb, Plattform oder Gerät benutzen. Immoware24 eignet sich für dich, wenn:
- du Unterstützung beim Auftragsmanagement wie z.B. der Erstellung von Schadensmeldungen brauchst
- deine Mietanzeigen ohne viel Aufwand auf mehreren Portalen aufgegeben werden sollen
- Webinare und Schulungen zur Funktionsweise der Software für dich mehr als hilfreich sind
Die ersten 30 Tage sind kostenlos, danach ist die digitale Hausverwaltung mit Immoware24 kostenpflichtig.
Viele User suchen allerdings nach Immoware24 Alternativen, zumindest kriegen wir das oft per Nachricht von unseren Lesern mit.
iDWELL
iDWELL ist eine Immobilien-CRM-Software, die dir dabei hilft, Routineabläufe zu automatisieren und den Kommunikationsaufwand zwischen allen Beteiligten im Immobilienmanagement zu reduzieren. Durch die mobile App erreichst du deine Kundinnen und Kunden viel schneller als durch die herkömmliche Briefpost.
Besonders hervorzuheben bei diesem Anbieter sind diese Features:
- Workflow-Bot für den First Level Support
- Feedback und Bewertungssystem für deinen Service
- Reporting über alle deine Kundenanfragen
- Marktplatz für das Einholen von Dienstleisterangeboten
- Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen
-
Task-Management für Termin- und Raumbuchungen mit Kundinnen und Kunden
Du kannst bei diesem Anbieter eine kostenlose Demoversion anfragen, um dich zu vergewissern, dass die Software zu dir passt.
Fazit: Sag ja zur Online Hausverwaltung Software
Denn du hast nicht nur die Möglichkeit, die Verwaltung deiner Immobilien effizienter zu gestalten, sondern kannst dich außerdem für die am besten zu dir passende digitale Hausverwaltung entscheiden.
Worauf wartest du also noch?
Du suchst nach noch mehr Möglichkeiten, wie du Vermietung und Hausverwaltung digitalisieren kannst? Dann schau mal auf 3 Apps, die dir als Immobilienbesitzer helfen.
Denkst du auch darüber nach, deine Immobilien digital zu verwalten? Oder nutzt du vielleicht schon eine Online Hausverwaltung? Schreib mir gerne deine Meinung dazu oder Fragen zum Thema in die Kommentare!