Belegmeister

Belegmeister hilft Unternehmen, ihre Spesen- und Reisekostenabrechnung einfach und schnell zu erledigen. Das lästige Abtippen der Belege ist nicht nötig. Das Programm verfügt über eine automatische Belegerkennung durch OCR (Optical Character Recognition) und KI (künstliche Intelligenz).

Mit der Software wird die Abrechnung von Geschäftsreisen zum Kinderspiel.

Wie funktioniert Belegmeister?

Das Besondere bei diesem Tool sind die super Belegerkennung und automatische Kontierung von Reisekosten und Spesen mit direktem DATEV-, PDF- oder CSV-Export für deine Unterlagen.

Folgendermaßen läuft der Prozess ab:

• Der Erfasser gibt seine Reisezeiten ein, fotografiert seine Belege und reicht die Abrechnung ein.
• Der Prüfer prüft die Abrechnung und gibt sie frei.
• Export der Abrechnungsdaten als fertige Buchungssätze für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater.

Weitere Funktionen von Belegmeister

• Belegerkennung mit OCR und KI zum Auslesen aller abrechnungsrelevanten Daten (Brutto- & Nettobeträge, Mehrwertsteuersätze, Kostenarten etc.) ohne Anlernen und Vorklassifizierung
• Erkennen aller Sorten von Belegen (z. B. Hotel, ÖPNV, Taxi, Kassenbons, Tickets, Scans, handschriftliche Dokumente, in- und ausländisch, etc.)
• Bewirtungsbelege erstellen
• Automatische Berechnung von Pauschalen für In- und Ausland (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschalen, Kilometerpauschalen)
• Kostenstellen und Kostenträger sind abbildbar
• Individuelle Kostenarten sind möglich
• Exporte im DATEV-, PDF-, CSV-Format sind z.T. konfigurierbar
• Kompletter Einreich- und Bearbeitungsprozess ist online
• E-Mail-Benachrichtigungen bei Prozessmeilensteinen
• Für Desktop und mobile Geräte verfügbar
• keine Installation notwendig
• einfach und intuitiv bedienbar
• GoBD-Konformität, revisionssichere Archivierung
• Kostenfreier Steuerberaterzugang und Betriebsprüferzugang

Welche Rollen gibt es?

1. “Erfasser” für den Mitarbeiter, der die Abrechnungen erstellt
2. “Prüfer” für diejenigen, die die Abrechnungen kontrollieren
3. “Administrator” für Systemkonfiguration (z.B. Kontierung, Standardwerte) und Nutzerverwaltung

Alle Prozesse können an die individuellen Erfordernisse sowie die Unternehmenshierarchie angepasst werden. Im Prüfprozess sind bis zu drei Stufen möglich, um z.B. Fachabteilung und Buchhaltung prüfen lassen zu können.

Wie viel kostet Belegmeister?

9,00 € netto pro Monat und aktivem Nutzer. In diesem Preis inklusive sind:

• Nutzung in der Webanwendung und per Smartphone-App
• voller Funktionsumfang mit Pauschalen, Prüf- & Freigabeprozessen, Exporten, zentraler Nutzerverwaltung etc.
• 50 Scans pro Monat und Nutzer
• Individueller Support per Telefon und E-Mail
• Online Benutzerhandbuch bzw. Anleitung und Video-Tutorials

Weitere Preise:

• Ab dem 51. Belegscan 0,09 € netto pro Scan
• Individuelle Angebote ab 100 Nutzer auf Anfrage
• Individuelle Schulungen bis 16 Teilnehmer ab 500,00 € netto

Außerdem kannst du eine kostenfreie Demo für Belegmeister vereinbaren und das Tool 30 Tage kostenlos testen.

Es gibt keine Grundgebühr und keine Kosten für den Produkteinführungssupport.

Welche Erfahrungen haben andere Nutzer/innen gemacht?

Die Rückmeldungen von Nutzern zeigen, dass Belegmeister ein unglaublich einfach zu bedienendes und intuitives Spesenmanagement-Tool ist, das die Reiseabrechnung vereinfacht. Viele Nutzer/innen schätzen die Möglichkeit, Belege von unterwegs zu fotografieren und Buchhaltungsinformationen direkt an ihre Buchhalter/innen oder Steuerberater/innen zu exportieren. Dadurch gehen weniger Belege verloren, die Nutzer sparen Zeit und der Prozess wird transparenter. Andere Nutzer haben Belegmeister gelobt für den ausgezeichneten Support und Flexibilität bei der Anpassung an die Bedürfnisse der verschiedenen Unternehmen. Insgesamt sind sich die Nutzer einig, dass Belegmeister die perfekte Lösung für alle ist, die nach einer effizienten Möglichkeit zur Verwaltung von Spesenabrechnungen von Geschäftsreisen suchen.

Bemängelt wird z. B. im Google PlayStore, dass der kostenfreie Zugang nur mit einem Account möglich ist. Außerdem schreibt ein Nutzer, dass keine Tagespauschalen im Ausland enthalten sind. Unklar ist, was der Nutzer damit meint, denn die Auslandspauschalen nach deutschem Reisekostenrecht sind in der Belegmeister-App hinterlegt.

Wie wird Belegmeister bewertet?

Auf gängigen Plattformen lassen sich diese Bewertungen finden:

• Google: 5 von 5 Sternen
• Trustpilot: 4,4 von 5 Sternen
• Apple App Store: 4,0 von 5 Sternen
• Google Play Store: 3,8 von 5 Sternen

Welche Alternativen gibt es?

Zu den anderen beliebten Tools für die Ausgabenverwaltung gehören Expensify, Claim It und Receipt Bank. Diese Tools bieten ähnliche Funktionen wie Belegmeister, einschließlich der Möglichkeit, Belege zu scannen und Buchhaltungsdaten direkt zu exportieren.

Sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf Preise, Funktionen, Nutzerbewertungen und Beurteilungen. Welches Tool für dich am besten geeignet ist, hängt letztlich von deinen spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben ab.

Fazit

Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, der Flexibilität und der Nutzerbewertungen und -rezensionen sind wir der Meinung, dass Belegmeister ein gutes Spesen-Tool ist. Die automatische Berechnung von Pauschalen, der kostenlose Zugang für den Steuerberater und die Exportfunktionen machen Belegmeister zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen aller Branchen.

Am besten testest du Belegmeister mithilfe der kostenlosen Testversion oder lässt dir eine Demo vorführen, um zu entscheiden, ob sich das Tool für dich eignet.