Digitale Eigentümerversammlung, so klappt´s perfekt!

Mit den jüngsten Entwicklungen in der Gesetzgebung hat sich einiges in Bezug auf die digitale Eigentümerversammlung getan. 

Seit Ende Juli 2024 ist es nun unter bestimmten Voraussetzungen auch rechtlich möglich, eine rein virtuelle Eigentümerversammlung abzuhalten. Das bedeutet, dass alle Eigentümer*innen ausschließlich online teilnehmen können, ohne dass eine physische Präsenz vor Ort erforderlich ist.

In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige zur rechtlichen Lage, den Vorteilen und Herausforderungen sowie zur Auswahl der passenden Software für deine nächste digitale Eigentümerversammlung.

Wozu dient eine Eigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Gremium, in dem alle wichtigen Entscheidungen einer Wohnungseigentümergemeinschaft getroffen werden. Hier werden unter anderem die Jahresabrechnung besprochen und beschlossen, der Wirtschaftsplan verabschiedet, die Verwaltung entlastet, bauliche Maßnahmen beschlossen und der Verwaltungsbeirat gewählt.

Mindestens einmal jährlich lädt die Hausverwaltung zur Eigentümerversammlung ein.

Hinweis: Nutzt deine Hausverwaltungen schone eine spezielle Hausverwalter-Software? 

Vorteile einer digitalen Eigentümerversammlung

Eine digitale Eigentümerversammlung bietet zahlreiche Vorteile, die über das einfache Einhalten von Kontaktbeschränkungen hinausgehen:

• Kosten- und Zeitersparnis: Weder die Verwaltung noch die Eigentümer*innen müssen Räumlichkeiten anmieten oder lange Anreisen in Kauf nehmen.
• Flexibilität: Die Teilnahme ist von überall möglich, sei es im Büro, im Urlaub oder von zu Hause aus.
• Effiziente Dokumentenverteilung: Präsentationen und Dokumente können direkt über das genutzte Tool an alle Teilnehmenden verteilt werden.
• Umweltschutz: Digitale Versammlungen reduzieren den ökologischen Fußabdruck, da keine Reisen notwendig sind.

Herausforderungen und der Ablauf einer digitalen Eigentümerversammlung

Trotz der Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen, die es zu meistern gilt:

• Technische Hürden: Besonders ältere Generationen könnten Schwierigkeiten mit der Nutzung der erforderlichen Software haben. Hier hilft es, im Vorfeld einen Test-Call zu organisieren, bei dem alle Teilnehmer*innen die Technik ausprobieren können.
• Moderation: Eine gut strukturierte Moderation ist entscheidend, um die Versammlung geordnet abzuhalten. Verhaltensregeln wie das Stummschalten von Mikrofonen bei Nichtgebrauch und das Sammeln von Fragen im Chat helfen dabei, Störungen zu minimieren.
• Abstimmungen: Spezialisierte Tools bieten Funktionen für geheime und offene Abstimmungen, die den Abstimmungsprozess vereinfachen und sicherstellen, dass die Ergebnisse korrekt dokumentiert werden.
• Datenschutz: Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Die Hausverwaltung muss sicherstellen, dass die verwendete Software den Anforderungen der DSGVO entspricht und dass die Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden.

Hinweis: Das Thema Online-Hausverwaltung ist auch sehr wichtig.

Rechtliche Lage in Deutschland (Stand: Juli 2024)

Die rechtliche Grundlage für digitale Eigentümerversammlungen wurde erstmals 2020 im Rahmen des reformierten Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) geschaffen. Seitdem war die digitale Teilnahme an Versammlungen möglich, jedoch immer nur in Kombination mit einer physischen Präsenzoption.

Mit der Gesetzesänderung Ende Juli 2024 hat der Bundestag nun auch die Möglichkeit geschaffen, rein virtuelle Eigentümerversammlungen abzuhalten. Das bedeutet, dass eine Eigentümerversammlung komplett online durchgeführt werden kann, ohne dass eine physische Präsenz notwendig ist.

Wichtige Eckpunkte der neuen Regelung:

• Freiwilligkeit: Die Teilnahme an einer digitalen Eigentümerversammlung ist freiwillig; niemand kann dazu gezwungen werden.
• Beschlussfassung: Die Eigentümergemeinschaft muss in einer früheren Versammlung (physisch oder digital) den Beschluss fassen, dass zukünftige Versammlungen auch virtuell durchgeführt werden können.
• Stimmrecht: Eigentümer*innen müssen ihr Stimmrecht selbst oder per Vollmacht ausüben. Dies kann nun auch vollständig digital geschehen.

So findest du das richtige Tool für die digitale Eigentümerversammlung

Für die Durchführung einer digitalen Eigentümerversammlung gibt es verschiedene Softwarelösungen, die unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen abdecken. Hier sind einige der besten und aktuellsten Tools:

Vote@Home

Vote@Home ist eine speziell entwickelte Softwarelösung für virtuelle und hybride Eigentümerversammlungen, die eine einfache und sichere Abstimmung von zu Hause aus ermöglicht. Die Software legt besonderen Wert auf Datenschutz und Rechtssicherheit und bietet umfassende Funktionen zur Durchführung von Wahlen, Abstimmungen und zur Verwaltung von Teilnehmern.

Funktionen:

• Einfache Stimmabgabe über alle Endgeräte
• Hohe Sicherheitsstandards und DSGVO-konform
• Integrierte Verwaltung von Vollmachten und Teilnehmerlisten
• Echtzeit-Ergebnisse und Protokollierung
• Flexibel einsetzbar für hybride und rein virtuelle Versammlungen

Kosten: Du kannst die Software pro Tag oder im Jahresabo nutzen. Die Preise für Vote@Home variieren je nach Umfang und können direkt beim Anbieter angefragt werden.

Vulcavo

Vulcavo ist eine All-in-One-Lösung speziell für Immobilienverwaltungen. Die Software bietet Funktionen zur Abstimmung, Nachbereitung und Protokollierung sowohl für hybride als auch für virtuelle Eigentümerversammlungen.

Funktionen:

• Integrierte Streaming-Funktion
• Abstimmungsergebnisse in Echtzeit
• Automatischer Import aller Eigentümerdaten, Einheiten und Anteile
• Export der Beschlussniederschrift und Beschlusssammlung
• Digitale Tagesordnung und Protokollnotizen
• Bevollmächtigungssystem
• Teilnehmermanagement
• Rechtskonform und datensicher durch deutsche Server

Kosten: Die Preise sind individuell und können direkt bei Vulcavo angefragt werden.

NEOVE

NEOVE bietet eine umfassende Plattform für digitale und hybride Eigentümerversammlungen. Die Lösung ist besonders für ihre einfache Handhabung und die hohe Videoqualität bekannt.

Funktionen:

• Für alle Endgeräte geeignet
• HD-Videoqualität
• Modular erweiterbar
• DSGVO-konform
• Sichere Kommunikation und Cloud-Speicher

Kosten: Je nach Anzahl der Teilnehmer*innen variiert der Preis, z.B. 119,00€ für bis zu 10 Eigentümer*innen und 499,00€ für bis zu 100 Eigentümer*innen.

Visavid

Visavid ist eine in Deutschland entwickelte Plattform, die sich durch hohe Sicherheitsstandards und eine einfache Benutzeroberfläche auszeichnet.

Funktionen:

• Präsentationen und Konferenzen per Audio und Video
• Screen-Sharing und Datei-Austausch
• Wortmeldungsfunktion und Live-Chat
• Integrierte Aufzeichnung der Versammlung
• Barrierefreie Bedienung und DSGVO-konform

Kosten: Ab 39,00€ pro Monat für kleinere Versammlungen bis hin zu größeren Paketen für umfangreiche Veranstaltungen.

HV2000

HV2000 bietet eine cloudbasierte Lösung für die komplette Digitalisierung der Hausverwaltung, einschließlich der Durchführung von Eigentümerversammlungen.

Funktionen:

• Eigene Videoübertragungstechnologie
• Tagesordnung und Einladungen über ein digitales Portal
• Automatische Berechnung der Abstimmungsergebnisse
• DSGVO-konform und rechtsicher

Kosten: Preise auf Anfrage bei Hübschmann Unternehmensberatung.

teambits

Teambits bietet flexible Lösungen für Präsenz-, hybride und virtuelle Versammlungen. Die Plattform ist besonders vielseitig und für unterschiedliche Veranstaltungsformate geeignet.

Funktionen:

• Moderation, Umfragen und Abstimmungen
• Teilnehmerverwaltung und Eventwebseite
• Zahlreiche Integrationen (YouTube, Zoom, Jitsi, etc.)
• DSGVO-konforme Archivierung und Löschung der Teilnehmerdaten

Kosten: Verschiedene Preispläne ab 69€ pro Event für bis zu 100 Teilnehmer*innen.

Fazit - Eine digitale Eigentümerversammlung ist bequem und praktisch für alle Teilnehmenden

Hat man sich erst einmal auf eine Lösung festgelegt und diese eingerichtet, ist die digitale Eigentümerversammlung einfacher für alle. Jede*r kann von dort aus teilnehmen, wo er oder sie will, und muss sich keinen Stress bei der Anreise machen.

Viele der vorgestellten Tools unterstützen auch hybride Versammlungen, falls nicht alle Eigentümer*innen digital teilnehmen möchten.

Was hältst du von den Anbietern? Fehlt hier vielleicht noch einer? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare!

Und hinterfrag dich mal, welche Immobiliensoftware oder Immobilienmakler-Software du für dich noch brauchen könntest. Das klappt am besten mit unserem Überblick im Verzeichnis.

Wenn du mehr wissen willst, wie du die Digitalisierung als Selbständige*r oder Geschäftsführer*in nutzen kannst, dann schau bei Digital-Affin vorbei!