Meine +/- Caya Erfahrungen mit digitaler Post
| ✨ | Zusammenfassung: Du wägst noch ab, ob Caya der richtige Anbieter für dich ist? In diesem Artikel stelle ich dir meine Erfahrungen mit Caya vor. Ich habe meinen Briefkasten damit selbst digitalisiert und die Post per App empfangen. Hoffentlich helfen dir meine Caya Erfahrungen weiter. |
Das tägliche Öffnen des Briefkastens gibt es bei mir nicht mehr. Meine Post kommt jetzt digital mit Caya, einem Post-Scanservice oder auch Digitaler Briefkasten genannt.
In einem umfangreichen Artikel stelle ich dir das Konzept eines Digitalen Briefkastens genau vor und präsentiere dir auch die unterschiedlichen Anbieter, die es gibt.
In diesem Artikel beschreibe ich im Detail meine Erfahrungen mit dem Caya Postservice bzw. Caya als Dokumentenmanagement-Software. Die Prozesse und die Technik sind etwas schwieriger vorzustellen so im Vorfeld und auch ich musste mich an den Prozess nämlich erst gewöhnen.
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Hinweis: Ich habe Caya hier als Privatkunde getestet. Auch für Unternehmen ist der Digitale Posteingang eine komfortable Lösung, um Papierkram und somit Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
Für Unternehmen sind besonders diese Punkte überzeugend:
- Texterkennung (OCR)
- Integrationen über Automagic Import
- Zeitersparung durch automatische Workflows
Inhaltsverzeichnis
Der Grund warum ich Post digitalisiere
Es gibt zahlreiche Gründe, mit seiner Briefpost auf Digitalisierung zu setzen und diese am Handy per Smartphone-App oder am Laptop per E-Mail zu empfangen.
Für mich waren die wichtigsten Punkte diese:
- Ordnung und System
- Digital bearbeiten und weiterleiten
Mehr Ordnung mit dem Digitalen Briefkasten
Grundsätzlich kam die Post immer in meinen Briefkasten, ich habe diese geöffnet, gelesen und daheim auf einem Stapel abgelegt. Wenn ich etwas gesucht habe, konnte ich in meinem Stapel nach dem Datum absteigend durchgehen und fand den Brief dann auch.
Der Nachteil an diesem System, du hast daheim einen großen Papierstapel und bis du etwas findest, musst du schon mal länger suchen.
Diesen Prozess wollte ich also digitalisieren.
Ich hatte zunächst eine Scan App im Einsatz, das war allerdings mühsam. Mit Fileee hatte ich dann einen Anbieter gefunden, der das Scannen an sich verbesserte.
Der Digitale Briefkasten war allerdings dann die komplette Lösung. Den Scan-Prozess habe ich somit an Caya einfach ausgelagert.
Strukturierte Prozesse nach dem Scannen
Kommt nun ein Brief an, so wird dieser vollautomatisch geöffnet und gescannt.
Ob es mir egal sei, dass meine Post von anderen gelesen werden kann, werde ich häufiger gefragt.
Der Prozess läuft maschinell ab. Daher glaube ich, bei der Masse an Briefen, die dort ankommen und gescannt werden, ist das eher unwahrscheinlich, dass jemand meine Post liest.
Zudem habe ich in Erfahrung gebracht, dass Caya top zertifiziert ist und die Briefe in einem Hochsicherheitszentrum geöffnet werden.
Zustellung im PDF-Format
Zur Verfügung steht mir der Brief anschließend per PDF und diese kann ich weiterleiten oder in einer Cloud ablegen. Aktuell belasse ich die Dokumente direkt bei Caya in meinem virtuellen Postfach beziehungsweise Archiv, denn dort kann ich mit OCR-Volltextsuche und tag-basiert suchen und Dokumente wiederfinden.
Die Dokumente lassen sich zudem filtern beispielsweise nach Datum oder Monat.
Mit einer individuellen Ordnerstruktur schaffst du dir die digitale Ordnung, die du in deiner digitalen Ablage benötigst. Zum Beispiel lassen sich auch Rechnungen mit einem Workflow automatisch in einen bestimmten Ordner ablegen.
Post weiterleiten
Mit einem Klick auf die 3 kleinen Punkte lassen sich die Einstellungen öffnen und der Brief lässt sich per E-Mail weiterleiten oder an ein anderes Tool zur Weiterverarbeitung übergeben.
Das klappt mittels der Workflows auch ganz automatisch.
Das kann eine Cloud zur Ablage oder ein Rechnungsprogramm oder ein Programm wie ContractHero zur digitalen Verwaltung von Verträgen sein.
Probleme mit dem Nachsendeauftrag
Wer Digital Affin ist, für den klingt der Prozess sicherlich super smart und gut. Ich habe allerdings auch negative Erfahrungen mit Caya beziehungsweise eher mit dem Nachsendeauftrag gemacht.
Der Nachsendeauftrag ist so eingerichtet, dass Briefpost an das Scanzentrum weitergeleitet wird. Darunter fallen meiner Erfahrung anscheinend auch Warensendungen.
Ich hatte Visitenkarten bestellt und diese will man ja eigentlich schnell haben.
Da diese allerdings als Warensendung verschickt wurden, kamen sie nicht bei mir an, sondern wurden zum Scannen geliefert.
Von dort konnte ich die Sendung dann zu mir nach Hause ordern. Es hat also etwas länger gedauert, jedoch ist mit der Warensendung soweit nichts passiert.
Umgehen hätte ich das Problem, wenn ich an meinen Namen einen Nachsatz angehängt hätte, wie beispielsweise “Warensendung”. Dann hätte der Nachsendeauftrag nämlich nicht gegriffen und die Post wäre direkt bei mir Daheim angekommen.
Nie wieder den Briefkasten öffnen?
Auch ist es nicht der Fall, dass ich nie wieder den Briefkasten öffnen muss oder eher gesagt öffnen darf.
Dadurch, dass ich eh nicht sehr viel Post bekommen habe, habe ich mich auf jeden einzelnen Brief gefreut. Zu wissen, dass da kein Brief auf einen wartet, war in den ersten Tagen daher schon ein komisches, fast schon trauriges Gefühl.
Das Öffnen des Briefkastens geht allerdings nicht zu 100 % verloren, wenn du beispielsweise Zeitungen abonniert hast.
Diese gelten nämlich nicht als Briefpost und werden somit vom Nachsendeauftrag nicht erfasst.
Wenn du es also liebst, Post zu erhalten und aufzumachen, dann stell dich schon mal drauf ein, das dir da etwas vom Gefühl her fehlen könnte. Ich hoffe und würde mich freuen, wenn ich dich mit meinen Erfahrungen rund um den Digitalen Briefkasten oder speziell zu Caya gut auf diesen Moment vorbereiten kann.
So schnell wird ein Brief gescannt und steht online zur Verfügung
Abschließend mache ich den Selbsttest. In den Kommentaren habe ich öfter auch mitbekommen, dass sich Leute Sorgen machen, dass sie ihre Post nicht rechtzeitig erhalten könnten und dadurch eine Frist verpasst wird.
Fristen beginnen allerdings erst, wenn Dokumente bei Caya bzw. in der Inbox (also im Gewaltbereich des Empfängers) landen.
Ich habe mir für den Test selbst einen Brief geschickt. Auf diese Weise konnte ich die digitale Zustellungsdauer über CAYA ausprobieren.
- Abgeschickt habe ich den Brief an einem Dienstag, 17.12.2019 um 10:35 Uhr am Vormittag
- Eingescannt und in der App zur Verfügung gestellt wurde der Brief am 19.12.2019, der folgende Donnerstag um 17:28 Uhr
Das bedeutet, der Brief war 2 Tage unterwegs. Dafür, dass der Brief quer durch Deutschland ins Scan-Zentrum transportiert wurde und dort verarbeitet wurde, ist das eine gute Zeit.
Brief digital empfangen am Smartphone oder Laptop
Für mich habe ich es so eingestellt, dass der Brief per Push-Benachrichtigung in der App angezeigt wird. Das kannst du für dich aber auch ausstellen und lediglich per E-Mail benachrichtigt werden.
Im Brief-Backend von Caya sieht das ganze dann so aus.
Dabei habe ich dir auch gleich die Funktionen auf dem Screenshot markiert, was du mit dem Brief alles machen kannst. Neben lesen sind das:
- Sortieren
- Weiterleiten
- Original anfordern
- Löschen
- etc
Und wenn du einen Brief auswählst, kannst du dich durch die Seiten klicken, ihn selbst vertaggen oder Rechnungen direkt per Pay Now by Caya bezahlen.
P.P.S. Grüße natürlich auch an dich als Blog-Leser :-D
Physische Post per Sammelauftrag zusenden lassen
Du kannst in Caya einstellen, was mit deiner physischen Post passieren soll. Standardmäßig wird diese nach einer gewissen Zeit vernichtet.
Benötigst du einzelne Briefe, dann kannst du dir diese per Post auch an eine von dir angegeben Adresse schicken lassen. Mit einem Sammelauftrag lässt sich dieser Schritt für ein von dir gewähltes Zeitintervall automatisieren.
So erhältst du beispielsweise alle 4 Woche oder auch alle 2 Wochen deine Briefe per Päckchen.
Fazit zu meinen Caya Erfahrungen: So funktioniert die digitale Post
Post zu digitalisieren ist ein Schritt, um die Digitalisierung im Alltag oder im Berufsleben sinnvoll zu nutzen. Natürlich kommt der Einsatz auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse an.
Bekomme ich zum Beispiel gar keine Post, so macht auf ein digitaler Scanservice keinen Sinn.
Bekomme ich dagegen wenig oder sogar ganz viel Post und möchte mich mit digitalen Prozessen auseinander setzen, so bietet Caya unterschiedliche Tarife, die die Anzahl an Briefen abdecken.
| ⚠️ | Gutschein-Code für Caya: DIGITALAFFIN20 |
Wenn du dich auch über die Alternativen zum Caya Postservice informieren möchtest, empfehle ich dir meinen Vergleich der Digitalen Briefkästen zu lesen.
Möchtest du den Briefkasten bei Caya nutzen, dann habe ich einen Gutscheincode für dich, mit welchem du für die ersten 3 Monate 20 Prozent sparen kannst. Gib dazu im Anmeldeprozess “DIGITALAFFIN20” ein.
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Bei weiteren Fragen zu meinen Caya Erfahrungen oder generell zum Digitalen Briefkasten, schreib gern hier in die Kommentare und ich antworte dir.
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Hi, hier blogge ich mit meinem Team. Mein Name ist Jan, Digital Native und fasziniert von Apps und Tools der Digitalisierung.
Mit unseren Beiträgen geben wir Inspiration, was sich sinnvoll digitalisieren lässt und erbringen damit unseren Beitrag zur Digitalisierung.
Dieser Blog wird betreut von meiner Digitalagentur Inboundly, mit der wir uns auf Blog Marketing spezialisiert haben.
Mehr zu mir findest du unter www.jansiebert.org
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ich interessiere mich für einen digitalen Briefkasten. Speziell da ich mehrere Monate nicht anwesend bin. Die Funktionen bei Caya sind interessant. Allerdings ist die Bewertung nicht besonders gut, besonders beim Kundenservice.
Alternativen wären
- Dogado
- Dropscan
Was würdet Ihr mir empfehlen?
mein Name ist Steve Bauer, ich bin der Teamleiter des Customer Support von Caya.
Uns ist jedes Feedback und jede Erfahrung äußerst wichtig und schätzen daher sehr, die Zeit, die Sie hier aufgebracht haben, Ihre Meinung zu teilen.
Es ist uns bedauerlicherweise zum einen nicht möglich, Sie hier eindeutig zu identifizieren, zum anderen auch aus Datenschutzgründen vollständig auf alle Details einzugehen.
Mein Team und ich, aber auch alle anderen Kollegen bei Caya arbeiten täglich daran, Caya noch besser zu machen und ich lade Sie daher ein, uns bei Fragen, Kritik, oder technischen Problemen, aber auch gerne Lob, uns am besten direkt zu kontaktieren.
Sie können unser Support-Team von Montag bis Freitag, zwischen 9:00 Uhr und 18:00 Uhr telefonisch unter 030 837 99870 erreichen. Alternativ nutzen Sie gerne unsere E-Mail "hello@caya.com".
Schreiben Sie uns, wir finden sicher eine Lösung für alle Anliegen.
Mit besten Grüßen aus Berlin.
Steve Bauer
Team Leader Customer Experience
schön, hier von dir zu lesen. Ist sicherlich für einige User nützlich, euch bei Fragen als kompetenten Ansprechpartner zu haben.
Grüße
Jan
Ich hatte es vor einiger Zeit ausprobiert. Als dann aber die Firmen-Post von jemand anderem in meinem Account gelandet ist habe ich schleunigst gekündigt.
danke fürs Teilen deiner Erfahrungen.
Super strange was da passiert ist.
Beste Grüße
Jan
Bitte melde dich umgehend direkt bei uns mit der Dokumenten-ID des betroffenen Briefes, damit wir hier den Prozess prüfen können und nachvollziehen können, wie es dazu kommen konnte, dass Du besagtes Dokument im Posteingang hattest.
danke für das Teilen deiner Erfahrungen. Magst du uns mitteilen, was genau passiert ist? Ich kenne viele, bei denen funktioniert es. Vielleicht gibt es hier ja dann Tipps.
Sag gern Bescheid.
Viele Grüße
Jan
Ich finde es wirklich Schade, dass du auf die Antworten und Rückfragen meines Teams und mir an Dich nicht reagierst und stattdessen hier in einem öffentlichen Forum deinem Ärger Luft zu machen versuchst.
Das ist nicht schön und wir sind hier alle sehr enttäuscht.
ohje, hört sich nicht gut an. Hoffe das regelt sich alles zum Positiven.
Danke, dass du deine Erfahrungen hier mit uns teilst.
Viel Erfolg und Grüße
Jan
vielen Dank für den tollen Erfahrungsbericht. Könntest Du noch genauer sagen, wie der Workaround funktioniert (Visitenkarten-Beispiel), damit doch etwas zu Hause ankommt trotz des Nachsendeauftrags, was gibst Du als Adresszusatz an? Ich stehe gerade vor derselben Frage. Vielen Dank im Voraus! Chris
gern geb ich dir hier noch mehr Infos.
Das Thema, wie bekomme ich trotzdem bestimmte Post oder besser gesagt Briefe nach Hause und am Nachsendeauftrag vorbei ist in einigen Bereichen nützlich. Sei es Visitenkarten oder Konzertkarten oder Sim-Karten, usw.
Es gibt im Endeffekt zwei Wege:
Der bewährteste Weg ist hier, um bestimmte Sendungen nicht digitalisieren zu lassen, dass du bei allen Online-Bestellungen eine alternative Zustelladresse angibst. Das kann beispielsweise dein Büro, ein Nachbar oder aber eine Packstation sein.
Zweite Möglichkeit und das ist die, die du ja bereits im Kommentar erwähnt hast besteht darin, deine Lieferadresse bei der Bestellung so anzupassen, dass der Nachsendeauftrag nicht greift.
Hierfür kannst du bei der Bestellung einfach folgende Adress-Struktur verwenden:
{Beliebiger Vorname} + Dein Nachname
Deine Straße und Hausnummer
Deine Postleitzahl und Wohnort
Durch den geänderten Vornamen kommt deine Post am richtigen Ort an, ohne dass der Nachsendeauftrag greift.
Hoffe der Trick klappt so bei dir.
Liebe Grüße
Jan
Ich habe nur Bedenken, dass meine Post nach der Vernichtung nur noch bei Caya liegt und ich zwar auch nach Vertrag drauf zugreifen kann aber wenn die Firma Pleite ist, dann ist alles weg. Gibt es denn die Möglichkeit aktuell die Post gleich per Email im Anhang zu bekommen oder diese zumindest einfach aus der App im Batch weiterzuleiten? FTP klang gut aber ist wohl kostenpflichtig und nur bei großen Volumen Unterstützt.
Also auf gut Deutsch, ich will nicht für Immer abhängig sein von Caya.
Danke für ein Feedback.
danke für deine Fragen. Also aktuell ist es so, dass du die Briefe in deinem Account hast und sie von dort auch weiterleiten kannst, bspw. in eine andere Cloud. Oder du lädst alles herunter.
Außerdem bekommst du die Briefe, die du in Papier haben magst auch alle paar Monate zugeschickt.
Dass also alles weg ist, ist ziemlich unwahrscheinlich würde ich mal sagen.
Grüße
Jan
das klingt nach einer schönen Veränderung.
Wenn du mit der Auswanderung trotzdem noch eine Adresse in Deutschland hast, dann kann dir Caya hier definitiv weiterhelfen.
Deine Post wird digitalisiert und dir online zugestellt.
Liebe Grüße
Jan
besten Dank für deine Erfahrungen mit Dropscan und auch mit Caya.
Liebe Grüße
Jan
danke für deine Erfahrungen und deine Meinung zu Caya. Klingt tatsächlich nach Ärger. Hast du mit einem anderen Anbieter bessere Erfahrungen gemacht?
Ich hatte mal beim Nachsendeauftrag voll die Zeitverzögerung der Zustellung drin. Die anderen Punkte von dir sind bei mir zum Glück nicht passiert.
Liebe Grüße
Jan
Die Grundidee von Caya finde ich sehr gut. Die Umsetzung nervt mich aber so sehr, dass ich Caya nach meinem Umzug nur noch für die alte Adresse nutze und nur noch alle 1-2 Wochen reinschaue. Für die tägliche Nutzung eignet es sich meiner Meinung nach nicht. Dazu ist es zu nervig und zu Zeit aufreibend. Ich will, dass mein Laden läuft. Möglichst automatisch. Und nicht Extrazeit verbrennt.
ich glaub, die haben dir schon zugehört und auch einiges umgesetzt. Siehe meine letzte Nachricht. :-)
Kannst ihnen ja nochmal ne Chance gehen.
Grüße
Jan
Die Weiterleitung der physischen Post muss man einzeln auswählen. Weshalb kann man diese Post nicht alle 1-3 Monate in einem Päckchen schicken. Weshalb wird die Post standardmäßig automatisch vernichtet??? Das ist nicht nachvollziehbar.
joa okay, besser machen kann man fast immer was.
Die Funktion, Post per E-Mail weiterzuleiten klappt bei mir in der App und am Desktop. Also ich wähle den Brief aus, gehe dann auf die 3 kleinen Punkte und kann dort dann mein E-Mail Programm oder Cloud Ordner oder andere Integration auswählen, wohin ich es schicken möchte. Hast du das gesehen?
Und auch die automatische Weiterleitung der physischen Post gibt es nun. Caya schreibt dazu: "Jetzt auf monatliche oder (zwei-) wöchentliche Sammelsendung umschalten" ... da haben sie dir wohl doch zugehört und die Funktion umgesetzt.
Viele Grüße
Jan
klasse! Danke, dass du deine Sichtweise zu Caya mit den Lesern hier teilst.
Liebe Grüße
Jan
So hatte ich z.B. darum gebeten, dass man Scan standardmäßig als Email weiterleitet. Und dass man sich mit einem Knopfdruck alle Post zuschicken lassen kann. Ist total umständlich gelöst. Das Ziel liegt offensichtlich darin, dass man mit der Zusendung der Post ordentlich zusätzliche Einnahmen generiert. Und das kann in Summe wirklich teuer werden.
ah okay, verstehe. Gestern hab ich glaub von Caya den Newsletter erhalten, dass es nun neue Möglichkeiten zum automatischen Zusenden von Post gibt, damit diese nicht vernichtet wird.
Vielleicht entwickelt es sich ja doch noch in deine gewünschte Richtung.
Beste Grüße
Jan
vielen Dank, dass du deine Erfahrungen mit Caya hier geteilt hast. Könntest du noch was dazu sagen, warum du die Weboberfläche und App nicht so gut findest? Ich finde es zum Beispiel einen schönen zentralen Bereich, wo all meine Post dann liegt und ich gezielt suchen kann.
Zusätzlich per E-Mail wäre dann sicherlich auch nicht schlecht, aber dann hat man bestimmt eine weitere Herausforderung mit Datenschutz, unverschlüsselten Mails und dem Inhalt der Briefe darin.
Mal schauen wie sich alles weiterentwickelt.
Grüße
Jan
gibt es die Probleme noch mit dem verzögerten Posteingang ( Scan ) 1-2 Wochen oder länger ?
Finde die Idee gut, kann aber nicht 3 Wochen auf Post warten als Unternehmen.
Grüße Marco
vom Gefühl her kam die Post ganz normal rein. Hab es jetzt aber gerade nicht im Detail angeschaut, welchen Verzug es dabei noch gibt.
Grüße
Jan
vielen Dank für den Beitrag, sehr aufschlussreich, wie ist das denn mit Briefen mit pin codes o.ä.? Von Banken zb..
Die sind ja oft versiegelt oder man müsste etwas „weg kratzen“ ...
Lg Eva
danke für deinen Kommentar. Gern gebe ich dir hier auch etwas mehr Einblick, wie ein digitaler Briefkasten damit umgeht.
Also grundsätzlich wird ein solcher Brief mit PIN-Code, TAN-Liste oder EC-Karte vom Nachsendeauftrag erfasst. Manche Banken prüfen das vorab und sperren das Nachsenden, so dass der Brief dann zur Bank zurück geht.
Um einen solchen Brief also zu bekommen solltest du entweder eine Alternativ-Adresse angeben, wie bspw. dein Büro, oder es direkt an die Postbox-Adresse von caya schicken lassen, denn dann kannst du dir den Brief ja überall hin auch nachsenden lassen.
Das ganze ist in diesem Fall etwas umständlicher, kommt aber ja Gott sei dank nicht zu häufig vor.
Hoffe das hilft dir weiter.
Grüße
Jan
Außerdem werden Briefe nicht zuverlässig mit der Post zurück geschickt. Steht der nächste Postversand der gewählten Briefe an, sollte man die gewünschten Briefe mehrere Tage vorher anklicken. Sonst sind sie möglicherweise nicht dabei. Das ist ärgerlich.
Beim Thema QM kann Caya offenbar noch eine Menge lernen. Oder liegt es der der Deutschen Post, dass sie die Briefe so langsam zustellt.
danke für deine Erfahrungen mit dem Caya Postservice. In letzter Zeit hatten die anscheinend Schwierigkeiten, das hab ich auch gemerkt. Bei meinem Test war das noch nicht so und die Lieferung ging zufriedenstellend und regelmäßig. Ich könnte mir vorstellen, dass die ihre Probleme auch wieder in den Griff bekommen und es bald wieder normal läuft.
Grüße
Jan
Was denkst du?