Digitale Stempeluhr 2026: So erfasst du Arbeitszeit heute

Digitale Stempeluhr heißt 2026: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit liegen in einem System, das Team und Personalabteilung später noch lesen können. Gestempelt wird am Terminal im Eingang, in der App oder im Browser am Rechner. Welcher Weg passt, hängt vom Arbeitsplatz ab, von der Schicht und davon, ob die Zeiten in die Lohnabrechnung laufen.

Oben siehst du eine kurze Auswahl. Preise und Testphasen ändern sich, vor dem Buchen gilt die Preisseite. Im Mittelstand fängst du mit Clockodo an: Browser, App und bei Bedarf ein Terminal.

Was eine digitale Stempeluhr 2026 leistet

Eine digitale Stempeluhr ist Software, oft mit einem Terminal oder einer App dazu. Sie speichert, wann ein Arbeitstag beginnt, wann er endet und wie lang er war. Pausen, Zuschläge und Abwesenheiten hängen an denselben Buchungen.

Für die Führung bleibt nachvollziehbar, welche Stunden angefallen sind. Für die Beschäftigten bleibt nachvollziehbar, welche Überstunden auf dem Konto stehen. Die Buchung selbst läuft über Chip, PIN oder einen Tipp in der App.

Hardware ist eine Option für feste Standorte. Ein Büroteam kommt mit Browser und App aus. Produktion, Lager, Pflege und Filialen stempeln an einem Gerät am Eingang, weil der Arbeitstag dort vor dem ersten Rechner beginnt.

Was erfasst werden muss

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System brauchen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird (Beschluss 1 ABR 22/21). Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und setzt das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 um (C-55/18). Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich der Überstunden.

Das System soll objektiv, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich sein. Die Aufsicht kann die Aufzeichnungen verlangen.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bleibt ein Modell, in dem das Team die Lage der Arbeitszeit selbst bestimmt. Beginn, Ende und Dauer werden dabei mit erfasst. Die Eingabe kann bei den Beschäftigten liegen. Die Verantwortung für ein geeignetes System und für vollständige Aufzeichnungen bleibt beim Arbeitgeber.

Elektronisch oder auf Papier

Ob du auf Papier oder digital erfasst, entscheidest du im Betrieb. Die Pflicht aus dem Arbeitsschutz verlangt eine lesbare Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer. In Entwürfen zum Arbeitszeitgesetz ist die elektronische Erfassung das Ziel, mit Ausnahmen und Übergangsfristen für kleine Betriebe. Die digitale Stempeluhr nimmt Schichten, Korrekturen und den Export in die Lohnabrechnung mit.

Branchen mit eigener Dokumentationspflicht

Neben der allgemeinen Pflicht aus dem Arbeitsschutz gilt in bestimmten Branchen und für die meisten Minijobs eine Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Aufgezeichnet werden Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto je Stunde. Welche Bereiche dazugehören, führt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, unter anderem Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung sowie Friseur- und Kosmetikhandwerk.

So wird heute gestempelt

Die meisten Betriebe kombinieren zwei oder drei Wege in einem System. Die Buchung landet auf demselben Zeitkonto.

Terminal und Kiosk

Am Eingang, in der Halle oder in der Filiale hängt ein Terminal oder ein Tablet in einer Halterung. Die Identifikation läuft über RFID- oder NFC-Chip, Karte, PIN oder QR-Code. Ein festes Terminal hält den Dauerbetrieb in Produktion und Lager aus. Ein Tablet am Büroeingang reicht für Teams, die dort Kommen und Gehen buchen.

Fingerabdruck bieten einzelne Systeme weiter an. Biometrische Daten brauchen eine eigene Rechtsgrundlage und scheitern in vielen Betrieben an Betriebsrat und Datenschutz. Chip und PIN identifizieren am selben Gerät.

App

Homeoffice, Baustelle, Außendienst und Pflege unterwegs stempeln auf dem Smartphone. Praxistaugliche Apps buchen auch offline und ziehen die Buchung nach, sobald wieder Netz da ist. GPS am Beginn und am Ende ist eine Option für Einsätze außer Haus. Ob das private Handy dafür genutzt wird, klärst du mit dem Team und, wo vorhanden, mit dem Betriebsrat. Ein Browser auf dem Handy macht die Installation überflüssig.

Browser am Arbeitsplatz

Im Büro öffnet die Person morgens die Zeiterfassung im Browser und bucht Kommen. Abends bucht sie Gehen. Pausen und Korrekturen laufen in derselben Maske. Im Mittelstand läuft das oft über Clockodo, im Browser, in der Desktop-App und auf dem Handy.

Projektzeit neben der Anwesenheit

Agenturen, Beratungen und Handwerk brauchen oft eine zweite Ebene: welche Stunden auf welchem Auftrag liegen. Für die Pflicht zählt der Arbeitstag mit Beginn, Ende und Dauer. Ein Timer, der einzelne Aufgaben stoppt, liefert die Verteilung auf Kunden. Beides zusammen ergibt Anwesenheit und Abrechnung.

Excel und die Nachweispflicht

Excel kann Beginn, Ende und Dauer speichern. In einem kleinen Team mit einem Zeitmodell und wenig Korrekturen trägt eine Tabelle das eine Weile. Sobald Gleitzeit, Teilzeit, Nachtzuschläge und nachgetragene Tage dazukommen, wird die Datei zur zweiten Personalabteilung.

• Formeln. Sollstunden, Pausen und Zuschläge rechnen bei jeder Änderung neu. Ein Tippfehler in einer Zelle verschiebt das Konto.
• Übertrag. Handschriftliche Zettel werden abgetippt. Eine überlesene Zeile fehlt im Monatsabschluss.
• Korrekturen. Wer eine Zeit nachträgt, überschreibt die alte Zelle. Eine Stempeluhr behält die ursprüngliche Buchung und die Korrektur daneben.
• Export. DATEV, Lexware und die Lohnarten wollen eine Datei mit festen Feldern. Aus einer freien Tabelle wird dieser Export jedes Mal neu gebaut.

Eine spätere Rundung auf dem Zettel hat keinen Buchungszeitpunkt. Die Stempeluhr speichert die Buchung selbst. Das hilft der Lohnabrechnung und der Person, die Überstunden nachweisen will.

Woran du die passende Stempeluhr erkennst

1. Arbeitsplatz. Fester Standort mit vielen Menschen am Eingang: Terminal. Verteiltes Team: App und Browser. Beides im Haus: ein System, zwei Buchungswege.
2. Zeitmodelle. Gleitzeit, Teilzeit, Schicht, Nacht, Zuschläge. Was Tarif oder Vertrag verlangt, muss das System rechnen können.
3. Pausen und Korrekturen. Automatischer Pausenabzug oder eine eigene Buchung. Nachtragen mit einem Protokoll, wer geändert hat.
4. Lohn. Export nach DATEV, Lexware, Sage oder SAP, je nachdem, wo die Abrechnung läuft.
5. Abwesenheiten. Urlaub und Krankheit im selben Konto, damit Sollstunden und Iststunden zusammenpassen.
6. Datenschutz. Serverstandort, Auftragsverarbeitung, Zugriff auf GPS und Biometrie. Für Beschäftigtendaten brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Hosting in Deutschland oder der EU macht das Gespräch mit dem Datenschutz kürzer.
7. Betriebsrat. Die Ausgestaltung der Erfassung ist oft mitbestimmungspflichtig. Das System kommt nach der Einigung über Zweck, Daten und Aufbewahrung.

Welche Anbieter 2026 angesagt sind

Clockodo

Für Büro und Mittelstand ist Clockodo der Einstieg. Der Anbieter sitzt in Deutschland. Dein Team bucht Kommen, Gehen, Pausen und Urlaub im Browser, in der Desktop-App und auf dem Handy, auch offline. Projektzeiten und die Übergabe an die Rechnung, etwa nach Lexware Office, liegen im Pro-Tarif. Ein Terminal bindest du über Partner an, die Buchung landet im selben Stundenkonto.

Aktuell kostet Clockodo netto pro Nutzer und Monat: Basic 4 €, Pro 8 € im ersten Jahr und danach 10 €, Pro Plus 10 € im ersten Jahr und danach 12 €. Testen kannst du 14 Tage, ohne Kreditkarte. Wer allein arbeitet, kann den kostenlosen Tarif nehmen. Weicht der Betrag auf der Preisseite ab, gilt die Preisseite.

Je nach Betrieb kommen weitere Namen infrage.

Personio und Factorial sind HR-Suiten. Liegen Stammdaten und Urlaub schon dort, prüfst du zuerst, ob Kommen und Gehen in derselben Suite laufen. askDante arbeitet dafür auch als Partner neben Personio. Toggl Track stoppt Aufgaben und Projekte und ergänzt eine Stempeluhr, wenn Stunden auf Kunden verteilt werden. Ab Konzerngröße mit Zutritt und komplexen Tarifwerken kommen Namen wie ATOSS, Interflex oder ISGUS dazu. Das ist ein Projekt mit Terminals und Schnittstellen.

Fazit

Eine digitale Stempeluhr erfasst Beginn, Ende und Dauer, auf dem Weg, den der Arbeitsplatz hergibt: Terminal, App oder Browser. Vertrauensarbeitszeit bestimmt die Lage der Zeit, die Aufzeichnung bleibt. Die Auswahl triffst du nach Schicht, Lohnexport und Datenschutz. Preise und Testphasen stehen in der Auswahl oben.

Wie stempelt ihr bei euch? Schreib Terminal, App oder beides in die Kommentare.