Jan Siebert
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Redaktioneller Hinweis: Hier findest du das Autorenprofil von Jan Siebert. Als Autor hat sich Jan Siebert umfassend mit dem Thema auseinandergesetzt und teilt hier Erfahrungen und die persönliche Expertenmeinung.
Zusammenfassung
In unserem Desk Sharing Software Vergleich erfährst du, welche Tools dein Büro flexibel machen und wie das Prinzip Shared Desk am Arbeitsplatz funktioniert.
Schnellüberblick
Fragen & Antworten
Desk Sharing Software: Vergleich der besten Tools
Leitfragen und Community-Diskussionen zu diesem Artikel – inklusive übernommener Kommentare. Antworten erscheinen direkt hier.
Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Neben den Tools, die Unternehmen nutzen und den Aufgaben der Angestellten wandelt sich auch das Büro an sich.
Immer mehr Organisationen setzen auf das Prinzip Shared Desk, um Arbeitsplätze effizient und flexibel zu nutzen und die Interaktion zwischen Teams zu fördern.
Ich zeige dir, was Desksharing ist und wie du davon profitierst. Und im Desk Sharing Software Vergleich erfährst du, welche Tools du brauchst, damit deine Angestellten das Reservieren eines Schreibtischs oder eine Raumbuchung für Meetings schnell erledigen können.
Inhaltsverzeichnis
Beim Desk Sharing teilen sich die Mitarbeitenden eines Unternehmens die Arbeitsplätze im Büro. Statt immer am gleichen Schreibtisch zu sitzen, wählen sie ihren Arbeitsort je nach Büroauslastung und Arbeitsfokus immer wieder neu.
Das Desk Sharing eignet sich vor allem für Unternehmen, deren Beschäftigte hybrid arbeiten, also sowohl im Office als auch zu Hause , oder bei denen Projektarbeit und Kundenbesuche zum Alltag gehören.
Der Grund: In diesen Fällen sind die Arbeitsplätze im Büro in der Regel nie voll besetzt. So stehen genug freie Plätze zur Verfügung, aus denen die Anwesenden ihren Lieblingsplatz für den anstehenden Arbeitstag wählen können.
Einen Boom hat das Desk Sharing im Rahmen der Corona-Pandemie erlebt. Während der Lockdowns war der Virtual Workplace im Homeoffice der „place to be“ für viele Angestellte. Laut Fraunhofer IAO hatte im Jahr 2021 ein Viertel der Büroangestellten keinen festen Arbeitsplatz mehr.
Aus Kostengründen und als Reaktion auf die geringe Auslastung der Bürofläche reduzierten viele Arbeitgeber die Zahl der Arbeitsplätze im Office.
Laut einem FAZ-Bericht lag die Auslastung von Büroflächen in Deutschland vor der Pandemie zwischen 55 und 60 Prozent und sank während der Pandemie auf unter 20 Prozent. 2023 stieg die Büroauslastung leicht an auf rund 41 Prozent.
Desk Sharing bietet die Möglichkeit, die Zahl der Mitarbeitenden pro Arbeitsplatz zu erhöhen und Büroflächen zu reduzieren und effizienter zu nutzen. Die Angestellten erhalten mehr Flexibilität und müssen trotzdem nicht auf einen Ort für den Austausch mit Kollegen verzichten.
Es gibt beim Desk Sharing verschiedene Organisationsformen. Folgende Prinzipien und Begriffe solltest du kennen, wenn du Desk Sharing auch in deinem Unternehmen einführen möchtest:
Manche Unternehmen mischen feste und frei wählbare Arbeitsplätze, andere setzen nur noch auf Desk Sharing. Wichtig: Bei der konkreten Umsetzung spielen die Arbeitsweise und Bedürfnisse der Mitarbeitenden eine große Rolle.
Mit Desk Sharing kannst du die Zusammenarbeit deiner Beschäftigten verbessern und Kosten einsparen. Daneben gibt es allerdings auch Nachteile, die du kennen und vermeiden solltest.
Die wichtigsten Ziele von Desk Sharing sind die effiziente Nutzung der Büroflächen und zufriedenere Mitarbeiter. Um das zu erreichen, solltest du folgende Punkte beachten.
Damit deine Mitarbeiter an jedem beliebigen Schreibtisch produktiv sein können, müssen alle Arbeitsplätze gleich ausgestattet sein – zum Beispiel mit Dockingstation, Tastatur und Maus.
Falls dein Team unterschiedliche Endgeräte nutzt, trägt ein virtueller Desktop dazu bei, dass alle die gleichen technischen Voraussetzungen haben.
Ergonomische Tische und Stühle sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter sich unabhängig von der Körpergröße an jedem Platz wohlfühlt. Für private Gegenstände eignen sich verschließbare Rollcontainer oder Spinde.
Das Desk Sharing soll die Selbstorganisation von Teams fördern und dazu beitragen, dass alle Mitarbeitenden ihr Arbeitsumfeld selbstbestimmt wählen können.
Damit das funktioniert, sind ein paar Grundregeln notwendig. Desk Sharing funktioniert beispielsweise nur mit einer Clean-Desk-Policy. So ist gewährleistet, dass jeder Arbeitsplatz ordentlich verlassen wird und am nächsten Morgen sofort wieder einsatzbereit ist.
Damit in deinem Unternehmen sensible Daten auch dann geschützt sind, wenn es keine festen Arbeitsplätze mehr gibt, sollte das Desk Sharing DSGVO-konform sein.
Dazu gehört, dass es sichere und abschließbare Orte für vertrauliche Unterlagen wie Verträge und Gehaltsabrechnungen geben muss.
Desk Sharing ist eine Gemeinschaftsaufgabe und sollte im Team umgesetzt werden. Sprich mit deinen Mitarbeitenden über die Vor- und Nachteile und stelle mit ihnen gemeinsam Regeln auf.
Auch nach Einführung der neuen Art der Zusammenarbeit ist Kommunikation wichtig. Regelmäßige Mitarbeiterumfragen zeigen dir, wie das Desk Sharing ankommt und was du noch verbessern kannst.
Gerade in größeren Teams funktioniert Desk Sharing am einfachsten mit digitalen Helfern. Es gibt zahlreiche Anbieter von Desk Sharing Software, deren Tools auf die individuellen Bedürfnisse von Teams zugeschnitten sind.
Beim Verwalten und für die Buchung von Arbeitsplätzen können sich Unternehmen von Desk Sharing Software oder Workspace Management Software unterstützen lassen.
Mit dem Tool von DeskNow, das sich an hybride Teams richtet, verwalten deine Mitarbeitenden ihre Arbeitsplätze und ihre Arbeitsmittel. Die Software kann auch für die Verwaltung von Coworking-Spaces genutzt werden.
DeskNow Visualizer - Grundrisse jederzeit verfügbar
Es werden unterschiedliche Tarife und Add-ons angeboten. Start ist mit dem Micro Pack für 148 € pro Monat, welches 50 Buchungslizenzen beinhaltet. Eine Demo ist verfügbar.
Das Tool wurde in Deutschland entwickelt.
Das Buchungssystem von Flexwhere unterstützt flexible Arbeitsmodelle wie Desk Sharing. Die Software ermöglicht die Arbeitsplatzbuchung oder das Reservieren von Besprechungsräumen per App, damit Mitarbeitende ihre Anwesenheit im Büro bequem organisieren können.
Es gibt verschiedene Pakete für jede Unternehmensgröße. Das Tool steht ab 2,27 € pro Nutzer und Monat zur Verfügung und es gibt eine kostenlose Testversion.
Die Software speichert keine personenbezogenen Daten und ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.
Anny richtet sich an Unternehmen, die nicht nur Arbeitsplätze, sondern Coworking-Spaces, Wartebereiche, den Verleih von Equipment oder öffentliche Gebäude managen möchten.
Du kannst mit Anny kostenlos starten und dir dann ein Angebot machen lassen.
Die Lösung ist als Cloud-Variante mit Servern in Deutschland oder als On-Prem-Version verfügbar.
Ob Besprechungsraum, Schreibtisch oder Parkplatz – mit Desk.ly funktioniert das Buchen intuitiv. Die Software bietet alles, was du für das Desk Sharing brauchst.
Ab 1,65 € pro Nutzer und Monat kannst du Desk.ly nutzen, nachdem du das Tool 30 Tage lang kostenlos getestet hast.
Desk.ly erfüllt nach eigenen Angaben alle Anforderungen der europäischen DSGVO.
Mit Pult kann dein Team hybrid arbeiten, ohne viel Zeit für die Suche nach einem Arbeitsplatz zu verschwenden. Nach Angaben des Anbieters steigt die Büronutzung mit dem Tool um bis zu 70 %.
Du kannst Pult kostenlos testen und anschließend Pakete ab 1,90 € pro Nutzer und Monat buchen.
Alle Daten, die Pult erhebt, werden auf ISO 27001 zertifizierten Servern in der EU gespeichert.
Die Software von Timeflex ist eine All-in-One-Lösung für Terminplanungen, die unter anderem ein Modul für das Buchen von Arbeitsplätzen bietet. Damit lässt sich Desk Sharing flexibel gestalten.
Preise gibt es auf Anfrage. In der Zwischenzeit kannst du die Software kostenlos testen.
Der Sitz des Unternehmens ist in Deutschland.
Yoffix ist eine Hybrid Workplace Platform, die sich vor allem an hybride Teams richtet. Das Tool vereinfacht nicht nur die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen, sondern verbessert mit verschiedenen Funktionen die Zusammenarbeit und die Produktivität im Team.
Das Tool gibt es als kostenlose Testversion oder zu einem Paketpreis ab 1,80 € pro Monat und Nutzer bei jährlicher Zahlung.
Der Anbieter entwickelt und hostet seine Software in Deutschland.
Modernes Arbeitsplatzmanagement und die Buchung von Arbeitsplätzen ist mit Flexopus ganz einfach umsetzbar. Die Software ist vor allem für Unternehmen mit verschiedenen Standorten geeignet.
Der Anbieter rechnet nach Standorten ab, nicht nach Nutzern. Die Preise für die verschiedenen Pakete gibt es auf Anfrage und du kannst vorher eine kostenlose Demo buchen.
Die Flexopus-Server befinden sich in Deutschland und das Unternehmen tauscht Daten nur auf ausdrücklichen Wunsch mit Dritten aus.
Der Softwareanbieter Seatti positioniert sich als Partner für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell einführen möchten. Die Software für Digital Workplace Management des Anbieters hat alle nötigen Funktionen dafür an Bord.
Seatti teilt seine Preise auf Anfrage mit und lädt Interessierte zu einer kostenlosen Demo ein.
Die Software ist nach ISO27001 zertifiziert, in Deutschland gehostet und unterstützt Single-Sign-On.
Mit Deskbird buchen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz oder einen Raum für ein Meeting schnell, einfach und über eine ansprechende Oberfläche. Die Software erleichtert außerdem die Wochenplanung für Teams.
Bei jährlicher Zahlung ist Deskbird schon ab 1,80 € pro Monat und Nutzer buchbar. Die verschiedenen Funktionen des Tools kannst du 14 Tage lang kostenlos testen.
Das Tool von Deskbird ist in der Schweiz entstanden und wird in Deutschland gehostet. Die Cloud-Infrastruktur ist unter anderem nach ISO27001 und SOC2 zertifiziert.
Der Trend zum hybriden Arbeiten ist ungebrochen. Desk Sharing passt ideal zu einem hybriden Arbeitsmodell und ermöglicht flexibles und selbstorganisiertes Arbeiten.
Welche Arbeitsplatz-Buchungssoftware am besten zu deinem Team passt, hängt von eurer Teamgröße, der Arbeitsweise deiner Mitarbeitenden und ihren Bedürfnissen ab.
Am besten sprecht ihr gemeinsam darüber, wie ihr Desk Sharing effektiv umsetzt und stellt dann gemeinsam einen Desk Sharing Software Vergleich an.
Mit der richtigen Software können Arbeitsplätze in Büros mit Shared Desks bequem gebucht werden und jeder findet einen Ort zum produktiv sein. Für die Unternehmensleitung bietet ein solches Tool viele Funktionen für die effiziente Verwaltung der Arbeitsplätze, Arbeitsmittel, Meetingräume und Parkplätze.
Ist Desk Sharing in deinem Unternehmen ein Thema und welche Tools hast du schon ausprobiert? Ich bin gespannt darauf, deine Erfahrungen in den Kommentaren zu lesen.
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