Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2019

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Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2019

In diesem Artikel zeige ich dir, was ein Digitaler Briefkasten ist und welche Vorteile er dir bringt. Bei meiner Recherche habe ich mir alle Anbieter am Markt einmal angeschaut. Auf was ich geachtet habe, welcher der beste Anbieter ist und meinen Gutscheincode findest du hier im Artikel.

Also lass uns starten..

Hast du nicht auch schon mindestens einmal davon geträumt, deine Briefe am Smartphone empfangen zu können? Einfach, um nicht so viel Papiermüll im Briefkasten durchwühlen zu müssen? Oder um das Schreiben nicht zu verlegen?

Bist du vielleicht häufig auf Reisen und hast es leid, ständig jemanden bitten zu müssen, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz für dich zu öffnen oder nachzusenden, damit du keine Fristen versäumst?

Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten

Zum Glück haben findige Köpfe den Bedarf an digitalisierter Postzustellung erkannt und so gibt es auch in Deutschland bereits einige Unternehmen, die diesen Service anbieten.

.. ist meine Empfehlung, weil:

  • das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt
  • ich meine Post digital verwalten und wiederfinden kann
  • es einfach einzurichten war
Schau dir am besten das volle Leistungsspektrum auf der Website an. Bestimmt gibt es da noch weitere Funktionen, die dir gefallen.

Als Bonus habe ich mit Caya für dich einen Gutscheincode verhandelt, mit dem du 20 % für die ersten 3 Monate sparst. 

Code: "DIGITALEPOST20"

So funktioniert ein Digitaler Briefkasten

Im Grunde genommen geschieht beim digitalisieren deiner Post folgendes: 

Die Post wird nicht in deinen Briefkasten geworfen, sondern in den des Dienstleisters deines Vertrauens. Dieser scannt die Briefe und stellt sie dir digital zur Verfügung.

Damit das so funktioniert sind einige Schritte als Vorbereitung zu erledigen: 

  1. Du meldest dich bei dem für dich passenden Digitalen Briefkasten an
  2. Du erstellst einen Nachsendeauftrag bzw. lässt diesen vom Anbieter einrichten 
  3. Briefe werden jetzt umgeleitet und an das Scan-Zentrum geschickt. Dort wird deine tägliche Briefpost geöffnet und gescannt
  4. Du bekommst per E-mail oder Push-Beanchrichtigun auf der App Bescheid, dass du Post bekommen hast

Funktioniert ein Digitaler Briefkasten mit jeder Post? 

Bei Briefen von Behörden gibt es oftmals Bedenken, ob der Scanservice der Anbieter auch einwandfrei funktioniert. Das hat den Hintergrund, dass Gerichte, Rentenversicherung, Ämter und oft auch Banken gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Post an die Meldeadresse zuzustellen. 

Dazu wird in der Regel eine Vorabverfügung auf das Kuvert gedruckt, dass wenn der Adressat verzogen ist (bzw. ein Nachsendeauftrag eingerichtet ist), der Brief an den Absender zurückgeschickt werden solle.

Soviel zur Theorie. Für die Praxis habe ich mich direkt beim Geschäftsführer von Caya einmal erkundigt, wie Behörden damit umgehen. 

Kommunikation mit Behörden klappt nach unserer Erfahrung aus hunderttausenden Briefen problemlos. Die Briefe werden i.d.R. problemlos weitergeleitet. Behörden arbeiten i.d.R. nicht mit Vorausverfügungen (nur weil jemand das auf einen Brief schreibt hält sich die Post nicht daran. Eine Vorausverfügung kann nur noch kostenpflichtig als Teil von PremiumAddress gebucht werden). 

Das bedeutet, dass bei Caya beispielsweise Wahlunterlagen, Steuerbescheide oder Bescheide vom Jobcenter als zu digitalisierende Post ankommen. 

Zudem gilt zu beachten: Der Nachsendeauftrag sollte auf "Vorübergehende Abwesenheit", und nicht auf "Umzug" lauten. Dann tritt das beschriebene Szenario der Benachrichtigung "Empfänger verzogen" nicht ein. 

Die allermeisten Behörden akzeptieren übrigens auch eine alternative Korrespondenzadresse. Dies ist zum Beispiel beim Finanzamt der Standard, so wie man ja auch hinterlegen kann, dass die Kommunikation über den Steuerberater erfolgen soll. Es geht also nicht darum die Meldeadresse zu ändern, sonder eine Korrespondenzadresse zu hinterlegen.

Schauen wir uns daher die wichtigsten Anbieter für digitale Briefkästen in Deutschland einmal an. Das sind e-Post, Caya und DropScan. Seit Kurzem gibt es noch clevver.io und dogado die nun alle kurz vorgestellt werden.

E-Postscan, die digitale Ergänzung zum Briefkasten

epost scan digitaler briefkasten 1

Wie der Name schon sagt, ist der Service der Deutschen Post eher eine Ergänzung als ein tatsächlicher Ersatz. Die physische Post wird auch weiterhin zugestellt, allerdings gesammelt am Ende der Vertragslaufzeit bzw. eines jeden Monats.

Der E-Postscan kann online beauftragt werden, allerdings ist zur Verifizierung von Identität und Adresse das Post-Ident-Verfahren unumgänglich. So ist der Service frühestens nach einer Woche genutzt werden kann. 

Erst ab der (bereits digitalen) Zustellung der Auftragsbestätigung wird die Post an ein Digitalisierungszentrum weitergeleitet und alles Scannbare digitalisiert und als E-Post zur Verfügung gestellt.

Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 24,99 €. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag an die E-Postadresse zugesendet.

Fakten im Überblick: 

  • Anmeldung mit Post-Ident-Verfahren
  • Scannt Post und stell diese Online zur Verfügung
  • Kostet monatlich 24,99 €

Mit Caya die Post online empfangen

CAYA Digitaler Briefkasten   Digital Affin 1

Bei Caya (*Gutschein-Code: 20% für 3 Monate sichern mit "DIGITALEPOST20") kannst du dich bereits nach erfolgter Anmeldung zurücklehnen, denn dieser Dienstleister übernimmt sogar das Erstellen eines Nachsendeauftrages für dich. Außerdem ist das Archivieren der Originalpost kostenlos, zumindest für einen gewissen Zeitraum.

Bei den Tarifen wird zwischen Privatkunden und Geschäftskunden unterschieden.  

Privatkunden bei Caya

CAYA bietet für Privatkunden 3 Tarife an: Jeder findet hier das Richtige, vom digitalen Minimalisten bis zur Familie mit 5 Empfängern. Der Preis für das Jahresabo beginnt dabei schon ab 3,99 € pro Monat für den Minimalist-Tarif und steigert sich auf 9,99 € beim Single- und 24,99 € Family-Tarif, in denen eine quartalsweise Sammelsendung enthalten ist. Alle Tarife enthalten eine Scan-Flatrate, du brauchst dir also keine Sorgen machen, dass deine Post nicht bei dir ankommt.

Mit Abschluss einer der Tarife kommt für den Nachsendeauftrag ein einmaliger Selbstkostenanteil hinzu.

Geschäftskunden bei Caya

Unternehmen können ihren Tarif nach Mege an Scans auswählen. Zur Auswahl gibt es Business, Business+ und Enterprise. Beim geringsten sind 25 Briefe inklusive, beim mittleren 100 Briefe und darüber hinaus kann die Zahl individuell festgelegt werden. Caya gibt auch einen Richtwert für die Größe der Unternehmen nach Mitarbeitern an, um die Auswahl des Tarifs einfacher zu gestalten.  

Der Preis beginnt bei 9,99 € und richtet sich beim Enterprise-Tarif nach den individuellen Vereinbarungen.

Egal für welchen Tarif du dich entscheidest, bei Caya können Dokumente mit Tags klassifiziert werden und die smarte Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Inhalten. Per Smarphone oder Desktop hast du Zugriff im Browser und als App. 

Die Tarife im Detail findest du hier bei Caya.

Fakten im Überblick: 

  • Nachsendeauftrag wird von Caya eingerichet
  • Flatrate mit Kosten ab 3,99 € bzw 9,99 € für Privat oder Geschäftlich
  • Dokumente können per Tag und Volltextsuche gefunden werden, in Ordner organisiert und jeder Zeit als PDF heruntergeladen werden

.. ist meine Empfehlung, weil:

  • das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt
  • ich meine Post digital verwalten und wiederfinden kann
  • es einfach einzurichten war
Schau dir am besten das volle Leistungsspektrum auf der Website an. Bestimmt gibt es da noch weitere Funktionen, die dir gefallen.

Als Bonus habe ich mit Caya für dich einen Gutscheincode verhandelt, mit dem du 20 % für die ersten 3 Monate sparst. 

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Dropscan macht Schluss mit Papierkram

Scanservice in der Cloud Briefpost Dokumente Belege und Papierunterlagen digitalisieren Dropscan 1

Gleich nach dem Registrieren kann es losgehen: Dropscan schickt dir umgehend einen Scan vom Umschlag eines jeden eingehenden Briefes per E-Mail – und du entscheidest, was damit passiert: 

  • Öffnen und scannen
  • Nach Hause schicken lassen
  • Archivieren 
  • Gleich vernichten

Dropscan digitalisiert nicht nur die Post, die an die eigens erstellte Adresse geschickt oder per Nachsendeauftrag weitergeleitet wird, sondern bei Bedarf auch alle anderen Dokumente, die du hinschickst. Das ist ein toller Service, falls sich im Büro mal wieder zu hohe Papierstapel türmen. Die ersten 5 Seiten sind gratis, für jede weitere wird abhängig von der Größe 0,10-0,20 € abgerechnet.

Im Fokus stehen aufgrund der Integrationen und Workflows die Geschäftskunden, aber auch für Privat hat Dropscan was zu bieten. 

Pay-as-you-go für daheim

Briefe empfangen ist bei Dropscan unbegrenzt. Für Privatkunden gibt es den günstigen Pay-as-you-go-Tarif für 12,90 € im Monat. Daneben stehen zwei Flatrate-Modelle zur Auswahl, die zwar etwas mehr kosten, bei denen dafür aber auch einige Scans und Sammelsendungen inklusive sind, die beim ersten Tarif individuell abgerechnet werden. 

Die Auswahl des Tarifs richtet sich hierbei danach, wie viel Post du normalerweise empfängst und wie lange diese archiviert werden soll. 

Optimiere deine Workflows im Unternehmen

Bei den Tarifen für Geschäftskunden ist das Schema ähnlich. Der günstigste als Pay-as-you-go ab 10 €/Monat, alle weiteren als Flatrate. Briefumschläge werden zunächst gescannt, um flexibel zu entscheiden, was benötigt wird. 

Unterstützend für Unternehmen sind die Integrationen. Auf diese Weise lassen sich Dropbox, Evernote, Google Drive, Fastbill und Co anschließend und Briefe sich automatisiert ablegen. Diese Automatisierungen verschaffen Zeitersparnis und Gewissheit. 

Fakten im Überblick:

  • Scannen und Übermitteln der Umschläge
  • Freie Entscheidung über Öffnung
  • Integrationen für automatisierte Workflows
  • Kostet 12,90 € im Pay-as-you-go-Tarif
  • Geschäftskunden zahlen ab 10 €/Monat

Mit Clevver.io internationalisieren

Digitaler Briefkasten clevver io 1

Ein weiterer Player auf dem Markt der Digitalen Briefkästen ist clevver.io. Der Service kommt aus Deutschland und hat sich zunächst auf Virtuelle Büros spezialisiert. Diese werden rund um die Welt angeboten. Clevver.io richtet sich demnach mehr an die Geschäftskunden am Markt. 

ClevverMail nennt sich der Service, mit welchem Postdigitalisierung möglich wird. Eingerichtet ist die virtuelle Postbox ganz schnell. Dabei kann als Besonderheit ein internationaler Standort als Adresse ausgewählt werden. 

Die Post wird daraufhin digitalisiert und als mit OCR im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Damit lässt sich auch im Dokument suchen. Alle Schritte werden nach datenschutzkonformen Richtlinien durchgeführt. 

Clevver hat für Unternehmen günstige Starttarife

Die Preise für das Empfangen digitaler Post sind bei Clevver.io je nach Stadt unterschiedlich. Du kannst demnach wählen, wo dein virtuelles Büro eingerichtet werden soll. Zudem gibt es drei unterschiedliche Tarif-Modelle (Lite, Standart, Professional). Bei 5,45 €/Monat geht es beispielsweise in Frankfurt, München oder Berlin los. Vorsicht allerdings vor versteckten Kosten.

Fakten im Überblick:

  • Einrichten einer virtuellen Geschäftsadresse
  • Mobile App für Benachrichtigungen
  • Sehr günstige Starttarife

REISSWOLF & dogado digitalisiert deine Tagespost

Digitaler Posteingang von REISSWOLF und dogado Ihr online Briefkasten 1

REISSWOLF & dogado hat sich auf die Digitalisierung deiner Tagespost spezialisiert und setzt sich damit für das papierlose Büro ein. Die Post wird jeden Tag zur Scan-Zentrale umgeleitet, eingescannt und dir auf der Web-App angezeigt. 

Insgesamt werden drei Tarife angeboten. Die günstigste Variante ist EASYPOST 15 mit 9,99€ monatlich pro 15 Sendungen und geht bis EASYPOST 100 hoch bis zu 59,99€ monatlich inklusive 100 Sendungen. 

Du merkst, die Tarife sind abgestimmt nach der Anzahl der empfangenen Briefe. Wenn du jedoch mal zu viele Sendungen bekommst, werden diese einfach mit einem einzel Betrag zusätzlich berechnet.

Ein Vorteil der digitalisierten Tagespost ist nicht nur, dass du sie von unterwegs digital ansehen kannst, sondern auch, dass du im Web-Viewer immer Zugriff auf alle Briefe, die schon eingescannt wurden, hast. Das spart nicht nur Ressourcen Platz, sonder auch viel Zeit, da du die Briefe jederzeit per Suche gezielt aufrufen kannst. 

Falls du deine Post aber auch noch in physischer Form haben möchtest, kannst du die Zusendung extra anfordern. Ebenso werden die Originaldokumente 10 Jahre lang archiviert und danach vernichtet. 

Alle Fakten auf einen Blick:

  • Tagespost jeden Tag verfügbar in der Web-App
  • 10 Jahre lange Archivierung der Sendungen
  • Basis-Version für 9,99€ monatlich

Fazit: Welcher Anbieter ist für dich der richtige?

Ein digitaler Briefkasten bzw. digitale Postkästen sind ideal für Leute, die viel reisen und den Papierwust ein wenig eindämmen wollen. Digitale Nomaden oder Unternehmer, die vom papierlosen Büro träumen sind die passende Zielgruppe. Welcher Anbieter der richtige ist, muss wohl jeder für sich entscheiden. 

Während der E-Postscan wohl eher von Urlaubern in Anspruch genommen wird, hat jeder der anderen Anbieter seinen Vorteil. 

  • Caya überzeugt durch eine Flatrate und die App, in der die Post so aufbereitet wird, als ob es E-Mails wären (*Gutschein-Code: 20% sichern mit "DIGITALEPOST20")
  • Dropscan durch Flexibilität dem Vorabscannen der Umschläge und durch Integrationen zur Automatisierung von Workflows
  • clevver.io steht für Internationalisierung
  • Bullet hat seinen Dienst eingestellt
  • REISSWOLF & dogado durch die tägliche Digitalisierung deiner Post, damit du im papierlosen Büro immer auf dem neuesten Stand bist

Welche Funktion ist dir besonders wichtig? Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Und auf was achtest du besonders? Schreib es mir in die Kommentare! 

.. ist meine Empfehlung, weil:

  • das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt
  • ich meine Post digital verwalten und wiederfinden kann
  • es einfach einzurichten war
Schau dir am besten das volle Leistungsspektrum auf der Website an. Bestimmt gibt es da noch weitere Funktionen, die dir gefallen.

Als Bonus habe ich mit Caya für dich einen Gutscheincode verhandelt, mit dem du 20 % für die ersten 3 Monate sparst. 

Code: "DIGITALEPOST20"

4 Kommentare

  • Ich frage mich, wie bei dieser Form des Geschäftsmodells das Briefgeheimnis gewahrt bleibt.
  • Hey Detlef,

    danke für deine Frage. Das Briefgeheimnis wird weitestgehend gewahrt. Der Regelfall ist, dass nur Maschinen an deiner Post arbeiten. Also der Brief wird automatisiert geöffnet, weitergeleitet an den Scanner und dann abgelegt. Da muss kein Mensch eingreifen. Es kann immer mal wieder Zwischenfälle geben, bspw. wenn etwas nicht gescannt werden kann, weil Heftklammern dran sind oder sowas.

    Zudem haben die Scan-Anbieter hohe Sicherheitsanforderungen und Zertifikate, dass alles nach Datenschutz und DSGVO, etc. konform ist.

    Hoffe das hilft dir weiter.

    Grüße
    Jan
  • Ich würde noch den Platzhirschen mit reinnehmen.
  • Hey Rick,

    danke für deinen Kommentar. Wen meinst du mit Platzhirsch konkret?

    Schöne Grüße Jan

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