Comarch ERP XT

Comarch ERP XT ist eine modulare, mobile und cloudbasierte Software zur Unternehmensverwaltung von Klein- und Kleinstunternehmen. Im Wesentlichen dient sie der Angebots- und Rechnungserstellung sowie der Lagerverwaltung. Weitere Integrationen (Webshop, BI, POS) können bei Bedarf hinzugebucht werden.

Das schlanke Mini-ERP ermöglicht ein flexibles Arbeiten, damit du dein Unternehmen von jedem Ort aus, über jedes Gerät und zu jeder Zeit steuern kannst.

Features des Online-Rechnungsprogramms

ERP XT vereinfacht die Rechnungserstellung durch Automatisierung und Dokumentvorlagen in deinem Branding. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermindert auch Fehler und ist (rechts-)sicher und verlässlich.

Rechnungserstellung

Eine neue Rechnung zu erstellen mit ERP XT ist einfach, intuitiv und schnell. Mit einem Klick öffnest du die Rechnungsvorlagen. Ist die Rechnung für Unternehmen und Kunden, denen du eine Rechnung gestellt hast, werden Daten wie Adresse, Artikelbezeichnung und mehr direkt übernommen.

ERP XT berechnet automatisch anhand gültiger Steuersätze die Umsatzsteuer und füllt alle rechtlichen Angaben aus. So entstehen keine teuren Fehler beim Schreiben von Rechnungen und die Rechnungen werden automatisch allen gesetzlichen Anforderungen gerecht.

Branding

Außerdem kannst du eigene, an dein Branding angepasste Druckvorlagen mit deinem Firmenlogo für Rechnungen erstellen. Farben, Schriftarten und Layout sind individualisierbar.

Rechnungsversand

Ist eine Rechnung erstellt, erzeugt ERP XT automatisch eine E-Mail an deinen Kunden. Den Text musst du dabei nicht für jede E-Mail einzeln verfassen, sondern kannst aus vorher erstellten Textvorlagen auswählen. Die Rechnung wird als PDF-Datei automatisch an die E-Mail angehängt.

Natürlich kannst du die Rechnung auch ausdrucken und ganz klassisch mit der Post versenden.

Stornieren und korrigieren

Entdeckst du einen Fehler in der Rechnungsstellung, wie zum Beispiel einen falschen Rechnungsbetrag oder die falsche Adresse, kannst du die Rechnung sofort stornieren, eine neue Rechnung erstellen und nach der Korrektur der Daten direkt an den Kunden schicken.

Offene Forderungen einsehen

Comarch ERP XT bietet im Dashboard eine Übersicht zu allen offenen Forderungen und überfälligen Rechnungen. Dank der automatischen Rechnungserkennung musst du keine manuelle Überprüfung der Rechnungseingänge vornehmen. Der Status einer Rechnung wird automatisiert verändert, sobald die Rechnung bezahlt wurde.

Mahnungen

Doch was ist, wenn eine Forderung nicht rechtzeitig bezahlt wird?

Comarch ERP XT erstellt automatisch eine Mahnung, die du per E-Mail versenden oder ausdrucken kannst. So erinnerst du deinen Kunden freundlich an ausstehende Zahlungen und bleibst nicht auf unbezahlten Rechnungen sitzen.

Cloud-basierte Software

Comarch ERP XT ist eine cloud-basierte Software. So kannst du von Geschäftsreisen, auf dem Weg zur Arbeit und aus dem Urlaub von überall darauf zugreifen. Die Anwendung funktioniert über jeden Internet-Browser. Für mobile Geräte wie Tablets und Smartphone gibt es eine kostenlose App.

Features der Online-Lagerverwaltung

ERP XT bietet neben der Online Rechnungserstellung auch eine Lagerverwaltung an. Dort buchst du neue Produkte und Artikel ein, verwaltest und überwachst deine Lagerbestände. Durch die Automatisierung von Prozessen wie dem Abbuchen von Artikeln bei der Rechnungserstellung, sparst du außerdem wertvolle Zeit und Arbeit und Fehler werden minimiert.

Übersicht über den Lagerbestand

Dein aktueller Lagerbestand wird im Dashboard übersichtlich dargestellt. So kannst du jederzeit sehen, welche Produkte noch verfügbar sind und welche Preise diese haben. Wählst du bei der Rechnungserstellung ein Produkt aus, wird der Preis für die gewählte Stückzahl automatisch in das Rechnungsdokument eingetragen.

In Echtzeit kontrolliert Comarch ERP XT deinen Lagerbestand. So ist es unmöglich Rechnungen für Artikel zu erstellen, die gar nicht mehr im Lager sind.

Außerdem kannst du alle Produkte in Kategorien einteilen, ordnen und filtern. So findest du Ware schnell und sparst Zeit.

Individuelle Steuersätze für jedes Produkt

In der ERP XT Lagerverwaltung kannst du für jedes Produkt einen eigenen Steuerschlüssel festlegen. Erstellst du eine Rechnung, werden die Steuern für die gewählten Produkte, wie bei den Preisen auch, automatisch errechnet und ins Rechnungsdokument eingetragen.

Per CSV importieren und exportieren

Artikel musst du nicht manuell eintragen. Per CSV-Datei lassen sich Artikel automatisch in deinen Lagerbestand einfügen. So passieren beim Übertragen der Daten keine Fehler. Exportieren kannst du deine Produkte per CSV natürlich auch.

Automatischer Buchungsvorgang

Erstellst du eine Rechnung, wird der Bestand des gerade in Rechnung gestellten Produktes automatisch angepasst. Selbiges passiert bei Stornierungen und Rechnungskorrekturen.

Lagerinventur

Mit dem Inventurbogen ist die Inventur am Ende des Jahres ein Leichtes. Nachdem du deine tatsächlichen Lagerbestände gezählt hast, buchst du diese über den Inventurbogen ein. Comarch ERP XT gleicht gezählte Mengen und Bestandsmenge ab und vermerkt eventuelle Differenzen auf dem Inventurbogen.

Für das Zählen der Mengen im Lager kannst du dir bei ERP XT eine Inventurliste ausdrucken.

Lieferscheine und Lagerdokumente

Hast du eine Rechnung erstellt, kannst du mit ERP XT einfach den dazugehörigen, automatisch erstellten Lieferschein ausstellen und ihn der Bestellung beilegen. So weiß der Kunde direkt, was die Lieferung enthält und du hast es leichter, die Waren zusammenzustellen.

Möchtest du angelieferte Produkte ins Lager buchen für die dir bisher die Rechnung fehlt, kannst du dies über ein externes Wareneingangsdokument tun. Dieses Dokument dient auch als Grundlage für die spätere Abrechnung mit dem Lieferanten.

Methoden zur Lagerbestandsbewertung

Am Ende des Jahres musst du für dein Unternehmen eine Bilanz aufstellen in der du eine Bewertung von Vermögensgegenständen vornimmst. Dazu gehören auch Produkte im Lager.

ERP XT berechnet deinen Wareneinsatz mit Hilfe der FIFO-Methode (first in-first out). Das passiert anhand des Durchschnittspreises der sich aus den letzten Lagerzubuchungen ergibt. Alternativ kannst du auch die Bewertung deiner Lagerbestände nach der AVCO-Methode (average cost) vornehmen.

Weitere Features und Module

Neben der Online Rechnungsstellung und der Online Lagerverwaltung, kannst du bei ERP XT weitere Lösungen hinzubuchen.

ERP XT POS (Point of Sale)

POS ist eine mobile Software für die Kasse im Einzelhandel. Von einem iPad aus (demnächst auch von Android Tablets) kannst du gesetzeskonform Kassenbelege und Rechnungen ausstellen, Rabatte hinzufügen, zwischen Zahlungsarten wählen, bekommst bei Barzahlungen direkt das Wechselgeld berechnet und vieles mehr.

Comarch Webshop

Comarch Webshop ermöglicht es dir, schnell und einfach einen eigenen SEO- und conversionoptimierten Webshop zu erstellen, auf dem Kunden Waren ansehen und kaufen können, Accounts erstellen und mehr. Alle Bezahlprozesse, der Versand und die Steuerung der Retouren wird ebenfalls darüber abgewickelt. Dein Comarch Webshop verfügt außerdem über eine vollständige Integration zur Online Rechnungserstellung und der Online Lagerverwaltung.

BI-Point Modul

Das BI steht für Business Intelligence. Mit dem Modul ist es dir möglich in Echtzeit Unternehmensdaten zu sammeln und übersichtlich in Grafiken und Berichten darzustellen. Dabei entscheidest du selbst, welche Daten für dich und dein Unternehmen wichtig sind und wie du sie darstellen und anordnen möchtest. Für das Erstellen neuer Analysen, was im Webbrowser, als auch auf mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones möglich ist, brauchst du keine Programmierkenntnisse.

Vorteile von ERP XT auf einen Blick

Online Rechnungsprogramm

• einfache, intuitive Rechnungserstellung
• Autovervollständigung
• eigenes Branding für Dokumente
• Rechnungsversand
• Übersicht über ausstehende Rechnungen
• automatische Mahnungserstellung
• cloud-basiert

Online Lagerverwaltung

• Lagerbestand-Dashboard
• individuelle Steuersätze für jedes Produkt
• Import & Export von Artikeln per CSV-Datei
• automatische Buchung/Bestandsveränderung in der Lagerübersicht bei Rechnungserstellung
• Hilfe bei der Inventur
• automatische Erstellung von Lieferscheinen
• Methoden zu Lagerbestandsbewertung

So erstellst du eine Rechnung

Meldest du dich zum ersten Mal bei Comarch an, wirst du als Erstes danach gefragt, dein Unternehmen einzurichten. Dazu gehören Firmendaten wie Steuer-ID, Adressen und mehr. Hast du die Daten griffbereit, ist dieser Schritt innerhalb einer Minute erledigt.

Hast du dein Unternehmen eingerichtet, kannst du direkt mit der Rechnungserstellung loslegen. In einem kurzen Tutorial werden dir die Basic-Funktionen erklärt.

So sieht die Rechnung aus, bevor man manuell Daten einträgt.

Als Erstes fügst du bei der Rechnungserstellung einen Kunden hinzu. Hast du noch keinen Kunden erstellt, kannst du diesen ohne das Fenster zu verlassen direkt erstellen.

Hast du schon Kunden erstellt, wählst du den richtigen einfach aus der vorgeschlagenen Liste von Kunden aus. Alle wichtigen Daten werden automatisch übernommen.

Als Nächstes fügst du die Dienstleistung bzw. den Artikel zur Rechnung hinzu. Das geht auch aus diesem Fenster. Um die automatische Lagerabrechnung von Comarch ERP XT zu zeigen, habe ich im Vorhinein eine Testartikel erstellt. Hier siehst du, dass im Lager noch 50 Stück vorrätig sind. Für diese Rechnung buche in nun 42 ab.

Speichere ich nun die Rechnung mit hinzugefügtem Kunden und Artikel, werden die 42 Stück automatisch aus dem Lager abgebucht. Es sind nun statt der ursprünglich 50, nur noch 8 Stück vorrätig.

Bist du fertig mit diesen Schritten, ist auch die Rechnung fertig. Nun kannst du sie speichern, was die Bearbeitung noch ermöglicht oder bestätigen, dann ist die Rechnung final und nichts kann mehr verändert werden. Die Rechnung kannst du nun ausdrucken oder per E-Mail an deinen Kunden schicken.

Datenschutz

Die Comarch AG ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Dresden und ist somit an alle deutschen und europäischen Gesetze zum Datenschutz gebunden. Die Lösung ist DSGVO konform und speichert alle Daten GoBD konform.

Alle Daten werden SSL-verschlüsselt an die Server übertragen und dort redundant aufbewahrt. Der Server selbst steht in einem mit ISO/IEC 27001:2005 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.

Kosten

Comarch ERP XT ist modular, d.h. du kannst nach Bedarf einzelne Module hinzu- oder abbuchen.

Das Basismodul ist das Online-Rechnungsprogramm und kostet 7€ pro Monat (69€ bei jährlicher Zahlung).

Alternativ kannst du das Modul Rechnung plus das Modul Lager für 19€ pro Monat (199€ bei jährlicher Zahlung) buchen, für 30€ pro Monat (340€ bei jährlicher Zahlung) den Comarch Webshop, für 9€ pro Monat (99€ bei jährlicher Zahlung) das BI-Point Modul und für 19€ pro Monat (209€ bei jährlicher Zahlung) die POS-Software für die Kasse im Einzelhandel.

Aktuell gibt es eine 30-tägige Testphase.