Erstellung von Verträgen: So machen das effiziente Unternehmen

Verträge begegnen uns im Alltag ständig: Für unser Telefon, unser Fitness-Abo oder sogar an der Supermarkt-Kasse.

Vor allem im beruflichen Bereich stellen Verträge uns aber schnell vor größere Herausforderungen, vor allem, wenn die Dokumente von uns selbst aufgesetzt werden müssen.

Ich zeige dir, wie das funktioniert - und wie dir die richtige Software dabei hilft.

Was ist eigentlich ein Vertrag?

Laut dem Bürgergesetzbuch ist ein Vertrag ein "Rechtsgeschäft mit mindestens zwei übereinstimmenden Willenserklärungen zwischen natürlichen oder juristischen Personen."

Was erstmal kompliziert klingt, bedeutet in der Regel nichts anderes als: Es gibt ein Angebot und eine Angebotsannahme.

In der Praxis heißt das meistens: Das Angebot (zum Beispiel ein Verkaufsangebot) legt alle Einzelheiten zum Verkauf genau fest.

Dazu gehören unter anderem Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die zweite Partei stimmt nun diesen Einzelheiten im Angebot zu - nimmt es also an. Sobald diese Annahme stattgefunden hat, ist der Vertrag wirksam.

Welche Vertragsarten gibt es?

Die Vielfalt an möglichen Verträgen ist riesengroß. Im Unternehmensumfeld unterscheiden wir meistens zwischen zwei verschiedenen Arten:

1. Interne Verträge: Gemeint sind alle Verträge, die mit internen Vertragspartnern abgeschlossen werden. Dazu gehören zum Beispiel der Gesellschaftsvertrag oder Arbeitsverträge.
2. Externe Verträge: Verträge mit Kunden oder Lieferanten gehören zu den externen Verträgen. Hier musst du als Unternehmer stets den Überblick behalten, sonst besteht die Gefahr, dass du (unbeabsichtigt) Vertragsbruch begehst.

Zu den häufigsten Verträgen aus beiden Bereichen gehören:

• Kaufverträge
• Arbeitsverträge
• Mietverträge
• Gesellschafterverträge
• Lieferantenverträge
• Leasingverträge
• Mobilfunkverträge
• Wartungsverträge
• Softwareverträge
• AGBs
• NDAs

Was ist Vertragsmanagement?

Wenn dein Unternehmen schnell wächst, kommen in kürzester Zeit jede Menge Verträge zusammen. Hier den Überblick zu behalten, ist gar nicht so einfach.

Das ist die Aufgabe des Vertragsmanagements. Zu seinen wichtigsten Aufgaben gehören:

• Vertragsentwürfe erstellen
• Entwürfe kontrollieren
• Vertragsverhandlungen durchführen
• Vertragsdokumente archivieren
• Berichterstattung
• Überwachung laufender Verträge

Wer sein Vertragsmanagement optimieren möchte, setzt auf spezielle Softwarelösungen - aber dazu später mehr.

Vertragserstellung: So setzt du einen Vertrag auf

Ist das Aufsetzen eines Vertrages nicht meistens Anwaltssache? Ja, oftmals schon. Trotzdem kannst du viele Verträge auch selbst erstellen - wenn du weißt, worauf du achten musst.

Aufbau und Formatierung

• Baue deinen Vertrag so einfach wie möglich auf. Verzichte auf Textwüste und komplizierte Klauseln.
• Strukturiere deinen Vertrag mit passenden Überschriften, damit sich alle Parteien schnell zurechtfinden.
• Wähle eine unkomplizierte Schriftart und passende Absätze. Achte außerdem darauf, dass das Design möglichst simpel ist - Lesbarkeit ist das Wichtigste.
• Erkläre komplexe Klauseln so einfach wie möglich.

Inhalt

• Pflicht- und Kann-Bestandteile: Je nach Vertrag gibt es Informationen, die enthalten sein müssen - oder auch nicht. In Kaufverträgen sind z. B. Kaufgegenstand, Preis, Käufer und Verkäufer Pflicht.
• Internationale Verträge: Sogenannte Incoterms (Internationale Handelsklauseln) sind vor allem für internationale Verträge praktisch. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Regeln, die für beide Parteien klar definiert sind. Je nach Vertrag kannst du verschiedene Incoterms mit deinem Vertragspartner vereinbaren. Das Ziel: Den Handel so sicher und einfach wie möglich zu gestalten.
• Dokumente: Je nach Vertrag brauchst du vermutlich noch weitere Dokumente, die du rechtskonform verarbeiten musst. Auch hier lohnt sich das Investment in ein Vertragsmanagement-Tool.
• Datenschutz: Sensible Daten und Aufbewahrungspflichten - mit dem Abschluss eines Vertrags gehen eine Menge Datenschutzregeln einher. Die einfachste Lösung: Ein nach ISO 27001 zertifiziertes Vertragsmanagement-System, das sich automatisch um alle Bestimmungen kümmert.

Vertrag aufsetzen

• Vertragsparteien exakt benennen: Achte auf die genaue Unternehmensform und -bezeichnung. Übersetze außerdem keine Rechtsformen einfach ins Deutsche oder Englische. Die jeweiligen Rechtsformen aus verschiedenen Ländern sind nämlich oftmals sehr unterschiedlich geregelt.
• Präambel verfassen: Diese Einleitung erklärt die Vorgeschichte des Vertrags, die Beziehungen zwischen den Parteien und die jeweiligen Absichten. Vor allem im Streitfall ist die Präambel wichtig.
• Verständlich formulieren: Versuche, Fachbegriffe zu vermeiden oder zumindest genau und ausführlich zu definieren. Das verhindert Fehlinterpretationen oder Missverständnisse bei der Vereinbarung.
• Leistung und Gegenleistung definieren: Lege ganz exakt fest, welche Leistung die jeweilige Partei erbringen muss - und welche Konsequenzen es hat, wenn eine Partei ihrer Pflicht oder einer Frist nicht nachkommt.
• Schlussbestimmungen anfügen: Hier ergänzt du Klauseln zum Gerichtsstand und Vertragsänderungen. Bei internationalen Verträgen fällt am Ende noch der Ort eines Schiedsverfahrens an.
• Datum und Unterschrift: Damit du rechtlich abgesichert bist, sind Datum und Unterschrift beider Parteien unverzichtbar. Nur, wenn beide Partner unterschreiben, kannst du später im Falle einer Streitigkeit auch Ansprüche geltend machen.

Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

Eine Vertragsmanagement-Software soll den gesamten Lebenszyklus von Verträgen in Unternehmen verwalten.

Sie automatisiert und optimiert verschiedene Aspekte des Vertragsmanagements, einschließlich Vertragserstellung, Überwachung von Fristen, Compliance-Überprüfungen, Dokumentenmanagement, Benachrichtigungen und die Digitalisierung von Verträgen.

Das Ziel: Den Verwaltungsaufwand reduzieren, die Transparenz erhöhen, Risiken minimieren und mehr Effizienz im Umgang mit Verträgen.

Zu den gängigsten Funktionen gehören:

1. Vertragsdatenbank
2. Vertragsüberwachung
3. Vertragsanalyse mit KI (Zum Beispiel bei fynk)
4. Dokumentenmanagement
5. Vertragslebenszyklusmanagement
6. Such- und Filterfunktionen
7. Compliance-Überwachung
8. Automatisierte Workflows
9. Berichterstattung
10. Benutzerrechte und Zugriffskontrolle
11. Integration mit anderen Systemen
12. Risikomanagement
13. Mobile Zugriffsmöglichkeiten
14. Vertragsvorlagen und -standardisierung
15. Digitale Signatur

Mach's dir leicht: Vertragsmanagement-Software im Vergleich

fynk

Mit fynk kannst du deine Verträge für dich arbeiten lassen - und gleichzeitig deinen Erfolg maximieren.

Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen.

Dank künstlicher Intelligenz kannst du außerdem deinen Contract Lifecycle unterstützen.

Wichtige Funktionen:

• Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
• elektronische Signatur
• Vertragsvorlagen
• mit KI Verträge automatisiert prüfen
• DSGVO-konform

Preis:

fynk bietet einen kostenlosen Einstieg und drei kostenpflichtige Tarife ab 19€ pro Nutzer und Monat – mit Funktionen wie KI-gestütztem Vertragsmanagement, Automatisierungen und Branding – sowie einer 14-tägigen Testphase und individuellen Enterprise-Konditionen.

Icertis

Icertis ist eine leistungsstarke Business- und KI-Anwendung und deckt den gesamten Lebenszyklus des Vertragsmanagements ab.

Vertragsgestaltung, Genehmigungen und Verhandlungen, bis hin zum Unterzeichnen - all das kannst du mit dem intelligenten Tool abdecken.

Die Copilots der Plattform basieren auf generativer KI - und machen deinen Alltag einfacher.

Wichtige Funktionen:

• KI-Apps
• viele Integrationen
• Collaboration Portal
• Angebots- und Risikomanagement
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Demoversion, danach Preis auf Anfrage

cortical.io

Geschäftsprozesse mit KI automatisieren: das möchte cortical.io.

Fehler bei der Vertragsprüfung gehören mit der Plattform der Vergangenheit an - und dabei sparen Unternehmen noch 80 % der Prüfungszeit.

Das Ergebnis: Eine bessere Reaktionszeit, weniger Risiken und völlig neue Chancen für dein Unternehmen.

Wichtige Funktionen:

• Cloud oder On-Premise
• NLP-Ansatz
• individuelle Modelle
• DSGVO-Konform
• schnelle Responses

Preis: kostenlose Demoversion, danach Preis auf Anfrage

Fazit: Vertragsprozesse vereinfachen - mit den richtigen Tools

Mit den richtigen Tools kannst du den Prozess der Vertragserstellung vereinfachen: Vorlagen helfen dir beim Aufsetzen, den erstellen Vertrag checkt die Plattform schnell und einfach auf Fehler und potentielle Stolperfallen.

Doch nicht nur das: Ein Vertragsmanagement-System überprüft auch bestehende Verträge und Vertragsbedingungen, erinnert dich an deine Rechte und Pflichten und stellt vor der Vertragsunterzeichnung sicher, dass auch wirklich alles passt.

Schluss mit der Zettelwirtschaft - damit du Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hast.

Nutzt du schon ein Tool zur Erstellung von Verträgen?

Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gleich in die passende Kategorie auf Digital Affin!