Calendly

Calendly hilft dir, Meetings zu planen – ohne das hin- und hersenden von E-Mails. Du gibst Verfügbarkeitseinstellungen an und Calendly übernimmt die Arbeit für dich. Einfach den Link teilen oder auf deiner Webseite einbetten und es wird bei allen Teilnehmern nach dem optimalen Termin und Zeitpunkt gesucht.

Mit der Kalenderintegration von Google, Outlook, Office 365 und iCloud bist du niemals doppelt gebucht. Damit jeder auf dem gleichen Stand ist und keinen Termin verpasst, hat Calendly eine nahtlose Zeitzonenerkennung.

Für unterschiedliche Zwecke lassen sich im Calendly-Dashboard unterschiedliche Ereignistypen erstellen, damit die persönliche oder Team-Zeitplanung strukturierter und effizienter abläuft. Das Tool ist sehr benutzerfreundlich aufgebaut und kann in einer Cloud, als Browser-Erweiterung sowie via Desktop- und mobile Apps genutzt werden.

Wie genau funktioniert Calendly?

Bevor ein Meeting endgültig feststeht, werden in der Regel mehrere E-Mails verschickt: "Welche Uhrzeiten funktionieren für dich?", "Das passt mir nicht, wie wäre es mit...?", "Okay, wo wollen wir uns treffen?”. Diese rauben eine Menge Arbeitszeit und machen die Planung unübersichtlich, besonders wenn die Kommunikation mit unterschiedlichen Personen über unterschiedliche Kanäle abläuft. Da kann es schnell passieren, dass der Link zur Videokonferenz verloren geht, ein Terminwechsel übersehen oder nicht korrekt in den Kalender übertragen wird, die Zeitzonen nicht übereinstimmen und und und...

Die Planungsplattform Calendly löst all diese Probleme und vereinfacht flächendeckend die Terminplanung, indem all deine Kalender synchronisiert werden und die Termine nur in verfügbaren Zeiträumen gebucht werden.

Zunächst erstellst du ein Konto bei Calendy. Deinen Kalender und deine freien Termine kannst du daraufhin einmal einstellen. Mit einem Einladungslink sind Treffen sehr leicht zu organisieren. Der Empfänger des Links hat einen Überblick über die freien Slots und kann einen passenden Termin auswählen.

Wenn ein Termin ausgemacht ist, passt Calendly die Angaben im Kalender entsprechend an. Angaben zu dem Treffen (Ort, Zeit, bzw. Login-Daten) sind in der App abrufbar.

Calendly hat zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten: Darunter fallen Kurs- und Verstaltungsplanungen, Terminbuchungen, Meeting-Synchronisierungen, etc.

Features

Kalendersynchronisierung

Die Hauptfunktion von Calendly ist all deine digitale Kalender, z.B. von Google, Office 365 oder Outlook zu synchronisieren, so dass die Termine einheitlich, ohne Zeitüberlappungen gebucht werden können und an einem Ort erscheinen.

Verfügbarkeitspräferenzen

Mit Calendly hast du die Möglichkeit, deine Terminplanung zu optimieren, indem du Verfügbarkeitspräferenzen für verschiedene Ereignistypen erstellst. Zum Beispiel kannst du bestimmte Tagen oder Zeitfenster für externe Kundenanfragen freistellen, anderen für interne Meetings und so weiter. So bekommt die Person, die einen Termin mit dir buchen möchte, nur die Zeitpunkte angezeigt, die für eine konkrete Terminart von dir präferiert wurden. Die Ereignistypen lassen sich unbegrenzt thematisch skalieren und gruppieren.

Alles über einen Link erledigen

Deine Mitarbeiter, Kunden oder Partnern können mit nur einem Klick auf deinen Calendly-Link deine Verfügbarkeit einsehen und direkt einen Termin anfragen, ohne langes hin und her. Dabei bekommt man natürlich keinen Zugriff auf deinen persönlichen Kalender, die Personen sehen ausschließlich deine Verfügbarkeiten für eine konkrete Terminart. Diesen Link kannst du unter deinen Kontaktdaten bzw. auf deiner Website angeben oder der Person per E-Mail mitteilen.

Terminbuchung

Die Termine werden über Calendly automatisch mit nur einem Klick gebucht und in all deine Kalender übertragen. Diese kannst du dann jederzeit bestätigen, ablehnen oder verschieben. Den eingeladenen Personen kannst du die Möglichkeit geben, das bevorzugte Datum und Uhrzeit auszuwählen. Dabei werden alle Kalender der Beteiligten koordiniert, so dass der Alternativtermin für alle passend ist. Dank automatischen Benachrichtigungen bleibt jeder auf dem Laufendem und verpasst keine Terminaktualisierungen.

Calendly ermöglicht es dir außerdem, Last-Minute-Meetings effizient zu verwalten und Pufferzeiten zwischen den einzelnen Ereignissen festzulegen, um deine Zeit besser kontrollieren zu können.

Treffpunkt-Optionen

Für jedes Meeting kann bei Calendly ein physischer oder virtueller Treffpunkt gewählt werden. Du kannst das bevorzugte Videokonferenztool, z.B. Zoom, entweder selbst festlegen oder den Kunden bei der Terminbuchung zwischen unterschiedlichen Optionen entscheiden lassen. Der Link zum Meeting erscheint dann automatisch in dem Calendly-Termineintrag, so dass die Teilnehmer sich von dort aus direkt einwählen können.

Integrationen

Calendly lässt sich mit mehreren Kalender-, Videokonferenz-, Marketing-, Analytik- sowie CRM- und Vertriebstools integrieren. Im folgenden findest du die populärsten davon. Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, über eine Zapier-Integration oder die offene Calendly API weitere Anwendungen anzuschließen, die Funktionalität des Systems zu erweitern und Calendly in die eigene Website/App einzubauen.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet

Die nahtlosen Integrationen zu mehreren Online-Konferenz-Anwendungen ersparen dir eine Menge Zeit. Dank diesen kannst du die Links direkt in der entsprechenden App in deinem Calendly-Kalender vermerken. Alle weiteren relevanten Infos findest du in den Termindetails.

Slack, Trello, Asana

Um deine Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten helfen dir die Integrationen mit den populärsten Aufgaben-Verwaltungstools. Die aktuellen To-Do’s, die bei der Terminplanung bzw. Durchführung entstehen werden automatisch in die ausgewählte App übertragen und aktualisiert.

Salesforce, HubSpot, ZOHO

Mit CRM-Integrationen lassen sich viele Büroaufgaben einsparen. Z.B. werden Leads, Kontakte oder Opportunities automatisch erstellt bzw. aktualisiert, wenn du ein Meeting mit einem neuen Interessenten planst.

PayPal, Stripe

Die Integration von gängigen Zahlungssystemen erlauben es dir, Zahlungen zum Zeitpunkt der Terminbuchung automatisch entgegenzunehmen.

Google Analytics, Facebook Pixel

Damit du eine bessere Auskunft über die Kalenderaktivitäten und den Buchungsfluss erhältst, Funnels optimieren und die Conversion-Strategie verfeinern kannst, bieten sich die leistungsstarken Analytics-Integrationen an.

Browser-Erweiterung

Die Browser-Erweiterung von Calendly hilft dir dabei, direkt beim Surfen deine Termine zu planen. Dank dieser musst du nicht mehr zwischen Apps hin und her springen, sondern kannst direkt und einfach die Einladungslinks verschicken.

Automatisierungen

Eine automatisierte Planung ist effizient und zeitsparend. Mit Calendly hast du einen digitalen Helfer, der sich um das Wichtigste rund um die Planung selbstständig kümmert.

Workflow-Management

Das Workflow-Management von Calendly unterstützt dich bei der Planung, indem es Erinnerungen, Follow-Ups und Integrationtrigger versendet. Die Follow-Ups sind besonders nützlich, um offene Angelegenheiten aus den Treffen nicht aus den Augen zu verlieren.

Zudem bekommt man dank automatisierten E-Mails und SMS-Nachrichten regelmäßige Reminder für die zu erledigende Aufgaben.

Geräteoptimierung

Calendly ist vollständig für Desktops, Tablets und Smartphones optimiert, was bedeutet, dass du bei der Anwendung keine Kompatibilitätsprobleme haben wirst.

Vorteile von Calendly auf einen Blick

• Mobile Apps & Browsererweiterungen
• Offene API
• Kalenderintegrationen
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Automatische/benutzerdefinierte Benachrichtigungen
• Teamplanung
• Gruppenveranstaltungen
• Optimale Datensicherheit
• Kann in Websites eingebettet werden
• APIs und Webhooks
• Metriken und Berichte

So richtest du deinen universellen Kalender ein:

1. Kalender verbinden
   Zunächst verbindest du deinen Kalender. Dafür gehst du auf die Seite “Kalenderverbindungen” oben rechts. Hierbei kannst du auch Integrationen mit anderen Apps (Google, Office, Outlook, etc.) vornehmen.
   
   Besonders wenn du mehrere Kalender hast, überprüft Calendly diese auf Doppelbuchungen. Außerdem kannst du einen Kalender auswählen, in welchem die Calendly-Ereignisse gespeichert werden.
   
   Wenn die eingeladene Person einen Termin aus den freien Slots wählt, dann siehst du alle relevanten Informationen sowohl in deinem Kalender als auch in dem Calendly-Dashboard.
2. Ereignistypen konfigurieren
   Calendly verfügt grundsätzlich über drei Standard-Ereignistypen. Diese kannst du an deine persönlichen Bedürfnisse anpassen. Um diese einzustellen, gehe auf die Seite Ereignistypen. Hier klickst du auf das entsprechende Ereignis und passt es nach deinen Wünschen an. Außerdem kannst du auch neue Ereignistypen hinzufügen.
3. Einstellungen
   Unter Kontoeinstellungen kannst du individualisierte Willkommensnachrichten für eingeladene Personen hinzufügen oder auch ein Branding für die Planungsseite einstellen. Des Weiteren kannst du dein Firmenlogo hochladen und verwenden, einen eigenen Planungslink aktivieren und vieles mehr.

Anwendungsbereiche

Sales

Mit der richtigen Strategie kannst du viel mehr Geschäfte abschließen. Denn die Leads leitet Calendly direkt an das richtige Teammitglied weiter.

Außerdem wird deine Vertriebspipeline beschleunigt. Nämlich mit effizienteren Besprechungsprozessen und Übergaben genießt dein Unternehmen einem verkürzten Vertriebszyklus.

Calendly Workflows unterstützen deine (potenziellen) Kunden dabei, die Termine nicht zu vergessen. Damit wird Nichterscheinen und die damit einhergehende verlorene Zeit vermieden.

Recruiting

Das Recruiting ist mit Calendly viel einfacher. Vorstellungsgespräche laufen sowohl für Bewerber als auch für Interviewer effizienter ab. Deine Bewerber wählen direkt mit wenigen Klicks freie Slots aus. Die Interviewer werden diesen sofort zugeordnet und Umplanungen sind leicht umzusetzen. Die Zeit bis zur Einstellung gestaltest du mit Calendly sehr effizient. Angebotsschreiben und Willkommenspakete werden übernommen, sodass Zeit gespart wird.

Customer success

Zeitverluste beim Onboarding gehören mit Calendly der Vergangenheit an. Kunden können nach Vertragsschluss Kick-off-Anrufe planen. Deine Teams planen Schulungen und Check-Ins direkt. Diese können dank Calendly die Konten deiner Kunden besser verwalten, Up-Selling betreiben und einen sehr guten Kundensupport bieten.

Bildung

Calendly bietet einfache Planung auch für Schüler, Studenten, Eltern und Mitarbeiter.

Wenn nicht sofort ein freien Termin gefunden wird, wird oft direkt wieder aufgegeben. Mit Calendly können direkt freie Slots gefunden und Termine sofort ausgemacht werden.

Beim Homeschooling können Lehrer nicht so einfach herausfinden, welcher Schüler die Sprechstunde gern in Anspruch nehmen würde. Mit der Software von Calendly wird dies für die Schüler und Lehrer erleichtert. Die Lehrer haben damit eine bessere Planbarkeit.

Kosten

Es gibt einen kostenlosen Basic-Plan für Privatnutzer, der nur die essentiellen Funktionen mitbringt. Weitere Pläne starten ab 8$/User/Monat und beinhalten erweiterte Tools sowie Anpassungsmöglichkeiten für höhere Ansprüche. Die Unternehmen haben dazu die Gelegenheit, in einem individuellen Plan zusätzliche Sicherheits-, Support, und Kontrolleinstellungen zu konfigurieren und hinzuzubuchen.

Datenschutz

Calendly speichert die Nutzerdaten grundsätzlich in Amazon-Rechenzentren in den USA. Ausgewählte Back-Ups werden zudem in Google-Rechenzentren gespeichert. Außerdem setzt Calendly Unterauftragsverarbeiter ein, die unter Umständen auch die Daten erhalten. Die Datenübertragung findet mittels TLS SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung statt.