Meine +/- Caya Erfahrungen mit digitaler Post

Das tägliche Öffnen des Briefkastens gibt es bei mir nicht mehr. Meine Post kommt jetzt digital mit Caya, einem Post-Scanservice oder auch Digitaler Briefkasten genannt.

In einem umfangreichen Artikel stelle ich dir das Konzept eines Digitalen Briefkastens genau vor und präsentiere dir auch die unterschiedlichen Anbieter, die es gibt.

In diesem Artikel beschreibe ich im Detail meine Erfahrungen mit dem Caya Postservice bzw. Caya als Dokumentenmanagement-Software. Die Prozesse und die Technik sind etwas schwieriger vorzustellen so im Vorfeld und auch ich musste mich an den Prozess nämlich erst gewöhnen. 

Hinweis: Ich habe Caya hier als Privatkunde getestet. Auch für Unternehmen ist der Digitale Posteingang eine komfortable Lösung, um Papierkram und somit Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. 

Für Unternehmen sind besonders diese Punkte überzeugend: 

• Texterkennung (OCR)
• Integrationen über Automagic Import
  
• Zeitersparung durch automatische Workflows

Der Grund warum ich Post digitalisiere

Es gibt zahlreiche Gründe, mit seiner Briefpost auf Digitalisierung zu setzen und diese am Handy per Smartphone-App oder am Laptop per E-Mail zu empfangen.

Für mich waren die wichtigsten Punkte diese:

• Ordnung und System
• Digital bearbeiten und weiterleiten

Mehr Ordnung mit dem Digitalen Briefkasten

Grundsätzlich kam die Post immer in meinen Briefkasten, ich habe diese geöffnet, gelesen und daheim auf einem Stapel abgelegt. Wenn ich etwas gesucht habe, konnte ich in meinem Stapel nach dem Datum absteigend durchgehen und fand den Brief dann auch.

Der Nachteil an diesem System, du hast daheim einen großen Papierstapel und bis du etwas findest, musst du schon mal länger suchen.

Diesen Prozess wollte ich also digitalisieren.

Ich hatte zunächst eine Scan App im Einsatz, das war allerdings mühsam. Mit Fileee hatte ich dann einen Anbieter gefunden, der das Scannen an sich verbesserte.

Der Digitale Briefkasten war allerdings dann die komplette Lösung. Den Scan-Prozess habe ich somit an Caya einfach ausgelagert.

Strukturierte Prozesse nach dem Scannen

Kommt nun ein Brief an, so wird dieser vollautomatisch geöffnet und gescannt.

Ob es mir egal sei, dass meine Post von anderen gelesen werden kann, werde ich häufiger gefragt. 

Der Prozess läuft maschinell ab. Daher glaube ich, bei der Masse an Briefen, die dort ankommen und gescannt werden, ist das eher unwahrscheinlich, dass jemand meine Post liest.

Zudem habe ich in Erfahrung gebracht, dass Caya top zertifiziert ist und die Briefe in einem Hochsicherheitszentrum geöffnet werden.

Zustellung im PDF-Format

Zur Verfügung steht mir der Brief anschließend per PDF und diese kann ich weiterleiten oder in einer Cloud ablegen. Aktuell belasse ich die Dokumente direkt bei Caya in meinem virtuellen Postfach beziehungsweise Archiv, denn dort kann ich mit OCR-Volltextsuche und tag-basiert suchen und Dokumente wiederfinden.

Die Dokumente lassen sich zudem filtern beispielsweise nach Datum oder Monat. 

Mit einer individuellen Ordnerstruktur schaffst du dir die digitale Ordnung, die du in deiner digitalen Ablage benötigst. Zum Beispiel lassen sich auch Rechnungen mit einem Workflow automatisch in einen bestimmten Ordner ablegen.  

Post weiterleiten

Mit einem Klick auf die 3 kleinen Punkte lassen sich die Einstellungen öffnen und der Brief lässt sich per E-Mail weiterleiten oder an ein anderes Tool zur Weiterverarbeitung übergeben. 

Das klappt mittels der Workflows auch ganz automatisch.

Das kann eine Cloud zur Ablage oder ein Rechnungsprogramm oder ein Programm wie ContractHero zur digitalen Verwaltung von Verträgen sein. 

Probleme mit dem Nachsendeauftrag

Wer Digital Affin ist, für den klingt der Prozess sicherlich super smart und gut. Ich habe allerdings auch negative Erfahrungen mit Caya beziehungsweise eher mit dem Nachsendeauftrag gemacht.

Der Nachsendeauftrag ist so eingerichtet, dass Briefpost an das Scanzentrum weitergeleitet wird. Darunter fallen meiner Erfahrung anscheinend auch Warensendungen.

Ich hatte Visitenkarten bestellt und diese will man ja eigentlich schnell haben.

Da diese allerdings als Warensendung verschickt wurden, kamen sie nicht bei mir an, sondern wurden zum Scannen geliefert.

Von dort konnte ich die Sendung dann zu mir nach Hause ordern. Es hat also etwas länger gedauert, jedoch ist mit der Warensendung soweit nichts passiert.

Umgehen hätte ich das Problem, wenn ich an meinen Namen einen Nachsatz angehängt hätte, wie beispielsweise “Warensendung”. Dann hätte der Nachsendeauftrag nämlich nicht gegriffen und die Post wäre direkt bei mir Daheim angekommen.

Nie wieder den Briefkasten öffnen?

Auch ist es nicht der Fall, dass ich nie wieder den Briefkasten öffnen muss oder eher gesagt öffnen darf. 

Dadurch, dass ich eh nicht sehr viel Post bekommen habe, habe ich mich auf jeden einzelnen Brief gefreut. Zu wissen, dass da kein Brief auf einen wartet, war in den ersten Tagen daher schon ein komisches, fast schon trauriges Gefühl.

Das Öffnen des Briefkastens geht allerdings nicht zu 100 % verloren, wenn du beispielsweise Zeitungen abonniert hast.

Diese gelten nämlich nicht als Briefpost und werden somit vom Nachsendeauftrag nicht erfasst.

Wenn du es also liebst, Post zu erhalten und aufzumachen, dann stell dich schon mal drauf ein, das dir da etwas vom Gefühl her fehlen könnte. Ich hoffe und würde mich freuen, wenn ich dich mit meinen Erfahrungen rund um den Digitalen Briefkasten oder speziell zu Caya gut auf diesen Moment vorbereiten kann.

So schnell wird ein Brief gescannt und steht online zur Verfügung

Abschließend mache ich den Selbsttest. In den Kommentaren habe ich öfter auch mitbekommen, dass sich Leute Sorgen machen, dass sie ihre Post nicht rechtzeitig erhalten könnten und dadurch eine Frist verpasst wird.

Fristen beginnen allerdings erst, wenn Dokumente bei Caya bzw. in der Inbox (also im Gewaltbereich des Empfängers) landen.

Ich habe mir für den Test selbst einen Brief geschickt. Auf diese Weise konnte ich die digitale Zustellungsdauer über CAYA ausprobieren.

• Abgeschickt habe ich den Brief an einem Dienstag, 17.12.2019 um 10:35 Uhr am Vormittag
• Eingescannt und in der App zur Verfügung gestellt wurde der Brief am 19.12.2019, der folgende Donnerstag um 17:28 Uhr

Das bedeutet, der Brief war 2 Tage unterwegs. Dafür, dass der Brief quer durch Deutschland ins Scan-Zentrum transportiert wurde und dort verarbeitet wurde, ist das eine gute Zeit. 

Brief digital empfangen am Smartphone oder Laptop

Für mich habe ich es so eingestellt, dass der Brief per Push-Benachrichtigung in der App angezeigt wird. Das kannst du für dich aber auch ausstellen und lediglich per E-Mail benachrichtigt werden. 

Im Brief-Backend von Caya sieht das ganze dann so aus. 

Dabei habe ich dir auch gleich die Funktionen auf dem Screenshot markiert, was du mit dem Brief alles machen kannst. Neben lesen sind das: 

• Sortieren
• Weiterleiten
• Original anfordern
• Löschen
• etc

Und wenn du einen Brief auswählst, kannst du dich durch die Seiten klicken, ihn selbst vertaggen oder Rechnungen direkt per Pay Now by Caya bezahlen.